कर्मचारी प्रश्नों के साथ निपटने के लिए मीटिंग रणनीतियां
लेकिन विपरीत भी सच हो सकता है: एक सकारात्मक वार्तालाप शुरू करें और दूसरों को शामिल होने के लिए आमंत्रित करें और नतीजा यह महसूस कर रहा है कि बैठक उनके समय के लायक है।
व्यावसायिक बैठकों के बारे में सबसे बड़ी शिकायतों में से एक यह है कि वे अक्सर अनावश्यक और कचरे के कामकाजी समय बर्बाद कर रहे हैं। सुनिश्चित करें कि आप अपनी बैठक के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से बताते हैं, जो आप बैठक में समर्पित समय (साथ ही किसी भी खुली चर्चा के लिए) निर्धारित करते हैं और फिर मीटिंग विषयों और योजनाबद्ध अवधि तक चिपके रहते हैं। आप बैठकें बर्फबारी करने वाले या गर्म गतिविधि के साथ मीटिंग्स को और अधिक रोचक बनाना भी चाह सकते हैं।
यहां उन कर्मचारियों से निपटने के लिए रणनीतियों हैं जो बैठकों के दौरान प्रश्न पूछते हैं जिन्हें आप तुरंत जवाब नहीं देना चाहते हैं, या आप किसी मीटिंग के दौरान किसी भी समय संबोधित नहीं करना चाहते हैं।
तुरंत एक प्रश्न पर कब कार्य करना है
यदि कोई प्रश्न समय पर और कार्य पर है और आपको लगता है कि इसे संबोधित किया जाना चाहिए, तो तुरंत जवाब दें- लेकिन संक्षेप में- और फिर बताएं कि आप समय के साथ बैठक के अंत में अधिक प्रश्न उठाएंगे।
अपने बयान का समर्थन करें कि आप शरीर की भाषा के साथ आगे बढ़ रहे हैं। अपने नोट्स को देखें या एक व्हाइटबोर्ड का सामना करें, आदि। आंखों के संपर्क को तोड़कर क्षणिक रूप से आप दिखाते हैं कि आप आगे बढ़ रहे हैं। यदि आप दर्शकों (विशेष रूप से उठाए गए भौहें के साथ) में देखते हैं तो आप एक संकेत भेज रहे हैं जो आप अधिक प्रश्नों के लिए खोल रहे हैं।
यदि दर्शक नकारात्मक या शत्रुतापूर्ण हैं, तो उनकी चिंताओं को स्वीकार करें लेकिन केवल अप्रत्यक्ष रूप से। समझाने के लिए एक पल लें कि आप उनकी चिंताओं को समझते हैं और साझा करते हैं लेकिन यदि आप विषय से बहुत दूर हो जाते हैं तो कुछ भी पूरा नहीं होगा। सुझाव दें कि लोग बाद में अपने प्रश्न लिखते हैं, या आपसे निजी तौर पर मिलने की व्यवस्था करते हैं जहां आप अपनी चिंताओं पर अधिक विस्तार से चर्चा कर सकते हैं।
एक प्रश्न का उत्तर आसान काम में आता है क्योंकि यह:
- मीटिंग धारक को उस चीज़ को संबोधित करने की अनुमति देता है जिसके बारे में उन्होंने सोचा नहीं है;
- यह एक संदेश भेजता है कि आप अपने दर्शकों को सुन रहे हैं;
- केवल एक प्रश्न लेकर, आप यह संदेश भी भेजते हैं कि आप अभी भी बैठक के नियंत्रण में हैं लेकिन इस बारे में परवाह है कि उपस्थित लोग क्या सोच रहे हैं।
एक प्रश्न को कुशलतापूर्वक कैसे करें
यदि प्रश्न पूछा जा रहा है तो बाद में बैठक में राज्य को संबोधित किया जाएगा, "यह एक अच्छा सवाल है और हम जल्द ही संबोधित करेंगे।"
यदि पूछा जा रहा सवाल ऑफ-विषय है और बैठक में संबोधित नहीं किया जाएगा, तो संकल्प के लिए विशिष्ट निर्देशों का एक सेट दें। यदि आप किसी प्रश्न का उत्तर देने या निर्णय पास करने से इनकार करते हैं, "यह इस बैठक का उद्देश्य नहीं है," तो आप अपने कर्मचारियों को गलत संदेश भेज सकते हैं: प्रबंधन परवाह नहीं है।
उन प्रश्नों को स्थगित करने का एक और तरीका जो मीटिंग में बात नहीं किए जाएंगे, वह व्यक्ति से आपकी चिंताओं पर अधिक विस्तार से चर्चा करने के लिए व्यक्तिगत रूप से (या प्रबंधन के किसी अन्य उपयुक्त सदस्य) से मिलने के लिए कहें।
आप यह भी सुझाव दे सकते हैं (यदि उपयुक्त हो) कि प्रश्न भविष्य में एक अलग बैठक में संबोधित किए जाने पर विचार करने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण है।
एक प्रश्न का समाधान उपयोगी है क्योंकि:
- एक आरामदायक कार्य वातावरण में कर्मचारी अपने दिमाग बोलने के लिए बहुत स्वतंत्र महसूस कर सकते हैं और एक बैठक पर नियंत्रण ले सकते हैं;
- सबसे गुस्सा या असंतुष्ट कर्मचारी किसी और चीज से ज्यादा सुनना चाहते हैं। उन्हें सही समय में एक ध्वनि बोर्ड देना और सेटिंग छोटी समस्याओं से बड़ी समस्याओं से बचने में मदद कर सकती है; तथा
- कर्मचारियों को अच्छे नेतृत्व की जरूरत है और जवाब देते हैं। यदि प्रबंधन निष्पक्ष और संतुलित तरीके से नियंत्रण बनाए रखता है, तो यह उन कर्मचारियों को संदेश भेजता है जो प्रबंधन सुन रहा है, लेकिन उचित सीमा निर्धारित करनी चाहिए।