परियोजनाओं में कानबान आमतौर पर एक ग्रिड और कार्ड से बना एक दृश्य बोर्ड बनाता है। (सुनिश्चित नहीं है कि कानबान क्या है? परियोजना प्रबंधन में कानबान के लिए यह परिचय पढ़ें।) बोर्ड एक सफेदबोर्ड या दीवार पर कागज के टुकड़ों (आमतौर पर 3 "x 5" इंडेक्स कार्ड या चिपचिपा नोट्स) के गठित हो सकता है। वैकल्पिक रूप से, बोर्ड इलेक्ट्रॉनिक-कई सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम हो सकता है और प्लेटफॉर्म कानबान-स्टाइल प्रोजेक्ट प्रबंधन बोर्ड का समर्थन करते हैं। एक डिजिटल समाधान एक अच्छा उपकरण है जब एक परियोजना टीम भौतिक रूप से सह-स्थित नहीं है, या जब टीम के सदस्यों को कार्यालय से बाहर होने पर बोर्ड तक पहुंचने की आवश्यकता होती है।
01 कानबान ग्रिड
सरल परियोजनाओं के लिए, एक कानबान-शैली ग्रिड में एक पंक्ति और एकाधिक कॉलम होंगे। कॉलम उस प्रक्रिया का प्रतिनिधित्व करते हैं जिसके माध्यम से बाएं (प्रारंभ) से दाएं (अंत) तक काम बहता है। यदि टीम एक से अधिक प्रकार के काम को संबोधित कर रही है, या यदि उप-टीम या विभिन्न प्रकार की कार्य धाराएं हैं, तो बोर्ड का आयोजक कार्ड को लंबवत रूप से अलग करने के लिए पंक्तियों का उपयोग कर सकता है।
कार्ड प्रक्रिया में अपने वर्तमान चरण के अनुसार कॉलम में बोर्ड में चले जाते हैं। यह तस्वीर कार्रवाई में एक ठेठ कानबान ग्रिड दिखाती है।
एक बार उनके कानबान बोर्ड की स्थापना हो जाने के बाद, परियोजना टीम आम तौर पर "स्थायी" या बहुत छोटी बैठक में नियमित आवृत्ति के साथ बोर्ड के आसपास मिलती है। टीम का उद्देश्य बोर्ड के अंतिम कॉलम में "खींचें" काम करना है, जिसे अक्सर "संपन्न" कहा जाता है। इन बैठकों में, टीम चर्चा करती है जब प्रत्येक कार्ड अगले कॉलम पर जाने में सक्षम होगा। अगर कोई कार्ड आगे बढ़ने पर काम कर रहा है और इसमें बाधा आ गई है, तो इस मुद्दे को हल करने के लिए उठाए गए कार्यों के साथ स्टैंडअप मीटिंग में यह उल्लेख किया जाएगा।
02 कानबान फ्रेम ऑफ माइंड
- खराब मल्टीटास्किंग निकालें। काम करने वाले मनोवैज्ञानिकों और समाजशास्त्रियों ने इस विषय पर बहुत कुछ लिखा है। शोध इंगित करता है कि स्विचिंग कार्य हमें धीमा कर देते हैं और मानसिक रीसेटिंग और अन्य सेटअप लागतों के कारण गुणवत्ता के मुद्दों का कारण बनते हैं।
- कार्य प्रगति पर सीमित करें। खराब मल्टीटास्किंग को कम से कम लाने के लिए, आपको कानबान प्रणाली में जारी किए गए कार्ड की संख्या सीमित करने की आवश्यकता है। बोर्ड के "डूइंग" कॉलम में प्रबंधन को अधिक कार्ड (कार्य, परियोजनाएं, या विशेषताओं) को धक्का देने की अनुमति न दें। इस चरण के लिए प्रबंधकों के दिमाग में महत्वपूर्ण परिवर्तन की आवश्यकता हो सकती है जो मानते हैं कि समय पर काम खत्म करने के लिए, जितनी जल्दी हो सके शुरू करना चाहिए।
- एक टीम के रूप में समस्याओं को हल करने की संस्कृति को बढ़ावा देना, जो दूसरों को दोष देने के लिए प्रेरित करता है।
- बैकलॉग प्राथमिकता के शीर्ष रखें। "बैकलॉग" कॉलम के शीर्ष पर स्थित कार्ड अगले कार्य, प्रोजेक्ट या फीचर्स होना चाहिए जो ग्राहक और व्यापार के लिए सबसे अधिक मूल्य प्रदान करेंगे।
एक कानबान प्रणाली कई प्रकार की परियोजनाओं पर निष्पादित करने का एक प्रभावी तरीका है। अधिकांश दुबला औजारों की तरह, यह सीखने और निरंतर सुधार की मानसिकता के साथ मिलकर सबसे अच्छा काम करता है। कानबान बोर्ड को लागू करने के लिए कोई भी "सही" तरीका नहीं है, और कई कारक इसकी संरचना को प्रभावित कर सकते हैं साथ ही टीम के व्यवहार को भी प्रभावित कर सकते हैं। आम तौर पर, बोर्ड का उपयोग करने वाली किसी भी परियोजना टीम को कानबान की अवधारणाओं में प्रशिक्षित किया जाना चाहिए, और फिर इसे अपने कानबान सिस्टम पर विकसित करने और सुधारने की अनुमति दी जाती है।
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