क्षेत्रों की बढ़ती संख्या में, सचिवों के पास स्नातक की डिग्री होती है या मान्यता प्राप्त कानूनी सचिव या प्रमाणित चिकित्सा प्रशासनिक सहायक जैसे विशिष्ट केंद्रित केंद्रित प्रमाणपत्र प्राप्त होते हैं।
सचिवों / प्रशासनिक सहायक के लिए नौकरी की आवश्यकताएं
प्रशासनिक स्थिति में काम करने के लिए , आपको विभिन्न तरीकों से प्रौद्योगिकी का उपयोग करके आरामदायक रहने की उम्मीद की जाएगी। आपको दस्तावेजों को उत्पन्न करने, स्लाइड प्रस्तुतियों को एक साथ रखने, स्प्रेडशीट बनाने, डेटाबेस प्रबंधित करने और वेबसाइटों को बनाए रखने की आवश्यकता हो सकती है। आपको माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस, ईमेल और इंटरनेट का उपयोग करके सहज रहना चाहिए। एक छोटे से व्यवसाय में नौकरी के लिए, आपको क्विकबुक या अन्य लेखांकन सॉफ्टवेयर कार्यक्रमों से परिचित होना पड़ सकता है।
अच्छा मौखिक और लिखित संचार कौशल आवश्यक हैं। जब आप किसी ऑफिस जॉब में काम करते हैं तो आपको विस्तार से उन्मुख होने और प्रूफरीडिंग कौशल रखने की आवश्यकता होती है। आपके पास लेखन / संपादन कौशल सहित अंग्रेजी भाषा का ठोस आदेश होना चाहिए। कुछ नौकरी जिम्मेदारियों में दस्तावेज़ और / या वेबसाइटें शामिल हो सकती हैं। आपको संचार या वेब सामग्री को संशोधित करने या लिखने में सहजता की आवश्यकता होगी।
कार्यालय प्रबंधक की भूमिका आपकी जिम्मेदारियों का हिस्सा हो सकती है। एक सफल प्रबंधक बनने के लिए, आपको मल्टीटास्क करने और व्यवस्थित होने में सक्षम होना चाहिए। एक प्रबंधक के रूप में, आप प्रायः पुरस्कार विजेताओं और धन उगाहने की घटनाओं या ग्राहक बैठकों की अनुसूची जैसे कर्मचारियों की घटनाओं की योजना बनाते हैं और अपने सहकर्मियों के लिए कार्यक्रम निर्धारित करते हैं।
एक सचिव / प्रशासनिक सहायक के रूप में नौकरी कैसे खोजें I
अपनी खोज शुरू करने से पहले, पिछले नियोक्ताओं से संदर्भ इकट्ठा करें। यदि आपके पास अधिक कार्य अनुभव नहीं है, तो आप व्यक्तिगत संदर्भ का उपयोग कर सकते हैं।
नियोक्ता जो एक सचिव या प्रशासनिक सहायक को भर्ती कर रहे हैं वे ऐसे व्यक्ति की तलाश में हैं जो वे आसानी से काम कर सकें, जो अन्य कर्मचारियों के साथ अच्छी तरह से मिश्रण करेगा और गोपनीय जानकारी के साथ भरोसा किया जा सकता है। सिफारिश के मजबूत पत्र इन गुणों का प्रदर्शन कर सकते हैं।
नौकरी खोलने पर लीड प्राप्त करने के लिए अपने नेटवर्क में टैप करें। फेसबुक और लिंक्डइन संपर्कों, पारिवारिक मित्रों, पड़ोसियों और पूर्व नियोक्ताओं तक पहुंचें और उन्हें बताएं कि आप उन लोगों के परिचय की सराहना करेंगे जिन्हें वे जानते हैं।
यदि आप कानून, दवा, प्रकाशन, या उच्च शिक्षा जैसे किसी क्षेत्र पर अपनी खोज पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, अपने संपर्कों को विशेष रूप से रेफरल के लिए उन पेशेवरों से पूछें जिन्हें वे रोजगार के उन क्षेत्रों में जानते हैं।
व्यक्ति में आवेदन करना
आप उस कंपनी के प्रतिनिधि होंगे जो आपको काम पर रखता है और अक्सर ग्राहकों या ग्राहकों को पहली छाप प्रदान करता है। इसका मतलब है कि स्वच्छ-कट छवि और मजबूत पारस्परिक कौशल सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के पास महत्वपूर्ण हैं।
यदि आप भावी नियोक्ता द्वारा ध्यान देने का कोई तरीका ढूंढ सकते हैं तो यह आपको उम्मीदवार के रूप में बढ़त दे सकता है। अनुशंसा के अपने पत्र और हाथ में फिर से शुरू करने के साथ, स्थानीय संगठनों और व्यवसायों पर जाएं। यहां एक नौकरी के लिए आवेदन करने का तरीका बताया गया है ।
गेटकीपरों को आकर्षण दें और पूछें कि क्या आप पर्यवेक्षकों या प्रबंधकों के साथ संगठन के साथ सहायक स्टाफ पदों के बारे में बात कर सकते हैं। यदि प्रबंधक अनुपलब्ध हैं, तो रिसेप्शनिस्ट को अपने प्रमाण-पत्रों के बारे में कुछ महत्वपूर्ण तथ्य बताएं और पूछें कि क्या वे आपके मालिकों के साथ अपना रेज़्यूमे साझा करने के लिए पर्याप्त दयालु हो सकते हैं।
ऑनलाइन नौकरियों के लिए खोजें
जॉब लिस्टिंग बनाने के लिए प्रशासनिक सहायक, विपणन सहायक, संपादकीय सहायक, चिकित्सा सचिव, कानूनी सचिव और कार्यालय सहायक जैसे कीवर्ड के साथ नौकरी खोलने के लिए Google खोज करें। आपके स्थानीय समाचार पत्र या चैंबर ऑफ कॉमर्स के लिए वेबसाइट के रोजगार अनुभाग पर कई प्रशासनिक नौकरियों का भी विज्ञापन किया जाएगा।
प्रशासनिक सहायक नौकरियों के लिए साक्षात्कार
जब आप खुली स्थिति के लिए साक्षात्कार करते हैं तो आपकी व्यक्तिगत छवि और पारस्परिक कौशल का मूल्यांकन नियोक्ताओं द्वारा किया जाएगा। सुनिश्चित करें कि आप निर्दोष रूप से तैयार और तैयार हैं। एक गर्म मुस्कान और फर्म हैंडशेक के साथ अपने साक्षात्कारकर्ता को नमस्कार करें। समूह स्थितियों में अपने प्रत्येक साक्षात्कारकर्ताओं के साथ उचित आंखों के संपर्क करें।
समय से पहले व्यवसाय की खोज करके साक्षात्कार के लिए तैयार रहें। कार्यालय में क्या करते हैं और उनके ग्राहक कौन हैं, उससे परिचित हो जाएं। साथ ही, 5 - 7 संपत्तियों को हाइलाइट करके खुद को बेचने के लिए तैयार करें जो आपको संगठन में सचिव या प्रशासनिक सहायक के रूप में अपनी भूमिका में प्रभावी बनाने में सक्षम बनाएगा। प्रत्येक संपत्ति के लिए, आप उल्लेख करते हैं, एक भूमिका, परियोजना या नौकरी के संदर्भ में तैयार रहें जहां आपने उस ताकत को लागू किया और कुछ सकारात्मक परिणाम उत्पन्न किए।
अतीत में उत्कृष्टता प्राप्त करने के बारे में इन कहानियों को बताते हुए, नियोक्ताओं को यह सुनिश्चित करने का एक लंबा सफर तय हो सकता है कि आपके पास नौकरी में उत्कृष्टता प्राप्त करने के लिए सही चीजें हैं। स्थिति के लिए विज्ञापन या नौकरी विवरण की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें और उनकी प्राथमिकताओं / आवश्यकताओं की एक सूची बनाएं। प्रत्येक योग्यता के लिए, उस उदाहरण के बारे में सोचें कि आपने उस गुणवत्ता को कैसे प्रदर्शित किया या उस कौशल को लागू किया।
आपके कमजोरियों और चुनौतियों जैसे प्रशासनिक साक्षात्कारों के लिए अन्य सामान्य प्रश्नों के उत्तर तैयार करें जिन्हें आपने पहले देखा था। नियोक्ता शायद अतीत में पर्यवेक्षकों के साथ संबंधों के बारे में पूछेंगे, इसलिए यह संदर्भित करने के लिए तैयार रहें कि आपने मालिकों के साथ अच्छी तरह से कैसे काम किया है और चुनौतीपूर्ण व्यक्तित्वों के साथ प्रभावी तरीके से निपटाया है और उन लिखित संदर्भों को आसान तरीके से निपटाया है।
साक्षात्कार के बाद का पालन करें
साक्षात्कार के तुरंत बाद, धन्यवाद कार्ड या पत्र लिखें जो स्पष्ट रूप से इंगित करता है कि आप उस नियोक्ता के साथ काम करना चाहते हैं। अभिव्यक्त करें कि आप उनसे मिलने के लिए समय निकालने की सराहना करते हैं और संक्षेप में बताते हैं कि आप स्थिति के लिए एक उत्कृष्ट फिट कैसे हैं।
यदि आप कई साक्षात्कारकर्ताओं से मुलाकात की हैं, तो प्रत्येक संचार में कुछ अलग-अलग शामिल करने का प्रयास करें ताकि आप यह दिखा सकें कि आप बेहद प्रेरित और विचारशील व्यक्ति हैं।