आपकी तैयारी यह निर्धारित करती है कि आप अपने वांछित परिणामों को प्राप्त करेंगे या नहीं
मीटिंग मिनटों के साथ संयोजन में, प्रतिभागियों को एक बैठक के बाद प्राप्त दस्तावेज , एजेंडा बैठक के लिए योजना और पूर्व बैठक के लिए रिपोर्ट फॉलो-अप है।
जब आप एक मीटिंग के लिए एजेंडा विकसित करते हैं जो नियमित रूप से निर्धारित नहीं होता है, तो निम्नलिखित चरण आपकी सहायता करेंगे। बाद में इस लेख में, आप नियमित रूप से निर्धारित मीटिंग के लिए एक एजेंडा टेम्पलेट देखेंगे। दो प्रकार की मीटिंग समान एजेंडा आइटम साझा करती हैं लेकिन बिल्कुल वही नहीं होती हैं।
मीटिंग एजेंडा विकसित करना
सबसे पहले, यह पहचान लें कि मीटिंग की योजना बनाने में आपकी सहायता के लिए अन्य कर्मचारियों की आवश्यकता है या नहीं। फिर, बैठक आयोजित करके आप क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं, यह तय करें। अपनी बैठक के लिए व्यावहारिक लक्ष्य स्थापित करें । आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्य एक प्रभावी मीटिंग योजना के लिए ढांचा स्थापित करेंगे। सुनिश्चित करें कि आपने अपनी मीटिंग के समय सीमा के भीतर उचित रूप से प्राप्त करने योग्य से अधिक योजना बनाई है।
स्टीफन कोवी ने "बेहद प्रभावी लोगों की सात आदतों" में कहा, "अंत में दिमाग से शुरू करें।" आपका मीटिंग उद्देश्य मीटिंग फोकस, मीटिंग एजेंडा और मीटिंग प्रतिभागियों को निर्धारित करेगा।
एक एजेंडा बनाना बैठक के लिए एक योजना बना रहा है।
आप मुख्य लक्ष्य या उद्देश्य से शुरू करते हैं जिसे आप बैठक आयोजित करके पूरा करने की कोशिश कर रहे हैं। एक बार जब आप अपने लक्ष्य पर फैसला कर लेंगे, तो आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि आपको अपने एजेंडे की योजना बनाने के लिए अतिरिक्त कर्मचारियों की सहायता की आवश्यकता है या नहीं। यदि हां, तो उन्हें आम तौर पर ईमेल या टेक्स्ट द्वारा अपनी मीटिंग एजेंडा बनाने में शामिल होने के लिए आमंत्रित करें ताकि अतिरिक्त मीटिंग की आवश्यकता न हो।
आपके मीटिंग एजेंडा को विकसित करने के निर्णय लेने के निर्णय
अपना संपूर्ण लक्ष्य निर्धारित करने के बाद, आप या आपकी टीम को निम्नलिखित निर्णय लेने की आवश्यकता है। बैठक के उद्देश्य या लक्ष्य के अलावा, इनमें से प्रत्येक आइटम मीटिंग एजेंडा पर दिखाई देता है।
- वास्तविक बैठक के लिए प्रतिभागियों की आवश्यकता है,
- जिन वस्तुओं को चर्चा या कार्रवाई की आवश्यकता होती है जो लक्ष्य या उद्देश्य की पूर्ति के लिए नेतृत्व करेंगे,
- समूह की अपेक्षा करने की अवधि आपको प्रत्येक आइटम की चर्चा के लिए आवश्यक होगी,
- बैठक के लिए एक तिथि और समय,
- एक उपयुक्त स्थान, जो बैठक के लिए सभी प्रतिभागियों को आराम से पकड़ लेगा,
- बैठक के लिए पूर्व कार्य। इसमें किसी भी पढ़ने, दस्तावेज़ीकरण , डेटा, पूर्व मीटिंग से मीटिंग मिनट, या कोई अन्य तैयारी शामिल होगी जो आपकी वास्तविक बैठक को सफल करेगी। जब आप उन्हें आमंत्रित प्रतिभागियों को वितरित करते हैं तो यह तैयारी मीटिंग नोटिस और एजेंडा से जुड़ी होनी चाहिए।
उपर्युक्त निर्णय वस्तुओं के अलावा, मानक बैठक एजेंडा वस्तुओं में शामिल होना चाहिए:
- बैठक के उद्देश्य, एजेंडा, और अपेक्षित परिणामों और उत्पाद की समीक्षा करें।
- पूर्व बैठक के मिनटों की समीक्षा करें।
- पूर्व बैठक में किए गए प्रतिबद्धताओं और कार्यवाही वस्तुओं पर प्रतिभागियों की प्रगति की समीक्षा करें।
- नोट लेने वाले या नेता को अंतिम बैठक के दौरान वर्तमान बैठक के दौरान प्रतिभागियों द्वारा किए गए प्रतिबद्धताओं की समीक्षा करने की आवश्यकता होती है।
तय करें कि आपकी मीटिंग एजेंडा को पूरा करने के लिए कौन भाग लेना चाहिए
एक बार जब आप निर्णय ले लें कि आपके लक्ष्य को पूरा करने के लिए एक बैठक आवश्यक है, तो आपको प्रतिभागियों की सूची विकसित करने की आवश्यकता है।
प्रत्येक कर्मचारी प्रत्येक मीटिंग में भाग ले सकता है या नहीं ले सकता है, लेकिन सही प्रतिभागियों को आमंत्रित करने से आपकी सफलता की संभावना बढ़ जाएगी।
अपनी मीटिंग एजेंडा को पूरा करने के लिए आवश्यक प्रतिभागियों की पहचान कैसे करें
अपने प्रतिभागियों को या तो एक बार या बैठकों की संक्षिप्त श्रृंखला या नियमित रूप से अनुसूचित या चल रही मीटिंग के लिए निम्नलिखित प्रश्नों के बारे में पूछकर निर्धारित करें।
- समूह के विकास के समाधान का मालिक कौन होना चाहिए?
- समूह किस प्रक्रिया पर चर्चा कर रहा है उसका मालिक कौन है?
- आपके द्वारा वितरित की जा रही जानकारी को जानने की आवश्यकता कौन है?
- निर्णय लेने के लिए डेटा और तथ्यों को कौन प्रदान कर सकता है?
- समूह के साथ साझा करने के लिए अनुभव या विशेषज्ञता किसके पास है?
- किसी भी समाधान या कार्यों के कार्यान्वयन का समर्थन कौन करेगा?
- मीटिंग परिणाम को पूरा करने के लिए अनुमति या संसाधन कौन प्रदान करेगा?
- किसी भी समाधान या दिशा के कार्यान्वयन का विरोध कौन कर सकता है?
क्या आपको नियमित रूप से अनुसूचित मीटिंग के लिए मीटिंग एजेंडा की आवश्यकता है?
हर बैठक में एक कस्टम विकसित एजेंडा की आवश्यकता नहीं होती है। अधिकांश कर्मचारियों ने नियमित रूप से अपने विभागों या कार्यसमूहों के लिए बैठकें निर्धारित की हैं। आपके पास टीमों और परियोजनाएं भी हैं जिनमें आप भाग लेते हैं।
एक चल रही परियोजना को हर बैठक के लिए एक नए विकसित एजेंडा की आवश्यकता नहीं हो सकती है, लेकिन आपकी टीम को आपकी बैठक में मानक दृष्टिकोण अपनाकर अच्छी तरह से सेवा दी जाएगी।
नियमित रूप से निर्धारित कर्मचारी बैठक तीन खंडों में विभाजित होती है जिसके लिए प्रत्येक के पास मानक एजेंडा आइटम होते हैं: सूचनात्मक आइटम, कार्य आइटम और अग्रेषण योजना।
नियमित रूप से अनुसूचित मीटिंग के लिए मीटिंग एजेंडा के घटक
सूचनात्मक आइटम
प्रत्येक मीटिंग के लिए सूचनात्मक किसी भी एजेंडा आइटम लिखें। उदाहरण के लिए, प्रबंधक वरिष्ठ प्रबंधन मीटिंग के परिणामों पर समूह को अद्यतन करता है।
कार्रवाई आइटम
एजेंडा पर रखें किसी भी आइटम जिसे आप उम्मीद करते हैं कि समूह प्रत्येक नियमित रूप से निर्धारित मीटिंग में समीक्षा करना चाहेगा। उदाहरण के लिए, समय अवधि के लिए बजट का प्रदर्शन और लागत बचत की पहचान और निरंतर सुधार समूह को हासिल करने की योजना है।
आगे की योजना बनाना
एजेंडा पर किसी भी वस्तु को रखें जो समूह पहले से तैयार या तैयार करना चाहता है। उदाहरण के लिए, अगले महीने के लिए अल्पकालिक लक्ष्यों या आने वाले असाइनमेंट पर सहकर्मी सहायता की आवश्यकता।
यदि आप अपने मीटिंग एजेंडा को विकसित करते समय इन दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो आप संभावनाओं को बढ़ाते हैं कि आपकी बैठक परिणाम देगा।
नियमित रूप से अनुसूचित मीटिंग के लिए नमूना मीटिंग एजेंडा
नियमित रूप से अनुसूचित मीटिंग के लिए इस नमूना एजेंडा का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए करें कि आपकी मीटिंग आपके द्वारा प्राप्त परिणामों का उत्पादन करे।
- गर्मजोशी और बधाई। समूह कितनी बार मिलती है इस पर निर्भर करता है कि एक संक्षिप्त बर्फबारी पर विचार करें।
- बैठक के उद्देश्य, एजेंडा, और अपेक्षित परिणामों और उत्पाद की समीक्षा करें।
- पूर्व बैठक के मिनटों की समीक्षा करें।
- टीम को आवश्यक उचित विभागीय और कंपनी की जानकारी प्रदान करें।
- कार्रवाई वस्तुओं, कार्य योजनाओं और प्रतिबद्धताओं पर प्रगति की समीक्षा करें। लक्ष्यों पर समूह की प्रगति की समीक्षा करें।
- इस बैठक के लिए एजेंडा वस्तुओं के बारे में चर्चा करें और निर्णय लें।
- अगले चरणों की पहचान करें।
- अगली बैठक के लिए उद्देश्य, परिणाम और एजेंडा की पहचान करें।
- बैठक के अंत में, नोट लेने वाले को बैठक के दौरान लोगों द्वारा किए गए प्रतिबद्धताओं की समीक्षा करनी चाहिए।
- समूह में नहीं लोगों से आवश्यक किसी भी सहायता की पहचान करें और प्रतिभागियों को संपर्क करने के लिए असाइन करें।
- यह निर्धारित करें कि बैठक के बाहर भाग लेने वालों को यह जानने की जरूरत है कि आप संचार कैसे पूरा करेंगे और निर्णय लेंगे।
- मीटिंग के 24 घंटों के भीतर या तुरंत नोट लेने वाले ने नोट्स इलेक्ट्रॉनिक रूप से (मानक) लेते हैं।
प्रभावी बैठकें आयोजित करने के लिए अधिक संबंधित