प्रोजेक्ट चार्टर की सबसे महत्वपूर्ण भूमिका यह तय करना है कि परियोजना वास्तव में क्या हासिल करेगी। आइए देखें कि इस आवश्यक प्रोजेक्ट दस्तावेज़ में क्या है।
एक परियोजना चार्टर में क्या जाता है?
प्रोजेक्ट चार्टर का पहला भाग प्रोजेक्ट का नाम, प्रायोजक और प्रोजेक्ट मैनेजर के नाम और दस्तावेज़ तैयार होने की तिथि का वर्णन करेगा।
फिर आप दस्तावेज़ के मांस में आते हैं।
एक परियोजना चार्टर के मुख्य अनुभाग इस प्रकार हैं।
परियोजना उद्देश्य: यह बताता है कि परियोजना क्यों चाहता है। आप एक व्यापार मामले या अनुबंध को देख सकते हैं जो इस परियोजना को चला रहा है या बस यह बताता है कि काम के इस टुकड़े को करना क्यों महत्वपूर्ण है।
परियोजना विवरण: इस खंड में बताएं कि परियोजना क्या हासिल करने जा रही है। आपको उन वस्तुओं पर ब्योरा देना चाहिए जो निर्मित किए जा रहे हैं या जो सेवाएं वितरित की जा रही हैं।
बजट: इस बिंदु पर आपके पास परियोजना कार्यों के बारे में सभी विवरण नहीं हो सकते हैं, इसलिए आप एक पूर्ण और विस्तृत परियोजना बजट एक साथ नहीं रख सकते हैं। किसी भी बजट की बाधाओं या आपके द्वारा अपेक्षित व्यय की उच्च स्तरीय प्रारंभिक सीमा पर ध्यान दें।
जोखिम: सभी परियोजनाओं के जोखिम हैं। प्रोजेक्ट चार्टर का यह अनुभाग आपके प्रोजेक्ट जोखिम लॉग के प्रारंभिक संस्करण को बनाता है। इस बिंदु पर आप जो भी जोखिम जानते हैं उसे दस्तावेज करें ताकि प्रबंधन टीम देख सके कि आगे बढ़ने वाली परियोजना को क्या प्रभावित कर सकता है।
मील का पत्थर: यदि आप उच्च स्तर के मील के पत्थर जानते हैं, तो उन्हें इस खंड में परियोजना चार्टर में शामिल करें। जब आप एक और विस्तृत योजना एकत्र करने के लिए आते हैं तो आप उन्हें अपने गैंट चार्ट पर स्थानांतरित कर सकते हैं। फिलहाल आप केवल मृत तारीखों या अनुबंधों में निर्दिष्ट कुछ भी ढूंढ रहे हैं जिन पर आप काम कर रहे हैं।
परियोजना उद्देश्य: यह वास्तव में एक महत्वपूर्ण खंड है लेकिन इसे एक साथ रखना मुश्किल हो सकता है। आप इस सवाल का जवाब देने की कोशिश कर रहे हैं: "जब हम समाप्त कर लेंगे तो हम कैसे जानेंगे?" लिखें कि आप परियोजना को क्या वितरित करने की उम्मीद करते हैं और यदि आप वहां गए हैं तो आप कैसे जानेंगे। उदाहरण के लिए, सभी विभागों के लिए एक समय रिकॉर्डिंग सिस्टम लॉन्च करने के लिए एक परियोजना में, उद्देश्य यह हो सकता है: "सभी टीमें साल के अंत तक टाइम्सशीट सिस्टम का उपयोग कर रही हैं।" इसके अलावा एक नोट करें कि कौन जिम्मेदार होगा इस बात से सहमत हैं कि आप इस उद्देश्य तक पहुंच गए हैं। यह परियोजना के अंत में किसी भी समस्या से बचाता है जहां अचानक काम पूरा करने के लिए कोई भी तैयार नहीं होता है।
प्रोजेक्ट मैनेजर अथॉरिटी लेवल: जब तक यह कहीं और स्पष्ट रूप से स्पष्ट और दस्तावेज नहीं होता है, तब तक चार्टर में एक सेक्शन शामिल है जो आप किसी और वरिष्ठ से आगे साइन आउट किए बिना कर सकते हैं। यह आम तौर पर बजट और टाइम्सकेल्स पर सहिष्णुता के स्तर पर निर्भर करता है और इस तरह व्यक्त किया जाएगा: "परियोजना प्रबंधक के पास बजट पर 10% सहनशीलता और अनुसूची पर 5% सहिष्णुता है। इन अनुमोदित सीमाओं के ऊपर किसी भी विचलन को परियोजना प्रायोजक द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। "आप परियोजना अनुभाग से कर्मचारियों को भर्ती और फायरिंग के बारे में प्रोजेक्ट मैनेजर के अधिकार के बारे में निर्दिष्ट करने के लिए इस अनुभाग का विस्तार कर सकते हैं।
परियोजना चार्टर को मंजूरी दे दी
परियोजना चार्टर का अंतिम खंड अनुमोदन अनुभाग है। प्रोजेक्ट मैनेजर और प्रोजेक्ट प्रायोजक (या जिस व्यक्ति ने कार्यकाल को लात मार दिया है, यदि लंबी अवधि के प्रायोजक को अभी तक नियुक्त नहीं किया गया है) को दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर और तारीख करनी चाहिए। आज, यह ईमेल के माध्यम से होने की संभावना है इसलिए यदि आप इसे वापस संदर्भित करने की आवश्यकता है तो अपनी प्रोजेक्ट फ़ाइलों में ईमेल प्राधिकरण की एक प्रति रखें।