प्रभावी रूप से बिल समय कैसे करें

समय बिलिंग 101

ग्राहकों को ट्रैकिंग और बिलिंग समय एक कानूनी फर्म में काम करने का एक महत्वपूर्ण और अनिवार्य हिस्सा है। फर्म पॉलिसी और क्लाइंट निर्देशों के आधार पर भागीदार, सहयोगी , पैरालेगल्स , मुकदमेबाजी समर्थन कर्मचारी और अन्य टाइमकीपर छह, दस, या पंद्रह मिनट की वृद्धि में अपना समय बिल करते हैं। यदि आप अपना समय बिल करने में विफल रहते हैं, तो फर्म ग्राहक को चालान नहीं कर सकती है और फर्म को भुगतान नहीं मिलता है। इस प्रकार, टाइमकीपिंग कानून फर्म सफलता के लिए एक महत्वपूर्ण कार्य है।

कानूनी शुल्क बढ़ने के साथ ही, ग्राहक अधिक लागत-जागरूक और तकनीकी-समझदार बन गए हैं। नतीजतन, ग्राहक कानूनी बिलों की अधिक बारीकी से जांच कर रहे हैं और बिलिंग डेटा का इलेक्ट्रॉनिक रूप से क्रमबद्ध और विश्लेषण करने के लिए विभिन्न डेटाबेस अनुप्रयोगों को नियोजित कर रहे हैं। ई-बिलिंग (इलेक्ट्रॉनिक चालान) की बढ़ती प्रवृत्ति ने बढ़ती जांच, वार्ता और विवाद के लिए कानूनी चालानों का पालन किया है।

चाहे आप बिलिंग समय या एक अनुभवी टाइम-कीपर के लिए नए हों, नीचे दी गई युक्तियां आपको त्वरित, सटीक और सटीक समय प्रविष्टियां बनाने में मदद कर सकती हैं।

शिल्प विस्तृत बिलिंग विवरण

विस्तृत कार्य विवरण एक अच्छी तरह से ड्राफ्ट चालान का एक मौलिक घटक हैं। यह महत्वपूर्ण है कि आपके प्रयासों के वर्णन में समीक्षक को कार्य की प्रकृति और योग्यता को मापने की अनुमति देने के लिए पर्याप्त जानकारी हो।

ब्रेवटी और विस्तार के बीच सही संतुलन को हड़ताली मुश्किल हो सकती है। एक कार्य विवरण जो बहुत लंबा है और शब्दशः अस्पष्टता और समझ को कम करता है।

एक विवरण जो बहुत संक्षिप्त है, किए गए कार्य की उचितता और समय व्यय का आकलन करना मुश्किल बनाता है। उदाहरण के लिए, "फ़ाइल समीक्षा;" "परीक्षण प्रीपे" और "दस्तावेज़ समीक्षा" जैसे निष्कर्ष वाक्यांशों ने आपके द्वारा किए गए कार्यों की कहानी बताने के लिए कुछ नहीं किया और आप किसी विशेष कार्य में क्यों व्यस्त रहे।

"दस्तावेज़ समीक्षा" के बजाय, एक बेहतर विवरण है "अभियोगी के पूछताछ के दूसरे सेट की समीक्षा।"

ब्लॉक बिलिंग से बचें

ब्लॉक बिलिंग एक ही समय प्रविष्टि के तहत ब्लॉक सारांश में कार्यों के समूह को सूचीबद्ध करने का अभ्यास है। उदाहरण के लिए: "ड्राफ्ट पूछताछ के अनुरोध; डॉ ब्राउन रे के साथ टेलीफोन सम्मेलन: विशेषज्ञ रिपोर्ट; श्री स्मिथ के बयान को संक्षेप में सारांशित करें; विरोधी वकील को पत्राचार की समीक्षा करें और संशोधित करें। 7.3 घंटे। "

ग्राहक अक्षमता को छिपाने की रणनीति के रूप में ब्लॉक बिलिंग को पहचानते हैं। इसके अलावा, कई अदालतें ब्लॉक बिलिंग की अनुमति नहीं देती हैं क्योंकि यह निर्णय के बाद वकील शुल्क की प्रभावी प्रतिपूर्ति में बाधा डालती है। बिलिंग का एक और प्रभावी तरीका प्रत्येक स्वतंत्र गतिविधि और उसके संबंधित समय को अलग-अलग आइटम करना है।

तुरंत रिकॉर्ड समय

कार्य पूरा करने के तुरंत बाद अपना समय रिकॉर्ड करना सटीकता सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है। तथ्य के बाद एक दिन (या सप्ताह या महीने ') गतिविधियों का पुनर्निर्माण करने का प्रयास करना कठिन है और समय "पैडिंग" को प्रोत्साहित करता है (समय के लिए गैर-गणना के अंतराल को भरने के लिए कार्य पर खर्च किए गए वास्तविक समय को बढ़ाता है)।

आप इसे पूरा करने के पल में अपने टाइमकीपिंग सॉफ़्टवेयर में प्रत्येक कार्य को दर्ज करने के लिए अव्यवहारिक लग सकते हैं। इसलिए, समय-समय पर रिकॉर्डिंग के लिए एक प्रणाली विकसित करना बुद्धिमानी है जो शीघ्र समय-सारिणी को प्रोत्साहित करता है।

कुछ टाइमकीपर प्रत्येक कार्य को तुरंत करने के बाद निर्देशित करते हैं और इसे दिन के अंत में लिखे गए हैं। दूसरों को दिन, सप्ताह या बिलिंग अवधि के अंत में एक समय नोटबुक रखना, प्रत्येक कार्य को हाथ से रिकॉर्ड करना और फिर इसे दर्ज करना (या एक सचिव इसे दर्ज करना) आसान लगता है।

अपने दर्शकों को याद रखें

किसी भी दस्तावेज़ की तरह आप किसी अन्य की समीक्षा के लिए तैयार करते हैं, समय प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करते समय अपने दर्शकों को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। आप अपने बिलों की समीक्षा करने वाले व्यक्ति को जान सकते हैं - शायद फ़ाइल में सौंपा गया इन-हाउस वकील। हालांकि, समझें कि समीक्षा वहां समाप्त नहीं हो सकती है। कई मामलों में, कानूनी चालकों, ग्राहक निगम के साथ लेखाकार और तृतीय पक्ष लेखा परीक्षकों सहित कंपनी के अंदर और बाहर विभिन्न स्तरों पर कई व्यक्तियों द्वारा एक चालान संसाधित किया जाता है।

अपने समय को रिकॉर्ड करने में, संक्षेप, झुकाव, और जटिल शब्दकोष से बचने के लिए सबसे अच्छा है। संक्षेप में कानूनी शब्दावली का प्रयोग करें, लेकिन ध्यान रखें कि आपकी टाइमशीट की समीक्षा ऐसे व्यक्तियों द्वारा की जा सकती है जो कानून में प्रशिक्षित नहीं हैं।

ग्राहक बिलिंग नीतियों के साथ खुद को परिचित करें

प्रत्येक ग्राहक की अपनी बिलिंग नीतियां और प्रक्रियाएं होती हैं। ये नीतियां अक्सर ग्राहक के प्रतिधारण या सगाई पत्र में निहित होती हैं। ये बिलिंग नीतियां कर्मचारियों की सीमाएं, बजटीय दिशानिर्देश, वितरण नीतियां और विशिष्ट समय-सारिणी दिशानिर्देश निर्धारित कर सकती हैं। शुरुआत में जमीन नियमों के बारे में जागरूक होने के कारण, आप अपने समय के लिए अधिक जिम्मेदारी से खाते हैं और ग्राहक अपेक्षाओं को पूरा कर सकते हैं।

कॉर्पोरेट ग्राहक कार्य-आधारित बिलिंग का उपयोग बढ़ा रहे हैं। टास्क-आधारित बिलिंग मुकदमेबाजी कार्य द्वारा फर्म की बिलिंग को ट्रैक करता है। प्रत्येक वास्तविक गतिविधि को एक कंप्यूटर कोड असाइन किया जाता है जिसे क्लाइंट द्वारा पूर्व-चयनित किया जाता है। कोड किए गए चालान को इलेक्ट्रॉनिक रूप से क्रमबद्ध और विश्लेषण किया जाता है, जिससे चालान के गहन विश्लेषण की अनुमति मिलती है। क्लाइंट बिलिंग नीतियों के साथ स्वयं को परिचित करने का एक हिस्सा प्रत्येक ग्राहक के लिए विशिष्ट विशिष्ट कार्य-आधारित बिलिंग कोडों के असंख्य तरीके से सीखना और उचित रूप से लागू करना है।