कार्यस्थल की बैठक या सम्मेलन का लिखित रिकॉर्ड रखना
यहां कुछ पॉइंटर्स हैं जो आपको इस कार्य को चतुरता से संभालने में मदद करते हैं। बैठक के पहले, दौरान, और बाद में क्या करना है, यह पता लगाएं।
मिलने से पहले
- अपना रिकॉर्डिंग टूल चुनें: सबसे पहले आपको यह तय करना होगा कि आप अपने नोट्स कैसे लेंगे। क्या आप पुराने स्कूल जाएंगे और पेन और पेपर का उपयोग करेंगे या आप तकनीक पर जाएंगे और एक लैपटॉप कंप्यूटर, टैबलेट या स्मार्टफोन का उपयोग करेंगे। यह देखने के लिए कि क्या वह आपको किसी विशेष विधि का उपयोग करने के लिए पसंद करता है, अपने बॉस से जांचें। यह असंभव है लेकिन संभव है।
- सुनिश्चित करें कि आपकी पसंद का टूल कामकाजी क्रम में है और यदि आपका मूल विफल रहता है तो बैकअप लें। यदि आप एक लैपटॉप लाते हैं, उदाहरण के लिए, पेन और पेपर भी आसान है। जब आप अपने कंप्यूटर को क्रैश करते हैं तो लिखने के लिए कुछ खोजते समय आप मीटिंग को रोकना नहीं चाहते हैं।
- बैठक शुरू होने से पहले मीटिंग एजेंडा पढ़ें। यह आपको अपने मिनटों के लिए एक रूपरेखा तैयार करने की अनुमति देगा। उस पर प्रत्येक आइटम के नीचे कुछ जगह छोड़ दें और वहां अपने नोट्स लिखें। ऐसा करने से आपकी नौकरी थोड़ा आसान हो जाएगी, जब तक कि बैठक करने वाला व्यक्ति एजेंडा में चिपक जाता है।
बैठक के दौरान
- एक उपस्थिति पत्र के चारों ओर पास करें और सुनिश्चित करें कि हर कोई साइन इन करता है। आपको आधिकारिक मीटिंग मिनटों में सभी उपस्थित लोगों की एक सूची शामिल करने की आवश्यकता होगी।
- सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि हर कोई कौन है। इस तरह आप यह पहचानने में सक्षम होंगे कि कौन सी बात कर रहा है और उस जानकारी को सही तरीके से रिकॉर्ड करता है।
- ध्यान दें कि मीटिंग शुरू होने का समय है।
- हर एक टिप्पणी लिखने की कोशिश मत करो। केवल मुख्य विचारों को शामिल करना ठीक है। उन वस्तुओं को छोड़ने के लिए बहुत सावधान रहें जिनके साथ आप असहमत हैं। आपकी पूर्वाग्रह आपको प्रभावित नहीं करनी चाहिए। याद रखें कि यह एक आधिकारिक खाता है और क्या हुआ इसके बारे में आपकी राय नहीं!
- उन सभी गतियों को लिखें, जिन्होंने उन्हें बनाया है, और वोटों के परिणाम, यदि कोई हो; आपको लिखने की जरूरत नहीं है कि किसने गति को दूसरा किया। बेशक, आपके संगठन के नियम अलग-अलग हो सकते हैं, इसलिए उन्हें पहले सत्यापित करें।
- यदि अगली मीटिंग तक किसी भी गति या चर्चाओं पर वोट स्थगित कर दिए जाते हैं, तो इसका ध्यान रखें।
- बैठक के समापन समय रिकॉर्ड करें।
बैठक के बाद
- मीटिंग के बाद जितनी जल्दी हो सके मिनटों को टाइप करें जबकि सब कुछ आपके मन में अभी भी ताजा है। अगर आपको अपने नोट्स में कोई त्रुटि मिलती है या यदि आपके कोई प्रश्न है, तो आप इसे अन्य उपस्थित लोगों से बात करके जल्दी से साफ़ कर सकते हैं।
- मिनटों की अंतिम प्रतिलिपि पर, संगठन का नाम, समिति का शीर्षक, बैठक का प्रकार (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, वार्षिक, या विशेष), और इसका उद्देश्य शामिल करें।
- इसे शुरू करने और समाप्त होने के समय दें।
- उपस्थित लोगों की सूची और बैठक के बारे में एक नोट प्रदान करें। आप यह भी संकेत दे सकते हैं कि आपने मिनट लिया। प्रतिभागियों की सूची में अपना नाम शामिल करें और, अपने नाम के बाद कोष्ठक में, कहें कि आपने मिनट लिया है। वैकल्पिक रूप से, दस्तावेज़ के अंत में आप अपने नाम के बाद "सम्मानपूर्वक सबमिट किए गए" लिखकर साइन आउट कर सकते हैं।
- सबमिट करने से पहले मिनटों को प्रूफ्रेड करें। किसी और से पूछें जो उन्हें देखने के लिए भी भाग लिया। यदि आप गलती से कुछ छोड़ देते हैं तो वह आपको बताने में सक्षम होगा।
- उन्हें उस व्यक्ति को सबमिट करें जो बैठक में भाग गया जब तक अन्यथा ऐसा करने का निर्देश नहीं दिया जाता।