मुकदमा सचिव सभी आकारों की कानून फर्मों में नियोजित हैं। कुछ सचिव पूरी तरह से प्रशासनिक समर्थन प्रदान करते हैं। हालांकि, कई फर्मों में सचिव एक संकर भूमिका निभाते हैं, जो दोनों सचिव और मुकदमा पैरिएगल के रूप में काम करते हैं।
मुकदमेबाजी जीवन चक्र में मुकदमा सचिव के कई सबसे आम कार्यों के नीचे नीचे दिए गए हैं।
सचिवीय भूमिकाएं फर्म, मुकदमेबाजी के प्रकार के प्रकार, और कर्मचारियों के आकार के आधार पर भिन्न होती हैं।
केस स्क्रीनिंग
अभियोगी फर्मों में, मामले का पहला कदम मेरिट के मामले को जांच रहा है। क्या संभावित ग्राहक के पास कार्रवाई का कारण है? क्या कोई संघर्ष मौजूद है? सचिव केस स्क्रीनिंग फॉर्म तैयार करने और वकील और संभावित ग्राहक के बीच प्रारंभिक बैठकों को निर्धारित करने में मदद कर सकता है। कुछ मामलों में, सचिव फोन द्वारा संभावित ग्राहक प्रश्न पूछकर प्रारंभिक स्क्रीनिंग पूरा करेगा। यदि ग्राहक हस्ताक्षरित है, तो सचिव एक नई केस फ़ाइल स्थापित करेगा, और प्रतिधारण अनुबंध और अन्य दस्तावेजों को ग्राहक को अग्रेषित करेगा।
जाँच पड़ताल
कई मामलों में, मुकदमा दायर करने से पहले पार्टियां जांच करती हैं। इस जांच में गवाहों का पता लगाना और साक्षात्कार, दुर्घटना स्थल की जांच करना और वृत्तचित्र और अन्य सबूत एकत्र करना शामिल हो सकता है। मुकदमा सचिव वकील की ओर से बैठकों और टेलीफोन सम्मेलनों को निर्धारित करके, गवाह सूचियां बनाने, सबूत आयोजित करने और अन्य दस्तावेजों को तैयार करने और पेपर और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों दोनों के लिए विश्वसनीय फाइलिंग सिस्टम बनाने की प्रक्रिया में सहायता कर सकता है।
वाद-विवाद
यदि मुकदमा दायर किया जाता है, तो सचिव एक शब्द संसाधन कार्यक्रम में याचिका तैयार करेगा। याचिका में एक सम्मन, शिकायत, हलफनामे, प्रवेश के लिए अनुरोध, और गति शामिल हो सकती है। मुकदमेबाजी सचिव प्रायः विवादित बाइंडर्स तैयार करेंगे जो एक विशेष मामले के लिए सभी याचिकाओं को व्यवस्थित और अनुक्रमित करते हैं।
सचिव इन दस्तावेज़ों को अदालत के साथ व्यक्तिगत रूप से या इलेक्ट्रॉनिक रूप से फाइल कर सकता है, हालांकि यह कार्य अक्सर पेरेलगल या कोर्ट मैसेंजर द्वारा किया जाता है।
खोज
मुकदमा मुकदमेबाजी प्रक्रिया का सबसे लंबा चरण है। खोज के दौरान, मुकदमेबाजी सचिव निम्नलिखित में से कुछ या कुछ कार्य कर सकता है:
- एक शब्द प्रसंस्करण प्रणाली में डिस्कवरी दस्तावेजों की तैयारी, जिसमें पूछताछ और उत्पादन के लिए अनुरोध शामिल हैं
- सबपोना टाइपिंग, भेजना और ट्रैकिंग करना
- अटॉर्नी, ग्राहकों, वकील और अदालत के संवाददाताओं का विरोध सहित कई पार्टियों के साथ जमा करने का निर्धारण
- सिविल प्रक्रिया के नियमों द्वारा आवश्यक स्वतंत्र चिकित्सा परीक्षाओं और अन्य नियुक्तियों का निर्धारण करना
- खोज बाइंडर्स बनाना; इंडेक्सिंग और फाइलिंग डिस्कवरी दस्तावेज
- केस दस्तावेजों का आयोजन और दाखिल करना
- शेड्यूलिंग साइट परीक्षाएं
- विशेषज्ञों के साथ तलाश और संचार; विशेषज्ञ रिपोर्ट आयोजित करना और दाखिल करना
प्री-ट्रायल
एक बार परीक्षण की तारीख तय हो जाने के बाद, सचिव कानूनी टीम को परीक्षण के लिए तैयार करने में मदद करता है। सचिव की भूमिका में शामिल हो सकते हैं:
- मोशन, ब्रीफ, सबपोनास और गवाह सूचियों सहित प्री-ट्रायल दस्तावेज़ों को टाइप करना और स्वरूपण करना
- प्रदर्शनी इकट्ठा करना और व्यवस्थित करना
- परीक्षण बाइंडर्स बनाना, व्यवस्थित करना और / या अनुक्रमण करना
- नकली परीक्षणों को व्यवस्थित करने में मदद करना
- समय सीमा को ट्रैक करना और कानूनी टीम को अनुस्मारक भेजना
- उद्धरण जांच और प्रूफरीडिंग संक्षिप्त और कानूनी दस्तावेज
- यह सुनिश्चित करना कि दस्तावेजों को अदालत के नियमों के अनुपालन में उचित रूप से स्वरूपित किया गया है
- गवाहों को समन्वयित करना
ट्रायल
मुकदमेबाजी के दौरान मुकदमेबाजी सचिव एक महत्वपूर्ण समर्थन भूमिका निभाता है। उनके कर्तव्यों में शामिल हो सकते हैं:
- परीक्षण दस्तावेजों की तैयारी, टाइपिंग और स्वरूपण
- चार्ट, ग्राफ, और अन्य कोर्टरूम दृश्यों की तैयारी समन्वय
- शेड्यूलिंग कूरियर, अदालत के संवाददाता, और विशेषज्ञ गवाह
- दस्तावेजों, प्रदर्शन, और परीक्षण बाइंडर्स का आयोजन, फाइलिंग और प्रबंधन
- वकीलों, गवाहों, ग्राहकों, और दूसरों के लिए यात्रा व्यवस्था समन्वय
अन्य प्रशासनिक कार्य
रक्षा पक्ष पर काम करने वालों के लिए, मुकदमा सचिव फर्म के समय और बिलिंग प्रणाली में प्रत्येक मामले पर खर्च किए गए वकीलों और पैरालेगल्स के समय में प्रवेश करेगा।
वह ग्राहक को आवधिक चालान भी भेज देगा और देर से भुगतान पर अनुवर्ती होगा। मुकदमेबाजी सचिव द्वारा किए गए अन्य सामान्य कार्यों में शामिल हैं:
- पाठ, डेटा और ग्राफिक्स को ट्रांसक्रिप्ट, स्वरूपण, इनपुट, पुनर्प्राप्ति, प्रतिलिपि बनाना और संचारित करके जानकारी का निर्माण करना
- ट्रैकिंग मामले की समयसीमा
- ग्राहकों, गवाहों और विरोधी वकील के अनुरूप
- फोन का जवाब देना
- लागत, प्रदर्शन, और अन्य जानकारी ट्रैक करने के लिए स्प्रेडशीट बनाना
- श्रुतलेख लिखना
- डॉकेट सिस्टम बनाए रखना
- रूटिंग पत्राचार, रिपोर्ट, और कानूनी दस्तावेज
- क्लाइंट सम्मेलन और वकील बैठकों का आयोजन
- व्यय रिपोर्ट तैयार करना
- सम्मेलन, टेलीकॉन्फरेंस, बयान, और यात्रा की योजना बनाने और शेड्यूल करके वकील के कैलेंडर को बनाए रखना
- आपूर्ति आदेश
मुकदमेबाजी सचिव शिक्षा
कई मुकदमा सचिव एक व्यापार स्कूल या सामुदायिक कॉलेज में एक प्रमाण पत्र या सहयोगी डिग्री प्रोग्राम पूरा करते हैं। हालांकि, चार साल की कॉलेज डिग्री वाले सचिवों के पास एक कानूनी फर्म के भीतर सबसे अधिक प्रगति के अवसर हैं। मुकदमा प्रशिक्षण अक्सर नौकरी पर होता है। अनुभवी मुकदमेबाजी सचिव अक्सर पैरिएगल और कार्यालय प्रबंधन पदों सहित फर्म में अन्य भूमिकाओं में आगे बढ़ते हैं।
मुकदमेबाजी सचिव कौशल और ज्ञान
मुकदमेबाजी सचिवों में विभिन्न प्रकार के पारस्परिक, प्रौद्योगिकी और कार्यालय कौशल के साथ-साथ कानूनी और प्रक्रियात्मक ज्ञान होना चाहिए। आवश्यक कौशल और ज्ञान में शामिल हैं:
- शब्द संसाधन, स्प्रेडशीट, प्रस्तुति और समय और बिलिंग सॉफ्टवेयर के साथ प्रवीणता; माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट के साथ परिचितता
- ट्रांसक्रिप्शन उपकरण के साथ प्रवीणता
- उत्कृष्ट लिखित और मौखिक कौशल
- स्थानीय, राज्य और संघीय अदालत मुकदमा दस्तावेज और फाइलिंग प्रक्रियाओं का ज्ञान
- रिंगटेल, सारांश और समन्वय जैसे दस्तावेज़ डेटाबेस के साथ प्रवीणता
- ई-फाइलिंग अनुभव
- कार्यालय प्रक्रियाओं और कानूनी शब्दावली का ज्ञान
- मजबूत टाइपिंग कौशल
- ठोस संगठन कौशल और बहु-कार्य कौशल
- कर्मियों के सभी स्तरों के साथ व्यावसायिक रूप से बातचीत करने की क्षमता