सरकारी संगठन परियोजनाएं करते हैं जब लोगों के काम को करने के कुछ पहलू को बदलने की जरूरत होती है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट के मुताबिक, एक परियोजना "एक अस्थायी समूह गतिविधि है जो एक अद्वितीय उत्पाद, सेवा या परिणाम उत्पन्न करने के लिए डिज़ाइन की गई है।" जब कोई प्रोजेक्ट बदलता है कि कोई संगठन व्यवसाय कैसे करता है, तो परियोजना के अंतिम उत्पाद दैनिक काम में शामिल होते हैं और इसलिए सुधार शाश्वतता में संगठन का काम।
यह आसान लग सकता है, लेकिन यह नहीं है। परिवर्तन मुश्किल है, और परियोजनाएं रेलों को बहुत आसानी से चला सकती हैं। हर दिन ऐसी चुनौतियों का सामना करता है जो परियोजना की प्रगति और अंतिम सफलता को धमकाते हैं। इस संकट से निपटने के लिए, परियोजनाओं को कुछ महत्वपूर्ण तत्वों की आवश्यकता होती है। निम्नलिखित मदों के साथ, एक परियोजना में सफलता का एक बड़ा मौका है।
01 एक प्रतिबद्ध परियोजना प्रायोजक
एक परियोजना प्रायोजक के पास परियोजना से संबंधित चार प्राथमिक जिम्मेदारियां हैं। सबसे पहले, प्रायोजक परियोजना को चैंपियन करता है। वह परियोजना टीम पर सार्वजनिक रूप से और निजी रूप से उत्साहित है। दूसरा, प्रायोजक प्रोजेक्ट मैनेजर का समर्थन करता है। जब किसी प्रोजेक्ट मैनेजर को बाधाओं को हटाने की आवश्यकता होती है, तो वह प्रायोजक को सहायता के लिए कॉल करता है क्योंकि प्रायोजक के पास चीजें होने के लिए संगठनात्मक संघर्ष होता है। तीसरा, प्रायोजक उन्हें संसाधन प्रदान करने के लिए सीधे या अन्य उच्च स्तरीय लोगों के साथ काम करके संसाधनों को संरेखित करता है। जब प्रायोजक एक परियोजना के लिए एक मजबूत चैंपियन होता है, तो प्रायोजक के साथियों को सार्थक संसाधनों का योगदान करने की अधिक संभावना होती है। चौथा, प्रायोजक निर्णय लेने की सुविधा प्रदान करता है। जब प्रोजेक्ट टीम नीचे गिर जाती है, तो प्रायोजक निर्णय लेने या निर्णय लेने के लिए फ्लैट को ब्रोकर कर सकता है।
प्रायोजक परियोजना प्रबंधक के साथ निरंतर संचार के माध्यम से सूचित रहता है। यह दोनों यह निर्धारित करने के लिए एक साथ काम करते हैं कि जब प्रायोजक को कदम उठाने की आवश्यकता होती है और प्रोजेक्ट मैनेजर के समर्थन में प्रायोजक की जिम्मेदारियों का अधिक बलपूर्वक अभ्यास करना पड़ता है। उदाहरण के लिए, एक परियोजना प्रबंधक को संगठन के वित्त विभाग से जानकारी प्राप्त करने में परेशानी हो सकती है। परियोजना प्रायोजक स्थिति के बारे में मुख्य वित्तीय अधिकारी से संपर्क कर सकता है और पूछ सकता है कि जानकारी प्राप्त करने का कार्य प्रतिस्पर्धी कार्यों से ऊपर प्राथमिकता प्राप्त है।
02 लक्ष्य और दायरे साफ़ करें
किसी परियोजना पर काम करने से पहले या यहां तक कि योजनाबद्ध होने से पहले, परियोजना प्रायोजक को परियोजना के लक्ष्यों और दायरे को स्पष्ट करना चाहिए। लक्ष्यों को बड़ी चीजें हैं जिन्हें परियोजना को पूरा करना है। उदाहरण के लिए, सॉफ्टवेयर एन्हांसमेंट प्रोजेक्ट लें। मानव संसाधन विभाग पेरोल प्रबंधित करने के लिए एक प्रसिद्ध अनुकूलन योग्य व्यवसाय सॉफ्टवेयर का उपयोग करता है। संगठन सीखने के प्रबंधन के लिए एक मॉड्यूल जोड़ना चाहता है। परियोजना के लक्ष्य संगठन प्रबंधन की जरूरतों के लिए सीखने प्रबंधन सॉफ्टवेयर को अनुकूलित करना और मौजूदा पेरोल सिस्टम के साथ इसे एकीकृत करना है।
दायरा परियोजना के मानकों को परिभाषित करता है। सॉफ्टवेयर परियोजना उदाहरण के साथ जारी है; इस परियोजना का दायरा सीखने प्रबंधन प्रणाली को लाने और पेरोल सिस्टम के साथ एकीकृत करने तक ही सीमित है। कई बार, उन चीजों की पहचान करना सहायक होता है जो दायरे में क्या है समझने के दायरे से बाहर हैं। इस परियोजना के लिए, अन्य मॉड्यूल जोड़ना गुंजाइश से बाहर है। लेखांकन विभाग परियोजना प्रबंधक के पास नहीं आ सकता है और बिलिंग, खातों को प्राप्त करने योग्य या देय खाते के खातों के लिए पूछ सकता है।
प्रोजेक्ट को परिभाषित करने के बाद मॉड्यूल जोड़ना स्कोप रेंगने की अनुमति देता है । गुड प्रोजेक्ट प्रायोजक और प्रोजेक्ट मैनेजर स्कोप रेंगने के खिलाफ रक्षक हैं और स्कोप मिड-प्रोजेक्ट जोड़ने के लिए बहुत अनिच्छुक हैं। एक परियोजना के दायरे को बढ़ाने से समय और धन जैसे संसाधनों की परियोजना की आवश्यकता बढ़ जाती है। इसके अतिरिक्त, अतिरिक्त दायरे पर काम करने से कार्य उत्पादों की गुणवत्ता जोखिम पर आती है।
03 एक अच्छा परियोजना प्रबंधक
परियोजना प्रबंधकों में आमतौर पर निम्नलिखित लक्षण होते हैं जो उन्हें परियोजना को आगे बढ़ाने में मदद करते हैं। परियोजना प्रबंधक योजनाकार हैं। वे काम के अनुक्रम के बारे में सोचते हैं और जानते हैं कि टीम कार्य को पूरा करने के बाद क्या होने की आवश्यकता है। वे अच्छी योजना बनाते हैं लेकिन यह भी जानते हैं कि लचीला होना और योजना से हटना कब होता है। परियोजना प्रबंधक भरोसेमंद हैं। दूसरों के काम के आधार पर उनकी सफलता के साथ, परियोजना प्रबंधकों को लोगों को अपने अच्छे इरादे और योग्यता पर भरोसा करने की आवश्यकता होती है। परियोजना प्रबंधक और परियोजना प्रायोजक के बीच संबंधों में ट्रस्ट विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। परियोजना प्रबंधकों को बहिष्कृत किया जाता है क्योंकि उनके अधिकांश कार्यों में संचार करना शामिल है।
वे लोगों को उनकी प्रतिबद्धताओं के लिए जिम्मेदार ठहराते हैं। यहाँ एक उदाहरण है। एक प्रोजेक्ट टीम के सदस्य पर्यवेक्षक ने प्रोजेक्ट मैनेजर को बताया कि टीम के सदस्य परियोजना में सप्ताह में चार घंटे समर्पित कर सकते हैं। इस टीम के सदस्य ने लगातार दो साप्ताहिक बैठकें गंवा दी हैं और काम टूटने की संरचना में उनके निर्दिष्ट कार्यों पर कोई प्रगति नहीं की है। पहली मिस्ड मीटिंग के बाद, प्रोजेक्ट मैनेजर अनुपस्थिति और मिस्ड डेडलाइन पर चर्चा करने के लिए टीम के सदस्य से मुलाकात की। टीम के सदस्य ने कहा कि उन्हें अधिक दबाव वाली प्राथमिकताएं थीं। प्रोजेक्ट मैनेजर को संदेह था कि यह सच नहीं था, इसलिए दूसरी मिस्ड मीटिंग के बाद, प्रोजेक्ट मैनेजर टीम के सदस्य पर्यवेक्षक से मुलाकात की। पर्यवेक्षक ने प्रोजेक्ट मैनेजर से कहा कि वह यह सुनिश्चित करेगी कि टीम के सदस्य का व्यवहार घूम जाएगा।
04 संलग्न स्टोकहोल्डर्स
एक परियोजना पर शेयरधारक वे लोग हैं जिनके पास परियोजना की सफलता में निहित रुचि है लेकिन वे परियोजना टीम के सदस्य नहीं हैं। वे प्रोजेक्ट मैनेजर या प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों जैसे दैनिक आधार पर परियोजना के बारे में नहीं सोचते हैं, लेकिन वे परियोजना के लक्ष्यों की ओर महत्वपूर्ण निर्णयों और समग्र प्रगति पर लूप में रहना चाहते हैं।
परियोजना गतिविधियों के बराबर रहने के लिए शेयरधारकों की अपनी प्रेरणा होती है, लेकिन परियोजना प्रोजेक्ट के लक्ष्यों की ओर बढ़ने के तरीके के रूप में उन्हें उन तरीकों से लाने के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर की ज़िम्मेदारी है। कई मामलों में, इसमें बहुत अधिक इनपुट प्राप्त करने और बहुत कम इनपुट प्राप्त करने के बीच नाजुक संतुलन शामिल है। हर निर्णय पर शेयरधारकों का वजन नहीं हो सकता है। यह परियोजना को कम करेगा और हर निर्णय को एक लड़ाई देगा। इसके विपरीत, हितधारकों को बंद नहीं किया जा सकता है क्योंकि लगभग हर परियोजना का एक बड़ा पहलू हितधारकों को संतुष्ट करता है।
05 समर्पित परियोजना टीम के सदस्य
परियोजना टीम के सदस्य परियोजना के काम को पूरा करते हैं। कई बार, परियोजना टीम के सदस्यों को अपने नियमित कर्तव्यों के शीर्ष पर एक परियोजना को सौंपा जाता है जिसका अर्थ है कि परियोजना द्वारा लाए गए अतिरिक्त कार्यों की भरपाई करने के लिए अन्य कार्यों में कोई कमी नहीं है। परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों को इस मुद्दे पर अपने पर्यवेक्षकों के साथ बातचीत करने में मदद कर सकते हैं, लेकिन प्रोजेक्ट मैनेजर परियोजना परियोजना के सदस्यों के पास परियोजनाओं के बाहर जिम्मेदारियों पर कोई नियंत्रण नहीं रखता है।
परियोजना के लिए टीम के सदस्यों का समर्पण बहुत मूल्यवान है। समर्पण के बिना, समय सीमा पर्ची, और काम उत्पादों अच्छी गुणवत्ता के नहीं हैं। समर्पित टीम के सदस्यों को समय पर, बजट के भीतर और गुणवत्ता की अपेक्षाओं के अनुसार परियोजना के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए प्रेरित किया जाता है।