परियोजना प्रशासन: एक परिभाषा
परियोजना प्रबंधन शर्तों में 'शासन' नीतियों, प्रक्रियाओं, मानकों, प्रक्रियाओं, और दिशानिर्देशों को संदर्भित करता है जो यह निर्धारित करते हैं कि परियोजनाओं का नेतृत्व कैसे किया जाता है, आपके संगठन द्वारा संचालित और नियंत्रित किया जाता है।
शासन बहुत नौकरशाही, या स्केची और 'प्रकाश' के साथ व्यापक और 'भारी' हो सकता है (जिस स्थिति में यह संभवतः अक्षम है)।
प्रबंधकों को अपने पर्यावरण और संस्कृति के लिए शासन के सही स्तर का लक्ष्य रखना चाहिए। यह सुनिश्चित करना कि आपकी प्रशासन नीतियां उद्देश्य के लिए उपयुक्त हैं, यह सुनिश्चित करने में एक महत्वपूर्ण कारक है कि वे प्रभावी हैं।
शासन शीर्ष पर शुरू होता है। कंपनी बोर्ड को सुशासन के विचार के लिए प्रतिबद्ध होना चाहिए और तथ्य यह है कि परियोजनाओं को निर्दिष्ट दिशानिर्देशों के भीतर ठीक से प्रबंधित किया जाना चाहिए। यह दृष्टिकोण और मानकों की अपेक्षा की जाती है जो परियोजना बोर्डों और परियोजना के नेताओं (और कार्यक्रम टीमों, जहां ये मौजूद हैं) को फ़िल्टर करेंगे।
परियोजना प्रशासन मामलों क्यों
आपका प्रोजेक्ट प्रायोजक और अन्य प्रमुख हितधारकों को यह जानना है कि आप परियोजना बजट को सही तरीके से खर्च कर रहे हैं। वे देखना चाहते हैं कि आप अपनी परियोजना की प्रगति को प्रभावी ढंग से ट्रैक कर रहे हैं और आवश्यकतानुसार परियोजना जोखिम को प्रबंधित करने के लिए कदम उठा रहे हैं।
लेकिन परियोजनाओं पर सुशासन के लिए तर्क उस से आगे चला जाता है।
ग्राहकों द्वारा विशेष रूप से सार्वजनिक क्षेत्र में शासन की मांग की जाती है।
सरकारें और नियामक कुछ परियोजनाओं के लिए कुछ मानकों (और कुछ मामलों में, लागू) पूछते हैं। शासन सिर्फ एक आंतरिक मुद्दा नहीं है: विनियमित बाजारों में परिचालन करने वाली कई कंपनियों को सरबान-ऑक्सले जैसे बाहरी कानूनों से मार्गदर्शन का पालन करना होगा। परियोजना प्रशासन यह साबित करने में सक्षम होने का एक छोटा सा हिस्सा बनाता है कि आपकी कंपनी प्रभावी ढंग से और आपके उद्योग के लिए निर्दिष्ट मार्गदर्शन और विनियमों के भीतर संचालित होती है।
परियोजना प्रशासन आपको भी मदद करता है:
- निवेश पर अपनी वापसी में सुधार करें और उन निवेशों को प्रभावी ढंग से ट्रैक करें
- परियोजनाओं के लिए खरीद-इन हासिल करें
- परियोजनाओं में असफल होने के सामान्य कारणों से बचें
- अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करें
- परियोजनाओं में मानकीकरण का परिचय दें, जिससे प्रदर्शन की तुलना करना आसान हो जाता है
- जोखिम को कम करें
- एक संरचित वातावरण में कर्मचारियों को विकसित और प्रेरित करें
क्या परियोजना शासन की तरह दिखता है
तो अब हम जानते हैं कि परियोजना प्रशासन क्या है, यह एक परियोजना पर कैसा दिखता है? यहां ऐसी गतिविधियां हैं जो परियोजना के माहौल में शासन का प्रदर्शन करती हैं:
- एक अनुशासित परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र है जिसमें अनुमोदन के लिए निर्धारित बिंदु शामिल हैं। ये वे बिंदु हैं जहां परियोजना की व्यवहार्यता पर चर्चा की जाती है और इस कार्य के साथ जारी रखने के लिए निर्णय लिया जाता है या नहीं।
- परियोजनाओं के पास एक स्पष्ट व्यावसायिक मामला है, और व्यावसायिक मामलों में पर्याप्त निर्णय लेने के लिए प्रबंधन टीमों को सक्षम करने के लिए पर्याप्त जानकारी है।
- उन निर्णयों को पर्याप्त रूप से दस्तावेज और संप्रेषित किया जाता है।
- परियोजनाओं पर काम करने वाले लोगों ने भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित किया है।
- सतत शिक्षा की एक संस्कृति है जो परियोजना टीमों को निरंतर सुधार करने और दोष मुक्त वातावरण में सीखने वाले पाठों पर चर्चा करने की अनुमति देती है।
- ऐसी प्रक्रियाएं और प्रक्रियाएं हैं जो परियोजना टीमों को उनकी परियोजना की समीक्षा करने और आवश्यक होने पर स्वतंत्र सहायता मांगने में सक्षम बनाती हैं।
- शेयरधारक लगे हुए हैं और वे प्रक्रिया पर भरोसा करते हैं।
- परियोजना टीम उन व्यक्तियों से बना है जो प्रासंगिक भूमिकाओं में अनुभवी और योग्य हैं।
परियोजनाओं का शासन समग्र रूप से संगठन में प्रशासन संरचनाओं से जुड़ा हुआ है। यदि आपको लगता है कि परियोजना प्रशासन का मुख्य उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि परियोजनाएं सही तरीके से की जाती हैं, तो आप देख सकते हैं कि यह कॉर्पोरेट स्तर, कॉर्पोरेट जोखिम प्रबंधन और अधिक में वित्तीय शासन से कैसे जुड़ा हुआ है।
परियोजना प्रशासन को आपकी वर्तमान संगठनात्मक प्रक्रियाओं में सहजता से फिट होना चाहिए। दूसरे शब्दों में, जब आपके पास पहले से ही अन्य क्षेत्रों में काम करता है तो एक ब्रांड नई वित्तीय प्रबंधन प्रक्रिया न बनाएं! वर्तमान में मौजूद चीज़ों का उपयोग करें और कॉर्पोरेट प्रक्रियाओं को एक परियोजना वातावरण में उपयोग करने के लिए उपयुक्त बनाने के लिए ट्विक करें।
परियोजना प्रशासन के लिए फोकस के 5 क्षेत्र
जब आप इसे देखना शुरू करते हैं, तो आपको पता चलेगा कि परियोजना प्रबंधन परियोजना प्रबंधन के सभी तत्वों के माध्यम से व्यापक है।
हालांकि, कुछ महत्वपूर्ण फोकस क्षेत्र हैं जहां शासन विशेष रूप से प्रासंगिक है।
- पद्धतियां और प्रक्रियाएं: ये आपको विश्वसनीय और स्थायी रूप से काम देने में मदद करती हैं।
- ज्ञान प्रबंधन: यह सीखने वाले पाठों के लिए महत्वपूर्ण है और यह सुनिश्चित करना कि संगठन परियोजना अनुभव से सीखता है। यदि आप एक ही गलतियों को कई बार करना बंद करना चाहते हैं तो ज्ञान प्रबंधन आवश्यक है।
- परियोजना प्रबंधन परिपक्वता: चूंकि आपके संगठनात्मक परियोजना प्रबंधन परिपक्वता बढ़ जाती है, इसलिए आपकी सफलतापूर्वक वितरण करने की क्षमता भी होगी।
- सीनियर लेवल बाय-इन: प्रोजेक्ट गवर्नेंस की प्रतिबद्धता शीर्ष पर शुरू होती है। यदि आपके पास प्रबंधन का समर्थन है, तो यह व्यवसाय के सभी स्तरों के माध्यम से नीचे आ जाएगा और शासन के दृष्टिकोण अधिक टिकाऊ होगा।
- सहायक संस्कृति: समर्थन की संस्कृति, दोष नहीं, यह सुनिश्चित करेगा कि परियोजना प्रबंधकों के पास सही वातावरण हो, जिसमें बढ़ोतरी हो। परियोजना प्रबंधन कार्यालय या परियोजना निदेशक के नेतृत्व में एक सहायक संस्कृति, परियोजना प्रबंधकों को उनके लक्ष्यों और परियोजना के उन लोगों तक पहुंचने में मदद करेगी।
यदि कोई कॉर्पोरेट मानक नहीं है तो क्या करें
छोटे संगठनों में कई परियोजना प्रबंधकों को खुद को ऐसे माहौल में चल रही परियोजनाएं मिलती हैं जो सहायक हैं, और जहां परियोजना प्रबंधन की अवधारणा के लिए खरीददारी है, लेकिन औपचारिक संगठनात्मक संरचनाओं के बिना जहां से भोजन करना है।
उस स्थिति में - और यह छोटे संगठनों के लिए विशिष्ट नहीं है - आप अपने प्रोजेक्ट गवर्नेंस मॉडल को स्क्रैच से डिजाइन करेंगे। यदि कोई परियोजना प्रशासन दृष्टिकोण नहीं है कि आप शेल्फ को बंद कर सकते हैं और अपनी परियोजना में फिट हो सकते हैं, तो आपको अपना खुद का निर्माण करना होगा।
यह उतना मुश्किल नहीं है जितना लगता है!
मूल बातें स्थापित करने के साथ शुरू करें:
- एक भूमिका और जिम्मेदारियों दस्तावेज़ बनाएँ
- सुनिश्चित करें कि आपके पास एक प्रोजेक्ट प्रायोजक है
- सुनिश्चित करें कि आपके पास एक प्रोजेक्ट बोर्ड या स्टीयरिंग समूह है और आप नियमित मीटिंग्स व्यवस्थित करते हैं जिसके लिए आप मिनट लेते हैं और वितरित करते हैं
- जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया स्थापित करें
- एक परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया स्थापित करें
- अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल में अंक बनाएं जहां आप व्यवसाय के मूल लक्ष्यों के खिलाफ परियोजना की व्यवहार्यता की जांच करते हैं (चरण के प्रत्येक चरण का अंत इन चेकों को रखने का प्राकृतिक बिंदु है)।
आखिरकार यह परियोजना प्रायोजक की ज़िम्मेदारी है कि यह सुनिश्चित किया जाए कि पर्याप्त शासन है, लेकिन परियोजना प्रबंधक भी इसमें सक्रिय भूमिका निभा सकते हैं।
शासन परियोजना प्रबंधन में सूखे विषयों में से एक हो सकता है लेकिन यह सबसे महत्वपूर्ण है। यही तरीका है कि वरिष्ठ प्रबंधन टीमों को पता है कि आप एक अच्छी नौकरी कर रहे हैं और यह उन्हें आश्वस्त करता है कि परियोजना इस तरह प्रकट हो रही है। यह प्रबंधकों के लिए आवश्यक चेक और बैलेंस भी प्रदान करता है ताकि यह पता चल सके कि पैसे उचित तरीके से और व्यापार मामले में गठबंधन किए जा रहे हैं।