प्रभावी ईमेल कैसे लिखें

01 सबसे पहले, संदेश और प्राप्तकर्ता पर विचार करें

इसके बाद, प्राप्तकर्ता के दृष्टिकोण पर विचार करें। उसे कार्रवाई करने या आपके संदेश को समझने की क्या जानकारी है? आवश्यक जानकारी (लेकिन अत्यधिक नहीं) पृष्ठभूमि जानकारी दें। साथ ही, इस विशेष प्राप्तकर्ता के लिए उपयुक्त शिष्टाचार को ध्यान में रखें। ओएमजी या एलओएल जैसे इमोटिकॉन्स और संक्षेप, नौकरी के अनुप्रयोगों और अधिकतर व्यावसायिक ईमेल के लिए उपयुक्त नहीं हैं।

02 एक वर्णनात्मक ईमेल विषय पंक्ति लिखें

जब आप कोई ईमेल लिखते हैं, तो "हाय" या "वर्क-ऑन-होम जॉब्स" जैसी विषय पंक्ति में कुछ अस्पष्ट न लिखें या इसे खाली छोड़ दें। इस तरह की विषय पंक्ति के साथ ईमेल प्राप्तकर्ता के स्पैम बॉक्स में समाप्त होने या बस अनदेखा करने का एक अच्छा मौका है। यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो विषय पंक्ति में स्थिति का नाम दें। यदि ईमेल एक सहयोगी के लिए है, तो अपनी विषय पंक्ति को एक छोटा वाक्यांश बनाएं जो संदेश के उद्देश्य को बताता है। एक वर्णनात्मक विषय पंक्ति लिखने का एक अन्य लाभ यह है कि यदि आपको बाद में इसे खोजना है तो आपके इनबॉक्स में ढूंढना आपके लिए आसान होगा। "प्रश्न" जैसी ईमेल लाइन के साथ कुछ उपयोगी नहीं होगा, हालांकि।

03 प्राप्तकर्ता को उचित रूप से नमस्कार करें

यदि आप अपने प्राप्तकर्ता का नाम जानते हैं लेकिन उसे व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं, तो शीर्षक का उपयोग करके नमस्कार करें, उदाहरण के लिए। प्रिय सुश्री ब्रुनेली। (महिलाओं के लिए "सुश्री" का प्रयोग करें, जब अनिश्चित है कि "श्रीमती" या "मिस" उचित है या नहीं।) यदि आप लिंग के बारे में अनिश्चित हैं, तो पहले और अंतिम नाम, यानी प्रिय क्रिस स्मिथ का उपयोग करें। यदि आप व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं, तो अपना ईमेल कोई ग्रीटिंग के साथ शुरू करें या साधारण ग्रीटिंग का उपयोग करें, उदाहरण के लिए। हैलो, नमस्कार, प्रिय प्रबंधक, आदि

अगर ईमेल किसी सहयोगी या किसी अन्य व्यक्ति के पास है, तो उस नाम का उपयोग करें जिसका आप व्यक्तिगत रूप से या फोन पर उपयोग करेंगे।

04 सही व्याकरण और विराम चिह्न का प्रयोग करें

ईमेल में सही व्याकरण का उपयोग करना बहुत महत्वपूर्ण है। जानबूझकर या अवचेतन रूप से, पाठक व्याकरण संबंधी त्रुटियों के लिए प्रेषकों को दंडित करते हैं।

• रन-ऑन वाक्य - जब आप एक ईमेल लिखते हैं, तो अवधि को न छोड़ें। वह छोटा विराम पाठकों को शब्दों के अर्थों को लेने में समय देता है। लघु वाक्य इन छोटे विरामों में से अधिक के लिए अनुमति देते हैं। जब वे तकनीकी रूप से रन-ऑन वाक्यों में नहीं होते हैं तब भी लंबे वाक्य को तोड़ दें।
• कॉमा - बहुत कम या बहुत से कॉमा भ्रमित हो सकते हैं। सही ढंग से अल्पविराम का उपयोग करना सीखें।
• विषय-क्रिया अनुबंध - इस प्रकार की त्रुटि के साथ वाक्य अच्छे संचार कौशल वाले उम्मीदवारों की तलाश करने वाले नियोक्ताओं के लिए लाल झंडे हैं। विषय-क्रिया समझौते के लिए नियमों की समीक्षा करें।

05 वर्तनी और पूंजीकरण की जांच करें

एक वर्तनी परीक्षक का प्रयोग करें, लेकिन इस पर भरोसा मत करो। एक वर्तनी परीक्षक "वे" के लिए "वे" या "वहां" के लिए "उन्हें" नहीं पकड़ पाएगा, और इस प्रकार की त्रुटि लापरवाही को इंगित करती है। "यद्यपि" के लिए "आप" या "tho" के लिए "u" जैसे टेक्स्टिंग संक्षेपों का उपयोग न करें।

सही पूंजीकरण का प्रयोग करें। ज्यादातर लोग वाक्य और उचित संज्ञाओं की शुरुआत को पूंजीकृत करने के बारे में जानते हैं, लेकिन कई ईमेल में ऐसा करने में विफल रहते हैं। दिखाएं कि आपको शिफ्ट कुंजी को हिट करने के लिए एक सेकंड के अतिरिक्त अंश को लेने में कोई फर्क नहीं पड़ता। दूसरी ओर, बहुत से पूंजी पत्र पाठक को विचलित कर सकते हैं। सभी कैप्स में वाक्यांश लिखने से बचें (जो कई व्यक्तियों में चिल्लाते हुए समकक्ष के रूप में व्याख्या करते हैं) साथ ही साथ पूंजीकरण, केवल जोर के लिए, शब्दों का पहला अक्षर जो वाक्य या उचित संज्ञाओं की शुरुआत में नहीं हैं।

06 ईमेल में सरल स्वरूपण का प्रयोग करें

याद रखें कि ईमेल प्रोग्राम सभी अलग-अलग प्रदर्शित होते हैं। आपकी स्क्रीन पर पूरी तरह से गठबंधन दिखता है किसी और के साथ मिल सकता है। इस कारण से, ईमेल में एक फिर से शुरू या कवर लेटर की तरह एक अत्यधिक स्वरूपित शब्द-प्रसंस्करण दस्तावेज़ चिपकाने से बचें। सादे पाठ प्रारूप में लिखे गए दस्तावेज़ों का प्रयोग करें।

पैराग्राफ कम करें। अवधि की तरह, अनुच्छेद ब्रेक पाठक की आंख को आराम देते हैं। किसी सेल फोन पर ईमेल पढ़ने वाले किसी को छोटे पैराग्राफ से फायदा होगा। लेकिन पैराग्राफ के संबंध में बुनियादी नियमों का पालन करने के लिए सावधान रहें।

07 संक्षिप्त रहो

बिंदु को दफनाने वाले ईमेल को घूमना और अंततः भूल जाना चाहिए। या बदतर, उन्हें गलत समझा जा सकता है। संक्षिप्त भाषा का उपयोग करके अपना उद्देश्य स्पष्ट करें।

• शब्दावली को खत्म करें - सक्रिय क्रियाओं के साथ लिखें। "जैक ने मुझे फॉर्म भेजे" एक सक्रिय क्रिया का उपयोग करता है। "जैक द्वारा फॉर्म मुझे भेजे गए थे" निष्क्रिय है। निष्क्रिय रूप केवल कुछ और शब्दों का उपयोग करता है, लेकिन यह जोड़ता है। इसके अलावा, पाठकों को उनके सिर में विचारों को पुनर्व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है।
• प्वाइंट पर चिपकें - अपर्याप्त जानकारी या विचार जोड़ने के लिए प्रलोभन का विरोध करें। इन्हें किसी अन्य ईमेल के लिए सहेजें।
• बुलेट पॉइंट्स का प्रयोग करें - ये आपके पाठक को महत्वपूर्ण संकेतों को लेने के लिए दृश्य सुरागों का उपयोग करने की अनुमति देते हैं। लेकिन यदि बुलेट प्रदर्शित करने के बारे में संदेह है, तो गोलियां बनाने के लिए तारों या हाइफ़न का उपयोग करें।

08 उचित ईमेल हस्ताक्षर करें

यदि आपका ईमेल मानक हस्ताक्षर पर डिफ़ॉल्ट है, तो सुनिश्चित करें कि यह आपके द्वारा भेजे जा रहे विशेष ईमेल के लिए उपयुक्त है। राजनीतिक बयानों या आपके बच्चों के नाम और उम्र के साथ हस्ताक्षर व्यक्तिगत ईमेल के लिए ठीक हैं, लेकिन काम के लिए कम व्यक्तिगत हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं। आपके नौकरी और आपके नियोक्ता के आधार पर, आप अभी भी अपने ईमेल हस्ताक्षर को उद्धरण के साथ वैयक्तिकृत कर सकते हैं। कुछ गैर विवादास्पद चुनें। यदि आप नौकरी के बारे में पूछताछ कर रहे हैं, तो किसी भी उद्धरण या अतिरिक्त वैयक्तिकरण के बिना उपयुक्त संपर्क जानकारी देने के लिए अपने हस्ताक्षर का उपयोग करें।

09 भेजने से पहले रीड / रीथिंक करें

भेजने से पहले वर्तनी और विराम चिह्न त्रुटियों की जांच करें। यदि आपको नौकरी के आवेदन के लिए किसी ईमेल में कोई त्रुटि मिलती है, तो उसे ठीक करने के बाद इसे ठीक करें फिर से दोबारा पढ़ें। लेकिन सामग्री के लिए भी पढ़ा। यदि आपका ईमेल लंबा है, तो इसे अधिक संक्षिप्त बनाने के तरीकों के बारे में सोचें। और यदि आपका ईमेल विवादास्पद है या क्रोध में लिखा गया है, तो भेजें भेजने से बचें। कुछ घंटों या एक दिन बाद वापस आएं और देखें कि क्या आप अभी भी इसे भेजना चाहते हैं।

यह ईमेल भेजने से पहले बहुत कुछ करने जैसा लगता है, लेकिन यदि आप प्रभावी ईमेल भेज रहे हैं और अधिक कुशलता से अपना ईमेल व्यवस्थित कर रहे हैं, तो आप पाएंगे कि वास्तव में आपके पास अधिक समय कम नहीं है।