नियंत्रण कार्य में, आप किए जा रहे कार्यों की निगरानी करते हैं, आप वास्तविक प्रगति की योजना के साथ तुलना करते हैं और आप यह सत्यापित करते हैं कि संगठन आपके द्वारा डिज़ाइन किए जाने पर काम कर रहा है।
अगर सब कुछ ठीक हो रहा है, तो आपको निगरानी करने के अलावा कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं होगी। हालांकि, शायद ही कभी होता है। कोई बीमार हो जाता है; प्रत्येक डेटाबेस प्रकार का पुनरावृत्ति अनुमानित से अधिक समय लेता है; एक प्रमुख प्रतियोगी अपनी कीमतें छोड़ देता है; एक आग अगले दरवाजे के निर्माण को नष्ट कर देती है और आपको कई दिनों तक खाली करना पड़ता है, या कुछ अन्य कारक आपकी योजना को प्रभावित करते हैं। नियंत्रण चरण अब यह निर्देश देता है कि आपको प्रभाव को कम करने के लिए कार्रवाई करना है और जितनी जल्दी हो सके वांछित लक्ष्य पर चीजें वापस लाएं।
इसका मतलब है कि योजना चरण और समायोजन योजनाओं पर वापस जाना। इसके लिए संगठन में बदलाव की आवश्यकता हो सकती है और टीम के सदस्यों को नए लक्ष्यों की ओर निर्देशित करने की आवश्यकता हो सकती है। फिर, नई योजना को नियंत्रित करें और यदि आवश्यक हो तो समायोजित करें। यह चक्र तब तक जारी रहता है जब तक आप कार्य पूरा नहीं करते।
मॉनीटर और नियंत्रण के कुछ अतिरिक्त पहलू
- स्कोर रखना जीत नहीं है: अगर आप जानकारी के आधार पर कार्रवाई नहीं करते हैं तो निगरानी में कोई बात नहीं है। ट्रैक न रखें। सुनिश्चित करें कि आप सही चीजों को माप रहे हैं और फिर मापों को इंगित करने वाली समस्याओं को ठीक करने के लिए उचित कार्रवाई करें।
- आप जो प्रबंधित नहीं करते हैं उसे प्रबंधित नहीं कर सकते : जब तक आप कुछ माप नहीं लेते हैं, तो आप नहीं जानते कि यह बेहतर या बदतर हो रहा है या नहीं। यदि आप यह देखने के लिए माप नहीं पाते कि क्या बेहतर हो रहा है और क्या बुरा हो रहा है, तो आप सुधार के लिए प्रबंधन नहीं कर सकते। यह आलेख आपको यह जानने में सहायता करता है कि कैसे और कैसे उपाय किया जाए।
- प्रक्रियाओं के रास्ते में प्रक्रिया न करें: हालांकि यह आलेख विशेष रूप से ओवरप्लानिंग के मुद्दे को संबोधित करता है, यह निगरानी कार्य पर भी लागू होता है। निगरानी कार्य पर इतना ध्यान केंद्रित न करें कि आप नियंत्रण नहीं लेते हैं और आवश्यक परिवर्तन करते हैं।
- कर्मचारी कोचिंग: कब कदम उठाना है : एक अच्छा प्रबंधक हमेशा निगरानी करेगा कि उनके कर्मचारी क्या कर रहे हैं, लेकिन विशिष्ट परिस्थितियों को छोड़कर अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने में हस्तक्षेप नहीं करेंगे। यह जानना कि किसी कर्मचारी को गलती कब करना है, वे सीख सकते हैं और जब आपको कदम उठाने और उन्हें प्रशिक्षित करने की आवश्यकता होती है तो वह संतुलित संतुलन है। आपको खुद को, उनकी टीम और कंपनी के साथ किए गए नुकसान के खिलाफ सीखने और बढ़ने का अवसर संतुलित करना होगा।
- नकारात्मक प्रतिक्रिया देना : जब किसी प्रबंधक को टीम या किसी व्यक्ति की गतिविधि को नियंत्रित करने और नियंत्रित करने की आवश्यकता होती है तो अक्सर नकारात्मक प्रतिक्रिया देने के लिए आवश्यक होता है। जैसा कि यहां बताया गया है, इसे ठीक से करना सुनिश्चित करें।
- अपनी टीम की प्रगति की निगरानी करें: कई लोगों के लिए, परियोजना प्रबंधन उनकी पहली प्रबंधन भूमिका है । सफल परियोजना प्रबंधन के चरणों में, हम टीम की निगरानी का कार्य भी देखते हैं।
- आपका बॉस आपको देख रहा है : लागू कानूनों और नीतियों के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए प्रबंधकों को उनके कर्मचारियों की गतिविधियों की निगरानी करने के लिए उनकी कंपनी का दायित्व है। आप अपने व्यवहार की निगरानी करते हैं, ड्रेस कोड के प्रति उनका पालन करते हैं, जिस तरह से वे ग्राहकों को बधाई देते हैं। उनकी इलेक्ट्रॉनिक गतिविधियों की निगरानी करने की आवश्यकता उतनी ही बड़ी है और कारण समान हैं। कर्मचारियों को यह बताना सुनिश्चित करें कि उनकी निगरानी की जा रही है। उन्हें बताएं कि निगरानी की जा रही है और क्यों। उन्हें बताएं कि स्वीकार्य क्या है और क्या नहीं है।