एक हितधारक प्रबंधन योजना क्या है?
शेयरधारक क्या हैं?
शेयरधारक संगठन के लिए आंतरिक और बाहरी हो सकते हैं।
आंतरिक हितधारकों के उदाहरणों में लेखांकन और सूचना प्रौद्योगिकी जैसे लेखा और व्यावसायिक इकाइयां शामिल हैं। बिजनेस इकाइयों में आम तौर पर प्रोजेक्ट टीम के प्रतिनिधि होते हैं। बाहरी हितधारकों में रुचि समूह, व्यवसाय और नागरिक संगठन हो सकते हैं। प्रोजेक्ट टीम पर बाहरी हितधारकों का प्रतिनिधित्व करना दुर्लभ है। नियामक प्राधिकरण वाली एजेंसियों के लिए, वे जो उद्योग नियमन करते हैं वे आमतौर पर किसी भी परियोजना के लिए सबसे महत्वपूर्ण बाहरी हितधारक समूह होते हैं। यदि परियोजना टीम द्वारा एक हितधारक की पहचान की जाती है, तो उस हितधारक को हितधारक प्रबंधन योजना में विचार किया जाना चाहिए।
एक प्रोजेक्ट टीम के लिए प्रत्येक हितधारक समूह का प्रतिनिधित्व करने वाले सदस्यों को शामिल करना अव्यवहारिक है। कई मामलों में, यह असंभव है। हालांकि, प्रोजेक्ट टीम को परियोजना के सफल होने के लिए हितधारकों से इनपुट और खरीद-इन की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, एक सरकारी संगठन अपने व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले स्वामित्व सॉफ्टवेयर कार्यक्रम को पूरी तरह से संशोधित और आधुनिकीकृत करना चाहता है।
संगठन में लगभग हर कोई इस कार्यक्रम का किसी भी तरीके से उपयोग करता है। प्रत्येक प्रकार के उपयोगकर्ता को सीधे परियोजना टीम पर प्रतिनिधित्व नहीं किया जा सकता है, इसलिए टीम हितधारकों से इनपुट इकट्ठा करने के तरीके तैयार करती है और परियोजना की स्थिति के बारे में हितधारकों को सूचित करने के तरीकों पर निर्णय लेती है। इनपुट और संचार रणनीतियों को इकट्ठा करने के इन तरीकों को हितधारक प्रबंधन योजना में दस्तावेज किया गया है।
एक स्टेकहोल्डर प्रबंधन योजना और संचार योजना के बीच का अंतर
एक परियोजना की हितधारक प्रबंधन योजना और संचार योजना के बीच एक महत्वपूर्ण मात्रा में खून बह रहा हो सकता है। उनके कार्य बहुत समान हैं। एक हितधारक प्रबंधन योजना व्यापक है जिसमें यह परियोजना को इनपुट के साथ-साथ रूपरेखा आउटपुट की सुविधा प्रदान करता है। एक हितधारक प्रबंधन योजना संकुचित है कि यह केवल निहित हितों वाले लोगों को संबोधित करती है जबकि एक संचार योजना में व्यापक दर्शकों को शामिल किया जा सकता है।
एक परियोजना के दौरान एक स्टेकहोल्डर प्रबंधन योजना विकसित होती है
हितधारक प्रबंधन योजना आम तौर पर प्रोजेक्ट मैनेजर द्वारा रखी जाती है। एक परियोजना प्रगति के रूप में, प्रोजेक्ट मैनेजर स्टेकहोल्डर प्रबंधन योजना की समीक्षा करता है और समय-समय पर अपडेट पर विचार करने के लिए इसे परियोजना टीम में लाता है। एक परियोजना नियोजन चरणों में की तुलना में इसकी समयावधि के बीच में बहुत अलग दिख सकती है, इसलिए यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि यदि परिस्थितियों की आवश्यकता हो तो परियोजना के मार्गदर्शक दस्तावेज बदल दिए जाएंगे।
एक स्टेकहोल्डर प्रबंधन योजना कैसे काम करती है इसका उदाहरण
यहां एक उदाहरण दिया गया है कि एक परियोजना के दौरान एक हितधारक प्रबंधन योजना कैसे बदल सकती है। एक राज्य एजेंसी एक नियम बनाने परियोजना पर शुरू होती है। जैसे ही यह शुरू होता है, प्रोजेक्ट प्रायोजक और प्रोजेक्ट मैनेजर हितधारकों की एक सूची के साथ हितधारक प्रबंधन योजना में शामिल होने के लिए आते हैं।
प्रोजेक्ट टीम के पहले कार्यों में से एक योजना को बाहर निकालना है। कुछ महीनों के बाद, एक प्रोजेक्ट टीम सदस्य किसी हितधारक की पहचान करता है जिसे किसी ने परियोजना की शुरुआत में नहीं सोचा था। प्रोजेक्ट मैनेजर नए हितधारक को योजना में जोड़ता है और नए हितधारक को शामिल करने के तरीके पर चर्चा करने के लिए एक परियोजना टीम की बैठक को बुलाता है। एक बार जब टीम तय करती है कि क्या करना है, तो प्रोजेक्ट मैनेजर परियोजना प्रायोजक को सूचित करेगा।
जाहिर है, हितधारक प्रबंधन योजना एक जीवित दस्तावेज है। जैसे-जैसे परियोजना बदलती है, परियोजना की जरूरतों को बेहतर ढंग से पूरा करने के लिए हितधारक प्रबंधन योजना इसके साथ बदल सकती है। एक नुकीले हितधारक प्रबंधन योजना के साथ, एक परियोजना टीम उचित रूप से हितधारकों से इनपुट और प्रतिक्रिया एकत्र कर सकती है और साथ ही उन हितधारकों को सूचित भी रख सकती है।