यद्यपि यह परिभाषा जटिल प्रतीत हो सकती है, परियोजना प्रबंधन प्रधानाचार्य वास्तव में सामान्य ज्ञान और व्यावहारिकता में निहित हैं।
चाहे आप अपने ग्राहकों को परियोजना प्रबंधन प्रदान करना चाहते हैं या आपका लक्ष्य प्रोजेक्ट मैनेजर बनना है, परियोजना प्रबंधन के बुनियादी सिद्धांतों को चरण-दर-चरण पर विचार करें। शुरू करने से पहले, यह निर्धारित करें कि आप जिस सेवा की पेशकश कर रहे हैं (या जो असाइनमेंट आप ले रहे हैं) वास्तव में एक परियोजना है।
सामान्य प्रबंधन बनाम परियोजना प्रबंधन
आप कैसे तय करते हैं कि कोई परियोजना है या नहीं है? इसे तोड़ने के लिए, प्रबंधन के दो अलग-अलग क्षेत्रों को कार्यात्मक (या सामान्य) प्रबंधन और परियोजना प्रबंधन में अलग करें।
कार्यात्मक या सामान्य प्रबंधन एक कार्य का निरंतर संचालन है। एक उदाहरण होगा यदि आप एक तकनीकी कंपनी के मालिक हैं और एक ग्राहक है जिसके लिए आप बैकअप समर्थन प्रदान करते हैं और आप अपने सर्वर का बैक अप लेते हुए उन्हें साप्ताहिक गतिविधि रिपोर्ट प्रदान करते हुए लगातार अपने वार्षिक खाते का प्रबंधन करते हैं। यदि आप इसे पांच साल तक करते हैं और ग्राहक के साथ नवीकरणीय अनुबंध करते हैं, तो आपका काम निरंतर और इसलिए सामान्य या कार्यात्मक है।
यदि, हालांकि, आपका ग्राहक एक नई सामग्री प्रबंधन प्रणाली को कार्यान्वित करना चाहता है और उनके पास एक नया सिस्टम विकसित करने के लिए एक वर्ष है और आप इसके विकास का नेतृत्व करने के लिए कहते हैं, तो आपके ग्राहक ने आपको एक परियोजना में शामिल किया है।
इसी प्रकार, यदि आप मानव संसाधनों के साथ काम करते हैं और आपका काम विभाग के बजट का प्रबंधन करना और जूनियर सहयोगियों की निगरानी करना है, तो आपके पास एक कार्यात्मक नौकरी है क्योंकि यह एक सतत नौकरी है जिसमें परिभाषित खत्म नहीं होता है।
दूसरी तरफ, यदि आपके पास एक ही एचआर नौकरी है और आपके विभाग के निदेशक आपको एक नया भर्ती कार्यक्रम लागू करने के लिए कहते हैं (और आपको समय सीमा और बजट प्रदान करता है) और आपको प्रोजेक्ट मैनेजर बनाता है, तो यह एक परियोजना है क्योंकि यह एक परियोजना है एक प्रारंभ और समाप्ति तिथि है और कार्य केवल एक बार होता है।
तीन भागों में अपनी परियोजना को visualizing
अब जब आप एक परियोजना का गठन करने के बारे में समझते हैं, तो आप परियोजना प्रबंधन पर नज़र डालेंगे। एक उदाहरण के रूप में भर्ती कार्यक्रम का उपयोग करना, अब जब आप जानते हैं कि किसी परियोजना की आवश्यकता है, तो अगला चरण दायरे, समय और बजट की आवश्यकता है।
परियोजना प्रबंधन भर्ती कार्यक्रम परियोजना के दायरे, बजट और समय की योजना, आयोजन और नियंत्रण है। प्रोजेक्ट को विज़ुअलाइज़ करने में मदद के लिए, एक साधारण पिरामिड बनाएं। पिरामिड की प्रत्येक पंक्ति एक परियोजना के तीन मुख्य भागों (यानी, गुंजाइश, समय और बजट) में से एक का प्रतिनिधित्व करती है। पिरामिड के बीच में खाली जगह उत्पाद की गुणवत्ता है। पिरामिड एक महत्वपूर्ण उपकरण है जब आप अपनी परियोजना की योजना बनाते हैं क्योंकि आपके तीन मुख्य भाग बढ़ते या घटते हैं, उत्पाद की गुणवत्ता प्रभावित होती है।
परियोजना का दायरा
दायरे को परिभाषित करना अक्सर परियोजना प्रबंधन का सबसे कठिन और जटिल हिस्सा होता है।
प्रोजेक्ट का विवरण आम तौर पर शुरुआत में अज्ञात होता है, इसलिए अनुमान लगाया जाता है कि परियोजना को निष्पादित करने के लिए क्या गतिविधियों और कार्यों की आवश्यकता है। इस क्षेत्र में आपके द्वारा प्रदान किए जाने वाले अंतिम उत्पाद का उत्पादन करने के लिए सभी विभिन्न गतिविधियों और कार्यों का समावेश किया जाएगा। प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित करने से आपको परियोजना को समाप्त करने के लिए आवश्यक समय और बजट निर्धारित करने में मदद मिलेगी। शुरू करने का एक अच्छा तरीका यह है कि कार्य को पूरा करने के लिए आपको जो भी लगता है उसे लिखना है। इसके बाद, शामिल सभी गतिविधियों का व्यापक दृष्टिकोण प्राप्त करने के लिए दूसरों से परामर्श लें।
परियोजना का समय
एक बार जब आप प्रारंभिक दायरे की स्थापना कर लेंगे, तो आप परियोजनाओं को बड़ी तस्वीरों को देखने के लिए प्रत्येक गतिविधि और कार्य को समय-समय पर असाइन करना शुरू कर सकते हैं। खुद से पूछें कि कौन सी गतिविधियां एक ही समय में होंगी और जो क्रमशः घटित होगी।
साथ ही, इस बात पर ध्यान दें कि कितने लोग परियोजना गतिविधियों की समीक्षा करेंगे क्योंकि यह एक कदम को पूरा करने में लगे समय को प्रभावित करेगा। यह आश्चर्य की बात है कि जब तीन लोगों को इसकी समीक्षा करने की आवश्यकता होती है तो कितना समय लगता है। उस समय की गणना करने के बाद संचयी गतिविधियों और कार्यों को पूरा करने के लिए आप परियोजना प्रोजेक्ट के लिए प्रोजेक्ट शेड्यूल तैयार करने के लिए तैयार होंगे।
परियोजना बजट
इस बिंदु पर, आपने एक परियोजना के (स्कोप) और लंबाई (समय) की स्थापना की है, अब बजट निर्धारित करने का समय है। किसी प्रोजेक्ट के लिए समय की गणना करने की तरह, आपको अक्सर सटीक बजट निर्धारित करने के लिए विभाग की ओर से दूसरों से परामर्श करना होगा। एक बजट में किए गए गतिविधियों में शामिल लोगों और सामग्रियों के उपयोग सहित कई विचारों के साथ-साथ कितनी देर तक (यानी लोगों) की आवश्यकता होगी और सामग्री का उपयोग किया जाएगा।
संचार कुंजी है
प्रायः एक ग्राहक (या बॉस) एक परियोजना को परियोजना के दायरे पर विचार किए बिना पूर्व निर्धारित समय और बजट के भीतर पूरा करना चाहता है। इसके साथ समस्या यह है कि लगभग हमेशा, परियोजना का दायरा समय और बजट की बाधाओं के कारण उचित रूप से पूरा नहीं किया जा सकता है। नतीजतन, परियोजना प्रबंधन का हिस्सा किसी ग्राहक या मालिक के साथ परियोजना के दायरे की शर्तों पर बातचीत कर रहा है। वार्ता प्रक्रिया के दौरान, साथ ही साथ परियोजना की पूरी लंबाई, अच्छी स्पष्ट संचार एक सबसे महत्वपूर्ण कौशल है जिसे आपको आवश्यकता होगी। जितनी अधिक स्पष्ट रूप से आप चुनौतियों को संवाद करते हैं, आपके ग्राहक या मालिक खुश होंगे।