एक पर्यवेक्षक की तरह, एक प्रोजेक्ट प्रायोजक प्रोजेक्ट मैनेजर का समर्थन करने वाले सबसे बड़े तरीकों में से एक है, मुद्दों को संभालने के माध्यम से केवल परियोजना प्रायोजक के संगठनात्मक क्लॉउट के साथ किसी को संभाला जा सकता है।
जब प्रोजेक्ट मैनेजर समस्याएं चलाते हैं तो केवल प्रोजेक्ट प्रायोजक हल कर सकते हैं, यहां चीजें हैं जो परियोजना प्रबंधकों को करना चाहिए।
सभी अन्य विकल्पों को निकालें
परियोजना प्रायोजक संगठनात्मक स्तर पर होते हैं जहां अधिकतर निर्णय कठिन होते हैं क्योंकि यदि कोई निर्णय आसान होता है, तो यह निम्न स्तर पर किया जाता है। सीमित जानकारी के साथ उन्हें कभी-कभी कठिन निर्णय लेना पड़ता है।
प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपने प्रोजेक्ट प्रायोजक पर जाने से पहले अपनी समस्या का समाधान करने के लिए अन्य सभी विकल्पों को समाप्त कर दिया है। उदाहरण के लिए, कहें कि आपके पास एक प्रोजेक्ट टीम सदस्य है जो अपनी प्रतिबद्धताओं तक नहीं जी रहा है। परियोजना प्रायोजक को इस मुद्दे को लेने से पहले, आपको परियोजना टीम के सदस्य के साथ एक-दूसरे को हल करने का प्रयास करना चाहिए। जब यह काम नहीं करता है, तो आपको टीम के सदस्य पर्यवेक्षक के पास जाना चाहिए। एक बार जब यह समस्या हल करने में विफल रहता है, तो आप समस्या प्रायोजक को समस्या ले सकते हैं। आपने नीचे दिए गए मुद्दों को हल करने के लिए अपने विकल्पों को समाप्त कर दिया है।
अब, प्रोजेक्ट प्रायोजक शीर्ष पर से इस मुद्दे पर काम कर सकता है। परियोजना प्रायोजक को अपने साथी के साथ इस मुद्दे को हल करना चाहिए और आपको कार्रवाई के दौरान सहमत होने के बारे में सूचित करना चाहिए।
आखिरी चीज जो आप करना चाहते हैं, वह प्रोजेक्ट प्रायोजक एक संकल्प के साथ आ रहा है जिसे आप बिना किसी सहायता के अपने अधिकार के तहत लागू कर सकते थे।
कभी-कभी ऐसा होता है। गलतियां सबसे होती हैं। इन परिस्थितियों से सीखें जब वे होते हैं, और आप इसके लिए एक बेहतर प्रोजेक्ट मैनेजर होंगे। अगली बार एक जैसी स्थिति आती है, आप इसे पहले से बेहतर तरीके से संभालेंगे।
आपको जो चाहिए उसके बारे में विशिष्ट रहें
जबकि परियोजना प्रायोजक अपूर्ण जानकारी से काम करने के आदी हैं, एक परियोजना प्रबंधक को प्रासंगिक जानकारी नहीं छोड़नी चाहिए। प्रोजेक्ट प्रायोजक के लिए उस स्थिति के संदर्भ में होना महत्वपूर्ण है जिसकी स्थिति उसके ध्यान की आवश्यकता है।
एक बार जब परियोजना प्रायोजक के पास निर्णय के लिए उचित संदर्भ हो, तो प्रायोजक से आपको जो चाहिए उसे लेकर विशिष्ट रहें। क्या आपको आगे बढ़ने के बारे में दिशा चाहिए? क्या आपको एक विशेष कार्रवाई करने के लिए प्राधिकरण की आवश्यकता है? क्या आपको हल की गई समस्या की आवश्यकता है? क्या आपको संसाधनों की आवश्यकता है जो आप स्वयं प्राप्त नहीं कर सकते?
यदि आपने जो कुछ भी आपको चाहिए, उसके बारे में सोचा नहीं है, तो आप जो चाहते हैं उसके बारे में निर्णय ले सकते हैं लेकिन बाद में पता चला कि आप गलत थे। एक दूसरे के समय बर्बाद करने के जोखिम को कम करने के लिए प्रायोजक को लेने से पहले इस मुद्दे के बारे में सोचें।
अपना अनुरोध केंद्रित रखें
परियोजना प्रायोजक व्यस्त लोग हैं। अनगिनत मुद्दे अपने समय पर चूसने के अपने कार्यक्रमों में खींचते हैं।
जब प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रोजेक्ट प्रायोजक के समय की वास्तविक आवश्यकता होती है, तो यह प्रायोजक के समय पर एक बुरी चीज या घुसपैठ नहीं है।
प्रोजेक्ट मैनेजर और प्रोजेक्ट प्रायोजक के साथ बिताए गए समय को अत्यधिक उत्पादक होना चाहिए। अपना अनुरोध ध्यान केंद्रित रखें ताकि आप जितना आवश्यक हो उतने प्रायोजक के समय का उपयोग कर सकें।
चूंकि आपका प्रायोजक आपके साथ उत्पादक अनुभव करता है, वह आपकी बैठकों की प्रतीक्षा करेगा। संगठनों के उच्च स्तर पर लोग अक्सर अपना समय अनुत्पादक बैठकों में खर्च करते हैं, जिसमें उन्हें भाग लेना चाहिए। उत्पादक मीटिंग में भाग लेना आपके प्रोजेक्ट प्रायोजक के लिए गति का एक उत्साही परिवर्तन हो सकता है।