एक परियोजना जोखिम रजिस्टर करें कि हर कोई आसानी से उपयोग कर सकता है
फाइलिंग सिस्टम में आपने कितनी बार जोखिम रजिस्टर देखा है? वे एक प्रोजेक्ट की शुरुआत में बनाए जाते हैं, फिर वे भूल जाते हैं, जल्दी से बाहर हो जाते हैं।
हम सभी जानते हैं कि अच्छे जोखिम प्रबंधन को नियमित रूप से नए जोखिमों की पहचान करने की आवश्यकता होती है, साथ ही साथ मौजूदा जोखिमों की समीक्षा करना और शमन गतिविधियों की योजना बनाना आवश्यक है। तो हम इसे और अधिक होने की संभावना कैसे बना सकते हैं?
01 अच्छा जोखिम रजिस्टर डिजाइन
जोखिम प्रबंधन में भागीदारी को प्रोत्साहित करने का एक तरीका अच्छा जोखिम रजिस्टर डिजाइन है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया रजिस्टर परियोजना में आपके और अन्य प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों को जोखिम के समग्र स्तर को त्वरित रूप से संवाद करेगा।
यह आवश्यक होने पर उपयोगकर्ताओं को अलग-अलग जोखिमों के बारे में अधिक जानकारी तक पहुंचने देना चाहिए। बदले में, हर किसी को खतरे के मामले में सोचने के लिए प्रोत्साहित करना चाहिए- नए जोखिमों को उत्पन्न करना और मौजूदा जोखिमों को कम करने के लिए कार्रवाई करना और कार्रवाई करना।
02 सही फ़ील्ड शामिल करें
न्यूनतम के रूप में, आपके जोखिम रजिस्टर में शामिल होना चाहिए:
- प्रत्येक जोखिम के लिए एक अद्वितीय पहचानकर्ता
- कारण, जोखिम घटना, और प्रभाव सहित जोखिम का विवरण, जैसे कि "भारी बारिश के कारण, खेती की बाढ़ का खतरा है जो फसलों को खराब कर देगा।"
- जोखिम प्रतिक्रिया कार्यों
- जोखिम मालिक
03 अतिरिक्त उपाय
आप जोखिमकारी परियोजनाओं के लिए शमन के बाद संभाव्यता, प्रभाव और समग्र जोखिम, और अवशिष्ट मूल्यों के मात्रात्मक उपायों को शामिल करना चाह सकते हैं।
यदि आप मोंटे कार्लो विधि या अपेक्षित मौद्रिक मूल्य जैसे जोखिम मूल्यांकन तकनीक का उपयोग कर रहे हैं तो संख्यात्मक और फ़ील्ड स्वचालित रूप से गणना की जा सकती हैं। अन्य उपयोगी क्षेत्रों में प्रमुख तिथियां, जोखिम श्रेणी, जोखिम प्रतिक्रिया श्रेणी, निकटता, शमन लागत और स्थिति शामिल है।
आपके द्वारा शामिल किए जा सकने वाले फ़ील्ड की संख्या की कोई सीमा नहीं है, लेकिन सभी जोखिमों के सूची दृश्य में केवल प्रमुख फ़ील्ड प्रदर्शित किए जाने चाहिए। अन्यथा, सूची दृश्य बहुत अधिक विस्तार से swamped हो सकता है। आदर्श रूप में, दर्शकों को विस्तार से देखा जाता है जो उस विशेष जोखिम के लिए सभी फ़ील्ड दिखाता है जब वे सूची दृश्य में जोखिम प्रविष्टि पर क्लिक करते हैं।
04 एक और विकल्प
आप प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए जोखिम रजिस्टर डेटाबेस भी बनाना चाहते हैं ताकि आप फ़ील्ड के मानक सेट तक ही सीमित न हों। यद्यपि एक स्प्रेडशीट आपकी परियोजनाओं, विशेष रूप से छोटी परियोजनाओं को ट्रैक करने में आपकी सहायता कर सकती है, एक वास्तविक डेटाबेस बेहतर हो सकता है, जैसे कि आप कहूटज़ या पॉडीओ में बना सकते हैं। जब आवश्यक हो तो वे दस्तावेजों और बड़ी मात्रा में टेक्स्ट जोड़ना आसान बनाते हैं।
05 यातायात रोशनी
दृश्य प्रभाव के लिए यातायात रोशनी प्रणाली को हरा करना मुश्किल है। उपयोगकर्ताओं को सहजता से पता है कि लाल का मतलब उच्च जोखिम है, कि एम्बर का मतलब मध्यम जोखिम है, और यह कि हरा कम जोखिम है। यह पाठकों को उनकी समझ में सहायता के लिए त्वरित दृश्य संकेत प्रदान करता है।
06 सुरक्षा विशेषताएं
आप प्रोजेक्ट टीम के सभी सदस्यों और शायद कुछ हितधारकों को जोखिम रजिस्टर देखने की अनुमति देकर भागीदारी को प्रोत्साहित करना चाहेंगे। आपको अपने रजिस्टर के लिए उपयोगकर्ता पहुंच अधिकार सेट करना चाहिए, हालांकि, परियोजना प्रबंधक , परियोजना समर्थन , या जोखिम मालिक जैसे कुछ निश्चित परियोजना भूमिकाएं इसे संपादित कर सकती हैं। आप एक ऑडिट ट्रेल बना सकते हैं कि किसने और कब बदल दिया।
07 सारांश जोखिम प्रोफाइल
प्रोजेक्ट बोर्ड और कॉर्पोरेट / प्रोग्राम प्रबंधन जैसे वरिष्ठ परियोजना टीम के सदस्यों और हितधारकों के पास हर जोखिम के सूची दृश्य को पचाने का समय नहीं हो सकता है। उनके लिए, सारांश जोखिम प्रोफाइल परियोजना द्वारा प्रस्तुत किए गए कुल जोखिम की एक तस्वीर को त्वरित नज़र में देता है। यह प्रत्येक संभावना और प्रभाव स्तर पर जोखिमों की संख्या को दर्शाता है।
08 यह सब संचार के बारे में है
याद रखें कि जब आप एक परियोजना जोखिम रजिस्टर तैयार कर रहे हैं तो यह केवल जोखिम और शमन क्रियाओं को सूचीबद्ध करने के बारे में नहीं है। इसका उद्देश्य जोखिम प्रबंधन में अपने सहयोगियों को संवाद और संलग्न करना है। आपके डिजाइन को विभिन्न दर्शकों के लिए अलग-अलग विचारों के साथ इस लक्ष्य को प्रतिबिंबित करना चाहिए। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया जोखिम रजिस्टर इस तरह से आपके प्रोजेक्ट में जोखिम प्रबंधन में सुधार कर सकता है।