दस्तावेज़ समीक्षा प्रक्रिया का एक अवलोकन
दस्तावेज समीक्षा अक्सर मुकदमेबाजी प्रक्रिया , ई-डिस्कवरी प्रक्रिया और ईडीआरएम का सबसे श्रम-केंद्रित और महंगा चरण होता है। इस चरण के दौरान, संग्रह में डेटा के प्रत्येक पृष्ठ की समीक्षा और विश्लेषण किया जाता है - स्वचालित रूप से तकनीकी साधनों के माध्यम से और मैन्युअल रूप से वकील और पैरिएगल के माध्यम से - यह निर्धारित करने के लिए कि उत्पादन से विरोध करने वाले वकील को कौन से दस्तावेज़ों को रोक दिया जाना चाहिए।
प्रायः दस्तावेज़ समीक्षाकर्ता वकील होते हैं जो मुकदमेबाजी में कानूनी और तथ्यात्मक मुद्दों को समझते हैं और विशेषाधिकार और उत्तरदायित्व के रूप में आवश्यक निर्णय कॉल करने में सक्षम होते हैं। लागत को कम करने के लिए, अनुबंध वकील और / या पैरालेगल्स की टीमों को अक्सर नियोजित किया जाता है।
समीक्षा प्रक्रिया में अक्सर कई चरणों होते हैं। कानूनी टीम प्रासंगिकता और कोड के लिए दस्तावेजों का विश्लेषण करने या प्रासंगिक विषय के लिए उन्हें चिह्नित करने के लिए पहली पास समीक्षा कर सकती है। मुकदमेबाजी के समर्थन कर्मियों ने तब कोड किए गए डेटा को एक खोजने योग्य डेटाबेस में लोड किया जो मुकदमेबाजी प्रक्रियाओं के हर चरण में आसानी से महत्वपूर्ण दस्तावेजों का पता लगाने के लिए मुकदमेबाजी टीमों को अनुमति देता है।
सूचना संसाधित होने के बाद, कानूनी टीम यह निर्धारित करने के लिए एक दूसरी, अधिक विस्तृत समीक्षा आयोजित करती है कि उत्पादन से कौन से दस्तावेजों को रोक दिया जाना चाहिए। दस्तावेजों को कई कारणों से रोक दिया जा सकता है, जिनमें निम्न शामिल हैं:
प्रासंगिकता - क्या मामले में मुद्दों के लिए प्रासंगिक जानकारी है?
यदि यह दावा, मुकदमा या जांच के तथ्यों और मुद्दों के लिए अप्रासंगिक है, तो इसे पक्षों का विरोध करने की आवश्यकता नहीं है।
उत्तरदायित्व - क्या विरोधी पक्षों के निषेध अनुरोधों या नियामक निकायों के जांच अनुरोधों के लिए उत्तरदायी जानकारी है? यदि हां, तो उत्पादन के लिए कौन सा अनुरोध सूचना उत्तरदायी है?
दस्तावेज़ समीक्षाकर्ता दस्तावेज़ समीक्षा चरण के दौरान "गर्म" दस्तावेज़ों को भी टैग कर सकते हैं - जिनमें मामले के लिए महत्वपूर्ण जानकारी होती है और विशेष रूप से उत्तरदायी होती है।
विशेषाधिकार - क्या जानकारी वकील-ग्राहक विशेषाधिकार, वकील कार्य उत्पाद सिद्धांत और / या किसी भी गोपनीयता नियम और गोपनीयता कानूनों के अधीन है? यदि ऐसा है, तो इसे उत्पादन से भी रोक दिया जाता है।
गोपनीयता - यदि दस्तावेज़ गोपनीय है, तो इसे उत्पादन से बाहर रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई दस्तावेज़ एक व्यापार रहस्य पर चर्चा करता है - जैसे कैंडी निर्माता के हस्ताक्षर चॉकलेट बार के लिए नुस्खा - कानूनी टीम इसे पक्षों के विरोध में बदलने के लिए बाध्य नहीं है। दस्तावेज़ समीक्षक यह निर्धारित करने के लिए दस्तावेज़ का विश्लेषण करेगा कि इसमें गोपनीय जानकारी है या नहीं। यदि ऐसा होता है, तो समीक्षाकर्ता यह निर्धारित करेगा कि उस दस्तावेज़ के कुछ हिस्सों को ग्राहक के गोपनीय कार्य उत्पाद की सुरक्षा के लिए फिर से किया जाना चाहिए या दस्तावेज़ को पूरी तरह से उत्पादन से बाहर रखा जाना चाहिए या नहीं।
दस्तावेज़ समीक्षा प्रक्रिया के हिस्से के रूप में, समीक्षा टीम उन दस्तावेज़ों की पहचान कर सकती है जिन्हें पूरी तरह से या आंशिक रूप से पुनर्निर्मित किया जाना चाहिए या उन दस्तावेज़ों की सामग्री को प्रकटीकरण से बचाने के लिए गोपनीय के रूप में चिह्नित किया जाना चाहिए। टीम ऐसी जानकारी को ट्रैक करने के लिए विशेषाधिकार और / या रिडक्शन लॉग भी तैयार कर सकती है।
प्रासंगिकता, प्रतिक्रिया, विशेषाधिकार और गोपनीयता के लिए समीक्षा के अलावा, समीक्षा टीम मामले में कथित तथ्यों या महत्वपूर्ण कानूनी मुद्दों के लिए महत्वपूर्ण दस्तावेजों से संबंधित जानकारी का विश्लेषण भी कर सकती है। दस्तावेज़ समीक्षाकर्ता प्रमुख दस्तावेजों को प्रमुख दस्तावेजों से संबंधित करने का भी प्रयास कर सकते हैं जो दस्तावेजों के बारे में गवाही दे सकते हैं या अन्य व्यक्तिपरक जानकारी की पहचान कर सकते हैं। संग्रह में दस्तावेजों की समीक्षा और विश्लेषण के आधार पर, कानूनी टीम किसी मामले में तथ्यात्मक मुद्दों की अधिक समझ हासिल कर सकती है, कानूनी सिद्धांतों को तैयार कर सकती है और मुकदमा चलाने या बुलाए जाने वाले प्रमुख गवाहों की पहचान कर सकती है।
डेटािंग की मात्रा को संकीर्ण करने के लिए कीवर्ड खोज, पहली पिछली समीक्षा और अन्य तकनीकों के माध्यम से, अंततः कानूनी टीम द्वारा समीक्षा की जाने वाली दस्तावेज आमतौर पर मूल संग्रह के केवल एक छोटे से हिस्से का प्रतिनिधित्व करती हैं।
व्यय को और कम करने के लिए, समीक्षा प्रक्रिया को स्वचालित करने वाली प्रौद्योगिकियों की बढ़ती संख्या बाजार में स्ट्रीमिंग कर रही है।
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