शब्दों के साथ संचार
अधिकांश नौकरियों के साथ यह मामला है-चाहे आपको आंतरिक ज्ञापन लिखना चाहिए, ग्राहकों के साथ मेल खाना चाहिए, या डिज़ाइन बिक्री सामग्री की सहायता करना चाहिए। सुंदर गद्य और कविता लिखना एक प्रतिभा है। प्रभावी रूप से लेखन, हालांकि, एक कौशल है जिसे सीखा जा सकता है।
अपना लेखन व्यवस्थित करें
चाहे आप अपने सहकर्मी या अपने मालिक के लिए एक रिपोर्ट के लिए एक ज्ञापन लिख रहे हों, आपको यह तय करना चाहिए कि आप कौन सी जानकारी व्यक्त करना चाहते हैं। यहां यह कैसे करें:
- अपने ज्ञापन या रिपोर्ट में चर्चा करने के लिए आवश्यक प्रत्येक आइटम की सूची बनाएं।
- उन्हें सबसे कम से कम महत्वपूर्ण से क्रम में रखें।
- अपने पूरे ज्ञापन का एक संक्षिप्त सारांश लिखें- यह आपका पहला पैराग्राफ होगा।
- चरण 1 में सूचीबद्ध प्रत्येक आइटम पर विस्तृत करें।
- यदि प्राप्तकर्ता द्वारा कोई कार्रवाई करने की आवश्यकता है, तो बताएं कि आपके समापन अनुच्छेद में।
कुछ सुझाव
शब्दशः से बचें। जोर से कहो कि आप क्या लिखने की कोशिश कर रहे हैं। सुनें कि शब्द कैसे ध्वनि करते हैं। उदाहरण के लिए, वाक्य, "मुझे पता चला कि मुझे अपनी बिक्री तकनीक का पुनर्मूल्यांकन करने में हमारी सहायता करने के लिए एक योजना के साथ आने के लिए हमारे पिछले विक्रय आंकड़ों को देखना चाहिए" को और अधिक सरलता से कहा जा सकता है "मुझे अवश्य लेना चाहिए हमारी बिक्री तकनीक का पुनर्मूल्यांकन करने के लिए हमारे पिछले बिक्री आंकड़ों को देखें। "अपने दर्शकों के लिए लिखें।
सरल भाषा का प्रयोग करें। आप नहीं चाहते कि पाठक को यह कहने के लिए एक शब्दकोश की आवश्यकता हो कि आप क्या कहने की कोशिश कर रहे हैं। आपको अपने पाठक को अपनी विशाल शब्दावली से प्रभावित करने की कोशिश नहीं करनी चाहिए। संभावना है कि आप इसके बजाय अपने पाठक को निराश करेंगे। ज्यादातर लोग एक ही समय में कई कार्यों को जोड़ रहे हैं, और केवल आवश्यक जानकारी प्राप्त करने में रुचि रखते हैं।
ऐसा करने के लिए आप ज़िम्मेदार हैं। कहने के बजाय, "उनकी भव्य प्रकृति उन्हें नौकरी के लिए एक उत्कृष्ट उम्मीदवार के रूप में प्रमाणित करती है," कहते हैं, "उनकी मित्रता उन्हें नौकरी के लिए शीर्ष उम्मीदवार बनाती है।"
शब्दकोष से दूर रहें, आपका पाठक समझ में नहीं आ सकता है। यदि आपका काम बहुत तकनीकी है, लेकिन जिस व्यक्ति को आप लिख रहे हैं वह उस क्षेत्र में अच्छी तरह से ज्ञात नहीं है, तो उस व्यक्ति से चिपके रहें जो व्यक्ति समझ जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि आप एक वेब साइट डिजाइनर हैं, तो यह वाक्य आपके क्लाइंट, एक मनोविज्ञानी के लिए एक ज्ञापन में, कोई समझ नहीं पाएगा: "आप मुझे अपनी साइट के लिए बीजीकॉलर के रूप में क्या उपयोग करना चाहते हैं: # ADD8E6 या #FFFFFF?" वेब पेज डिज़ाइन में कोई भी कुशल जानता है कि इस प्रश्न का अनुवाद "आप अपनी साइट के पृष्ठभूमि रंग को क्या पसंद करेंगे: हल्का नीला या सफेद?" हालांकि, अपने क्लाइंट को इस तकनीकी शब्दकोष से अधिक परिचित होने की उम्मीद न करें, आप ट्राइकोटिलोमिया जैसे मनोवैज्ञानिक शब्द की चर्चा के साथ होंगे।
एक दिन एक cliche पाठक दूर रखता है - या कम से कम यह उसे याद नहीं करता है कि आप क्या कह रहे हैं। आप चाहते हैं कि आपका लेखन यादगार हो। क्योंकि हम अक्सर cliches सुनते हैं, हम उनके लिए desensitized हो जाते हैं। शब्द, तब, आपके लेखन से विशिष्ट रूप से जुड़े नहीं हैं।
एक अधीनस्थ के लिए एक ज्ञापन में आप "आज तक क्या नहीं कर सकते" कहने के बजाय आप प्रेरित करने की कोशिश कर रहे हैं। बस कहो, "procrastinating बंद करो। अब काम पूरा करें।"
जब संभव हो, सक्रिय आवाज का प्रयोग करें। सक्रिय आवाज आपकी वाक्य को मजबूत और आमतौर पर कम बनाती है। आइए इन उदाहरणों को आजमाएं। निष्क्रिय आवाज़: "नेटवर्किंग के कारण बिक्री में वृद्धि हुई।" सक्रिय आवाज: "मेरी नेटवर्किंग बिक्री में वृद्धि हुई।"
अनावश्यक मत बनो। "दोपहर 2 बजे" या "गर्भवती गर्भवती महिला" कहना जरूरी नहीं है। "2 बजे" या "दोपहर में 2" या "गर्भवती महिला" या "गर्भवती महिला" कहकर सब कुछ बताएं कि आप क्या कहना चाहते हैं और कम शब्दशः हैं।
बेशक व्याकरण पर ध्यान देना। वेब पर उपलब्ध स्ट्रंक और व्हाइट के स्टाइल एलिमेंट्स का उपयोग करें। थिसॉरस के साथ एक अच्छा शब्दकोश पास होना चाहिए।
एक थिसॉरस आपको विभिन्न प्रकार के शब्दों का उपयोग करने में मदद करके ताज़ा लिखने की अनुमति देगा। इनमें से कई संसाधन ऑनलाइन उपलब्ध हैं।
प्रूफ्रेडिंग सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक है जो आप कर सकते हैं। चूंकि आप शायद कंप्यूटर पर अपने अधिकांश लेखन करते हैं, इसलिए आपके पास स्वचालित वर्तनी और व्याकरण जांचकर्ताओं तक पहुंच है। हालांकि सावधान रहें- गलत संदर्भ में इस्तेमाल किए गए कुछ शब्द कम्प्यूटरीकृत वर्तनी जांचकर्ताओं द्वारा याद किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए वाक्य "कर्मचारियों के लिए भी दो मीटिंग्स में भाग लिया, दो gnu सॉफ़्टवेयर के बारे में जानें," किसी भी गलत वर्तनी के बिना वर्तनी जांच से गुज़रना होगा। यदि संभव हो तो किसी और को अपना दस्तावेज़ प्रमाणित करें। यदि समय की अनुमति है, तो अपनी रचना को दूर रखें, और इसे बाद में, या इससे भी बेहतर, अगले दिन प्रमाणित करें।