1. अपने शिष्टाचार को ध्यान में रखें
यहां तक कि एक ऐसी दुनिया में जहां हम अगले कार्य में आगे बढ़ने के लिए जितनी जल्दी हो सके चीजें करने के लिए दौड़ रहे हैं, अपने ईमेल में अच्छे शिष्टाचार का उपयोग करने के लिए समय निकालें।
"कृपया" और "धन्यवाद" कहने के लिए उपेक्षा न करें।
उन लोगों को संबोधित करते समय जिन्हें आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं या बिल्कुल, या जिनके साथ आप औपचारिक संबंध रखते हैं, उन्हें अपने शीर्षक और अंतिम नाम से संबोधित करें, जब तक कि उन्होंने आपको अन्यथा करने के लिए कहा न हो। उदाहरण के लिए, "प्रिय श्री व्हाइट" या "प्रिय सुश्री ग्रे" कहें। यदि आप किसी ईमेल का जवाब दे रहे हैं और मूल संदेश के प्रेषक ने इसे केवल अपने पहले नाम से हस्ताक्षर किया है, तो आप सुरक्षित रूप से मान सकते हैं कि उन्हें उसी तरह संबोधित करना ठीक है।
2. अपना स्वर देखें
स्वर यह है कि आप एक लेखक के रूप में, ईमेल संदेश में अपना दृष्टिकोण व्यक्त कर सकते हैं। यह प्रभावित करता है कि यह कैसे प्राप्त होता है। आप आमतौर पर प्राप्तकर्ता को सम्मानजनक, मित्रवत और पहुंचने योग्य के रूप में आना सुनिश्चित करना चाहते हैं। आप कर्ट या मांग नहीं करना चाहते हैं। भेजने से पहले कई बार अपना संदेश दोबारा पढ़ें।
किसी ऐसे व्यक्ति को लिखते समय जिसके साथ आपने पहले संवाद किया है, कुछ दोस्ताना कहकर शुरू करें जैसे "मुझे उम्मीद है कि आप ठीक हैं।" जबकि इमोजी आपको स्वर को अधिक आसानी से व्यक्त करने में मदद कर सकते हैं, पेशेवर ईमेल में उनका उपयोग करने से बचें जबतक कि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हों जिसके साथ आपका अनौपचारिक संबंध है।
किसी संभावित नियोक्ता को लिखते समय उनका कभी भी उपयोग न करें।
यह हमेशा सभी ईमेल अक्षरों में एक ईमेल या एक के हिस्से को लिखने के लिए खराब ईमेल शिष्टाचार माना जाता है। यह आपको दिखने लगेगा जैसे आप चिल्ला रहे हैं।
3. संक्षिप्त रहो
व्यस्त लोगों के पास न तो एक व्यक्तिगत ईमेल पढ़ने में एक मिनट से अधिक समय व्यतीत करने का समय या झुकाव होता है।
यदि आप अपने प्राप्तकर्ता को अपना संदेश जल्दी से पढ़ने की अनुमति देना चाहते हैं, और अभी भी इसे समझते हैं, तो आपको इसे संक्षिप्त रखना होगा।
हालांकि, प्रासंगिक विवरण बाहर मत छोड़ो। सुनिश्चित करें कि आपका संदेश स्पष्ट रूप से इसे पहले लिखने के आपके कारण को व्यक्त करता है। यदि आप छोड़े गए विवरणों की व्याख्या करने का प्रयास करते हैं तो कोई भी समय बचाता है यदि आप पीछे और पीछे आते हैं।
4. टेक्स्टिंग संक्षेप का उपयोग करने से बचें
भले ही आप समय बचाने के लिए चाहते हैं, आपको अपने पेशेवर ईमेल में टेक्स्टिंग संक्षेपों का उपयोग नहीं करना चाहिए। यदि आप बहुत से लोग लिखते हैं, तो आप अपने दोस्तों से बात करने के लिए शॉर्टेंड का उपयोग करने के आदी हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप "u," "ur," और "plz" का उपयोग "आप," "आपका," और "कृपया" के बजाय कर सकते हैं। इन संक्षेपों में व्यावसायिक पत्राचार में कोई स्थान नहीं है, जब तक कि प्राप्तकर्ता वह व्यक्ति न हो जिसके साथ आपका अनौपचारिक संबंध हो।
5. एक पेशेवर ईमेल पता का प्रयोग करें
अपने वर्तमान नौकरी से संबंधित संदेशों के लिए, हमेशा आपके नियोक्ता द्वारा दिए गए ईमेल पते का उपयोग करें। हालांकि, आपको कभी भी उन संदेशों को भेजने के लिए इसका उपयोग नहीं करना चाहिए जो आपके काम से संबंधित नहीं हैं, उदाहरण के लिए, यदि आप एक नया खोज रहे हैं। इसके बजाए एक व्यक्तिगत ईमेल खाता का प्रयोग करें।
यदि आपके पास व्यक्तिगत खाता नहीं है, उदाहरण के लिए, जब आप सेवा के लिए साइन अप करते हैं तो आपका इंटरनेट सेवा प्रदाता प्रदान किया जाता है, एक निःशुल्क ईमेल खाता प्राप्त करें।
पेशेवर लगता है कि एक पता स्थापित करने के लिए जीमेल या किसी अन्य सेवा का प्रयोग करें। कुछ मूर्ख या सुझावक का प्रयोग न करें। आपका पहला प्रारंभिक और अंतिम नाम या आपका पूरा नाम उपयुक्त विकल्प हैं।
6. वर्तनी और व्याकरण गणना मत भूलना
यह जरूरी है कि आप अपने ईमेल को सावधानी से प्रमाणित करें। इस महत्वपूर्ण कदम को कभी भी उपेक्षा न करें, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितने व्यस्त हैं। जिन चीज़ों को आप सावधान रहना चाहते हैं वे सही वर्तनी और उचित व्याकरण हैं। सामान्य शब्दों को सही ढंग से वर्तनी के अलावा, आप अपने प्राप्तकर्ता और उसकी कंपनी के नाम सहित, लोगों के नामों को सही तरीके से वर्तनी करना चाहते हैं।
वर्तनी-जांचकर्ताओं पर बहुत अधिक भरोसा करने के बारे में सावधान रहें। गलत तरीके से उपयोग किए जाने पर वे शब्दों की गलत वर्तनी नहीं देख सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक वर्तनी-परीक्षक वाक्य में "टू" शब्द को ध्वजांकित नहीं करेगा, "मुझे आपके लिए प्रश्न हैं," हालांकि, इस संदर्भ में, यह "दो" होना चाहिए। मरियम-वेबस्टर जैसे निःशुल्क ऑनलाइन शब्दकोश का उपयोग करके आप दो बार जांचें कि आप अनिश्चित हैं।