भेजने से पहले खुद से पूछने के लिए 7 प्रश्न
ईमेल किसी के साथ संपर्क का प्रारंभिक बिंदु हो सकता है और इसके कारण, यह इंप्रेशन करने का आपका पहला मौका है। अपने संदेशों को लिखने में बहुत सावधानी बरतें। भेजने से पहले, इन 7 सवालों का जवाब दें।
1. क्या मेरा संदेश त्रुटि मुफ्त है?
गलतियों के लिए अपना ईमेल जांचना सबसे महत्वपूर्ण बात है जिसे आप इसे भेजने से पहले कर सकते हैं। गलत वर्तनी और खराब व्याकरण आपको लापरवाह दिखने देगा। यह उस छाप के खिलाफ जाता है जिसे आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं, खासकर यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं।
प्रूफ्रेड जब तक आप आश्वस्त न हों तब तक आपने सभी वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियों, साथ ही टाइपो को पकड़ा है। Grammarly.com में क्रोम ब्राउजर के लिए एक एक्सटेंशन सहित निःशुल्क टूल्स हैं, जो इससे आपकी मदद कर सकते हैं।
2. मेरा ईमेल पता मेरे बारे में क्या कहता है?
आपका काम ईमेल पता-जिस तरह से, आपको नौकरी खोज के लिए कभी भी उपयोग नहीं करना चाहिए-शायद बहुत सरल है। सबसे अधिक संभावना है कि यह आपके नाम का कुछ संस्करण है।
आपने व्यक्तिगत ईमेल के लिए उपयोग करने के लिए एक कम व्यवसाय जैसा पता चुना हो सकता है। एक पता जो कि चिंतनशील, बचपन या प्यारा है, ठीक है अगर आप केवल अपने दोस्तों और परिवार को संदेश भेजने के लिए इसका उपयोग कर रहे हैं, लेकिन यदि आपको एक पेशेवर ईमेल लिखना है, तो पेशेवरता को व्यक्त करने वाले नए खाते के लिए साइन अप करें।
एक ईमेल पता सेट करें जो आपके वास्तविक नाम का उपयोग करता है। अपने पहले और अंतिम नामों का प्रयास करें; आपका पहला नाम, मध्य प्रारंभिक और अंतिम नाम; या उनमें से कुछ संयोजन। Chickybabe@mymail.com से अपना पेशेवर ईमेल कभी न भेजें।
3. "टू" फ़ील्ड में नाम और ईमेल पता सही है?
जब आप प्राप्तकर्ता का नाम "टू" फ़ील्ड में टाइप करना शुरू करते हैं, तो अधिकांश ईमेल क्लाइंट शेष नामों को आपके संपर्कों में से एक के साथ भर देंगे। आप आसानी से उस क्षेत्र में गलत नाम से समाप्त हो सकते हैं, इसलिए इस पर ध्यान देना सुनिश्चित करें।
कल्पना करें कि यदि आप गलती से गलत प्राप्तकर्ता को ईमेल भेजते हैं तो क्या समस्या उत्पन्न हो सकती है। आइए मान लें कि आप अभी भी नियोजित होने पर नौकरी की तलाश में हैं। एक संभावित नियोक्ता के एक भर्ती प्रबंधक का नाम हो सकता है जो आपके वर्तमान मालिक के नाम के समान पत्र से शुरू होता है। अगर आप अपने मालिक को उस भर्ती प्रबंधक के लिए एक संदेश भेजते हैं तो यह कितना शर्मनाक होगा? न केवल आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका संदेश अपने इच्छित गंतव्य तक पहुंच जाए, लेकिन आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह एक अनपेक्षित व्यक्ति तक नहीं पहुंच सके।
4. क्या मैंने प्राप्तकर्ता को संबोधित करने के लिए उचित शीर्षक का उपयोग किया है?
यदि आप पहले से ही उस व्यक्ति के नाम पर हैं जो आप ईमेल कर रहे हैं, तो अपने संदेश में उन्हें संबोधित करना ठीक है।
हालांकि, अगर यह पहली बार किसी के साथ संवाद कर रहा है, या आप निश्चित नहीं हैं कि वे कैसे संबोधित करना पसंद करते हैं, तो श्रीमान, सुश्री, श्रीमती, या डॉ। और प्राप्तकर्ता के आखिरी शीर्षक जैसे औपचारिक शीर्षक का उपयोग करना बेहतर है। नाम।
सावधानी के पक्ष में हमेशा गलती करें। यह औपचारिक होने के लिए चोट नहीं पहुंचा सकता है। इस बारे में एक संकेत के लिए कि किसके साथ आप पहले से ही एक स्थापित रिश्ते हैं, को संबोधित करना पसंद करते हैं, यह देखने के लिए कि वे कैसे हस्ताक्षरित हैं, पूर्व संदेशों पर वापस देखें। इससे आपको यह तय करने में मदद मिलेगी कि क्या करना है।
5. क्या मेरा स्वर मेरा संदेश कन्वर्ट करता है?
जैसा कह रहा है, "यह नहीं है कि आप क्या कहते हैं लेकिन आप इसे कैसे कहते हैं।" जब आप किसी से आमने-सामने बात करते हैं, तो आप अपने शब्दों को अतिरिक्त अर्थ देने में मदद के लिए इंटोनेशन, बॉडी लैंग्वेज और चेहरे की अभिव्यक्ति पर भरोसा कर सकते हैं।
जब आप एक ही संदेश को लिखित रूप में व्यक्त करने का प्रयास करते हैं, तो गलतफहमी के लिए और अधिक जगह होती है क्योंकि पाठक आपका चेहरा नहीं देख सकता, अपनी शारीरिक भाषा पढ़ सकता है, या आपकी आवाज़ सुन सकता है।
सुनिश्चित करें कि आपका संदेश विनम्र है और मित्रवत लगता है, और आपका इच्छित अर्थ स्पष्ट है।
6. क्या मेरा संदेश सरल है, लेकिन क्रिप्टिक नहीं है?
अपने संदेशों को छोटा और मीठा रखने से उन्हें समझना आसान हो जाएगा। उसी समय, आपको कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं छोड़ना चाहिए। आप यह अनुमान लगाने के लिए अपने ईमेल के प्राप्तकर्ता को मजबूर नहीं करना चाहते हैं कि आप क्या कहने की कोशिश कर रहे हैं। आपका संदेश यथासंभव सटीक होना चाहिए लेकिन सभी आवश्यक जानकारी शामिल करना चाहिए।
7. क्या मैंने अनचाहे अनुलग्नक शामिल किए हैं?
बहुत से लोग ईमेल संलग्नक खोलने से इनकार करते हैं जिनकी वे उम्मीद नहीं कर रहे हैं। वे ऐसा करने से बचने के लिए सही हैं। कंप्यूटर वायरस अक्सर उन अनुलग्नकों में प्रेषित होते हैं। अगर आप किसी को फाइल भेजना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, अपना रेज़्यूम, अपने प्राप्तकर्ता से पहले उसकी अनुमति के लिए पूछें। इसे केवल तभी भेजें जब वह कहता है कि यह ठीक है।