आप एक पेशेवर ईमेल क्यों भेजना चाहते हैं? कई कारण हैं। आप एक संभावित नियोक्ता को अपना कवर लेटर भेज सकते हैं, एक सहयोगी को धन्यवाद, जो एक संदर्भ होने के लिए सहमत हो गया है, आपके वर्तमान मालिक को इस्तीफा पत्र, या अनुशंसा पत्र के लिए अनुरोध।
आपके पास गैर-व्यक्तिगत ईमेल भेजने के अन्य कारण हो सकते हैं, और वास्तव में, यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार है कि आपका ईमेल ईमेल व्यवस्थित और पेशेवर है। यहां बताया गया है कि आपके संदेशों में क्या शामिल होना है, क्या शामिल नहीं है, और कैसे बंद करें, साइन इन करें और अपने ईमेल संदेशों को भेजें।
पेशेवर ईमेल संदेश दिशानिर्देश
एक उच्च गुणवत्ता वाले पेशेवर ईमेल लिखने के लिए इन चरणों की समीक्षा करें, और आप हमेशा प्राप्तकर्ता पर एक शानदार प्रभाव डाल देंगे:
- विषय पंक्ति: विषय पंक्ति को आपके उद्देश्य को लिखने के लिए संक्षेप में व्यक्त करना चाहिए। आपकी विषय पंक्ति "धन्यवाद" या "अनुशंसा के लिए अनुरोध" जैसी सरल हो सकती है।
- नमस्कार: यहां तक कि यदि आप एक बहुत ही कम ईमेल लिख रहे हैं, तो भी एक ग्रीटिंग शामिल करें। यदि आप व्यक्ति के नाम को जानते हैं, तो इसे शामिल करें। जब तक कि आप व्यक्ति के साथ पहले नाम के आधार पर नहीं हैं, उन्हें अपने शीर्षक से कॉल करें।
- लंबाई: जितना संभव हो सके उतना संक्षिप्त ईमेल रखें। लोग लंबे ईमेल स्किम करते हैं, इसलिए केवल आवश्यक जानकारी शामिल करें।
- फ़ॉन्ट स्टाइल: अलंकृत, चंचल, या रंगीन फोंट से बचें; ये आसानी से प्राप्तकर्ता को आपके वास्तविक संदेश से विचलित करते हैं। बोल्ड और इटालिक्स को भी अधिक उपयोग करने से बचें, जो एक ईमेल को अव्यवस्थित बनाते हैं। सभी पूंजी अक्षरों में मत लिखें; यह एक ईमेल में गुस्सा या overexcited के रूप में आता है।
- इमोटिकॉन्स: एक पेशेवर ईमेल में इमोटिकॉन्स शामिल न करें; व्यक्तिगत पत्राचार के लिए इन्हें बचाओ।
- वर्तनी और व्याकरण: सिर्फ इसलिए कि आप एक ईमेल लिख रहे हैं इसका मतलब यह नहीं है कि आपको वर्तनी और व्याकरण के बारे में मैला होना चाहिए। इसे भेजने से पहले अपना ईमेल सावधानी से संपादित करें। एक त्रुटि मुक्त संदेश प्राप्तकर्ता को बताता है कि आपका ईमेल गंभीरता से लिया जाना चाहिए।
- समापन: संक्षेप में साइन इन करें "धन्यवाद," "बेस्ट," या एक और सरल प्रेषण, और फिर आपका नाम। अधिकांश ईमेल खाते आपको प्रत्येक ईमेल में अपने नाम, शीर्षक और संपर्क जानकारी के साथ हस्ताक्षर एम्बेड करने देते हैं। यह प्रत्येक पत्राचार को और अधिक पेशेवर बनाने का एक शानदार तरीका है।
अतिरिक्त पेशेवर ईमेल संदेश युक्तियाँ
एक बार जब आप अपना ईमेल लिख लेते हैं, तो "भेजें" बटन पर क्लिक करने से पहले इन सभी चरणों को पार करें:
- सुनिश्चित करें कि आपका संदेश पूरा हो गया है: यह सुनिश्चित करने के लिए दो बार जांचें कि आपके ईमेल की विषय पंक्ति भर दी गई है, आपने हस्ताक्षर शामिल किया है , आप सही संपर्क व्यक्ति को संदेश भेज रहे हैं, और आपने बीसीसी क्षेत्र को भरने के लिए भर दिया है अपने आप को कॉपी करें ताकि आपके पास ईमेल संदेश का रिकॉर्ड हो।
- अपना ईमेल संदेश प्रमाणित करें: भेजने से पहले, यह भी सुनिश्चित करें कि आप जांच की वर्तनी करें और अपने व्याकरण और पूंजीकरण की जांच करें। वे ईमेल नौकरी खोज पत्राचार में उतना ही महत्वपूर्ण हैं जितना कि वे पेपर लेटर में हैं।
- एक टेस्ट ईमेल संदेश भेजें: इससे पहले कि आप वास्तव में अपना ईमेल भेजें, फ़ॉर्मेटिंग कामों की जांच करने के लिए पहले संदेश भेजें और कुछ भी जगह से बाहर नहीं दिखता है। अगर सबकुछ अच्छा दिखता है, तो आगे बढ़ें और उस कंपनी या व्यक्ति को ईमेल भेजें जिसे आप संपर्क कर रहे हैं।
- अपने आप को ईमेल संदेश की प्रतिलिपि भेजें: ईमेल संदेश की प्रतिलिपि भेजने के लिए बीसीसी फ़ील्ड का उपयोग करें ताकि आपके पास संदेश भेजा गया हो और आपने इसे किसने भेजा था। आप यह जानकारी आपके भेजे गए फ़ोल्डर में भी पा सकते हैं।
- अपनी प्रतियां दर्ज करें: कई ईमेल प्रोग्रामों के साथ आप किसी भी महत्वपूर्ण पिछले ईमेल को ढूंढना आसान बनाने के लिए फ़ोल्डर्स भेज सकते हैं। अपने सभी नौकरी खोज ईमेल के लिए एक फ़ोल्डर सेट अप करें और अपने नौकरी खोज फ़ोल्डर में भेजे गए ईमेल संदेश की अपनी प्रतियां दर्ज करें।
नियमित रूप से अपना ईमेल देखें
जब आप नौकरी खोज रहे हों, तो समय सार का समय है, इसलिए नियमित रूप से और अक्सर अपना ईमेल जांचना महत्वपूर्ण है ताकि आप किसी भी महत्वपूर्ण अवसर पर ध्यान न दें। कम से कम, सुबह में और शुरुआती दोपहर के दौरान अपना ईमेल देखें, इसलिए आपके पास प्राप्त संदेशों को समय-समय पर जवाब देने का समय होगा।
इन दिनों, स्मार्टफ़ोन होने से आप जहां कहीं भी जाएं और जब भी चाहें अपने ईमेल जांचना आसान बना सकते हैं - आपके कंप्यूटर पर और अधिक नहीं हो रहा है। वास्तव में, आप नए ईमेल संदेशों के लिए अधिसूचनाएं प्राप्त कर सकते हैं, ताकि आप उन्हें अपने इनबॉक्स पर जैसे ही पढ़ सकें।