जर्नल हर व्यवसाय के मालिक को रखना चाहिए
एक लेखा जर्नल की परिभाषा
एक लेखांकन पत्रिका बस यही लगता है - यह आपके व्यवसाय के सभी वित्तीय लेनदेन के विवरण रिकॉर्ड करने का एक स्थान है।
यह आपके लेनदेन को प्रभावित करने वाले आपके खातों में से कौन सा रिकॉर्ड रिकॉर्ड करता है। लेखांकन शर्तों में, एक "जर्नल" एक पुस्तक, स्प्रेडशीट, या लेखांकन सॉफ्टवेयर के रूप में रखे गए वित्तीय रिकॉर्ड को संदर्भित करता है। इसमें एक व्यापार के बारे में सभी रिकॉर्ड की गई वित्तीय लेनदेन जानकारी शामिल है। इसे पहली प्रविष्टि की पुस्तक के रूप में भी जाना जाता है।
यह आपके व्यापार को कुछ क्षेत्रों में ओवरपेन्डिंग से रोक सकता है जबकि दूसरों में अंडरपेन्डिंग करता है। यह आपको और आपके अधिकारियों को कुछ खातों को ओवरड्राइंग करने से भी रोक सकता है, और यह हाथ से बाहर होने से पहले किसी भी अनियमितता को खोजने में आपकी सहायता कर सकता है। संक्षेप में, हालांकि यह सिर्फ एक साधारण किताब या कंप्यूटर स्प्रेडशीट है, लेकिन एक लेखांकन पत्रिका संभावित संकट को शुरू करने या फैलाने से रोक सकती है।
कंप्यूटर से पहले, एक लेखांकन पत्रिका एक कंपनी के लिए वित्तीय लेनदेन रिकॉर्ड करने के लिए एकाधिक कॉलम के साथ एक भौतिक लॉग बुक थी। आज, अधिकांश व्यवसाय अपने व्यापार लेनदेन को रिकॉर्ड और प्रबंधित करने के लिए कुछ प्रकार के वित्तीय लेखा सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं।
इन लेन-देन को लाभ और हानि बयान, वित्तीय विवरण और अन्य महत्वपूर्ण वित्तीय रिपोर्ट तैयार करने के लिए "खातों का चार्ट" संख्या का उपयोग करके एक विशिष्ट खाता वर्ग को सौंपा जाता है।
एक लेखा जर्नल कैसे बनाया गया है
प्राप्तियां, बिक्री टिकट, नकद रजिस्टर टेप, चालान, और अन्य डेटा स्रोतों से जानकारी दर्ज करके एक लेखांकन पत्रिका बनाई जाती है जो कि होने वाले वित्तीय लेनदेन दिखाती है।
जर्नल में क्रमिक क्रम में व्यापार लेनदेन प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
उन्हें शुरुआत में डबल-एंट्री विधि या बहीखाता की सिंगल-एंट्री विधि का उपयोग करके रिकॉर्ड किया जाता है। आम तौर पर, हालांकि लेन-देन मूल रूप से उस क्रम में दर्ज किए जाते हैं जिसमें वे होते हैं, क्रेडिट से पहले उस क्रम में डेबिट दर्ज किए जाते हैं। आपको इस प्रारूप में चिपकने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन जर्नल में रिकॉर्ड करने वाले हर किसी को भ्रम को रोकने के लिए एक ही सहमत-पर दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए।
प्रत्येक सूचीबद्ध लेनदेन को जर्नल एंट्री के रूप में जाना जाता है। जर्नल से जानकारी तब व्यापार के नेतृत्व में दर्ज की जाती है।
शुरू करना
यदि आपने अभी तक अपना व्यवसाय शुरू नहीं किया है, तो इस बारे में सोचें कि आपकी कंपनी में कौन से व्यक्ति आप लेखांकन पत्रिका तक पहुंच चाहते हैं। जाहिर है, यह केवल उन लोगों के लिए होना चाहिए जिन पर आप भरोसा करते हैं और आपके संगठन के भीतर निर्दिष्ट वित्तीय या प्रबंधन भूमिका वाले व्यक्ति होते हैं। इसका मतलब मुख्य वित्तीय अधिकारी या खजांची, या एक सरल संगठन - आप, आपके बुककीपर और आपके एकाउंटेंट में हो सकता है।
यद्यपि आप नहीं चाहते हैं कि किसी और हर किसी को आपके लेखांकन पत्रिका तक पहुंच प्राप्त हो, लेकिन आमतौर पर एक व्यक्ति को इसकी निगरानी करने का बुरा विचार होता है। कुछ चुनिंदा लोगों को कंपनी के वित्त पर विनाशकारी विनाश से किसी भी अनुचित खर्च या बजट की कमी को रोकने के लिए जर्नल की सामग्री जाननी चाहिए।