अपने पेपरवर्क को व्यवस्थित कैसे करें

महत्वपूर्ण रिकॉर्ड जल्दी और आसानी से कैसे प्राप्त करें

आपके महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों के बारे में सोचने का एकमात्र समय तब होता है जब आपको उनकी आवश्यकता होती है। और, कई बार, जब आपको उनकी आवश्यकता होती है तो आप उन्हें नहीं ढूंढ सकते हैं क्योंकि आपके पास अपने महत्वपूर्ण दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए एक संगठित और केंद्रीकृत प्रणाली नहीं है और / या आखिरी बार आपको उनकी आवश्यकता होती है, तो आप इसे वापस समुद्र में फेंक देते हैं अपने घर कार्यालय में कागजात को वापस रखने के बजाय जहां यह संबंधित था।

जाना पहचाना?

अपने पूरे घर में फैले अपने सभी महत्वपूर्ण कागजात के साथ, आप उनके लिए बहुत समय और ऊर्जा खोजते हैं। आप उनमें से कुछ को पूरी तरह खोने का जोखिम भी उठा रहे हैं। लेकिन कुछ सरल चरणों के साथ, आप इस सप्ताह के अंत में एक घंटे में अपने महत्वपूर्ण कागजात दस्तावेज व्यवस्थित कर सकते हैं!

आपको एक छोटे दो दराज फाइलिंग कैबिनेट या एक पोर्टेबल फांसी फ़ाइल बॉक्स, बहु रंगीन लटकाने वाली फाइलें (6 अलग-अलग रंग), मनीला थर्ड-कट टॉप-टैब फ़ोल्डर्स और फायरप्रूफ सुरक्षित (वैकल्पिक) की आवश्यकता होगी। या आप एक बड़े बांधने की मशीन और टैब आवेषण खरीद सकते हैं। एक बार जब आप यहां सामान प्राप्त कर लेते हैं तो आपके पेपरवर्क को व्यवस्थित करने के लिए आप छह चरणों का पालन करेंगे।

चरण एक: अपने सभी दस्तावेजों को इकट्ठा करें

इससे पहले कि आप अपने सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों को व्यवस्थित कर सकें, आपको उन्हें ढूंढना होगा। यह कभी-कभी किया जाने से आसान कहा जाता है।

अपने घर कार्यालय को दराजों और अपने डेस्क या टेबल पर रखे कागजात की तरह देखें। पेपर के ढेर को अपने रसोई काउंटरटॉप के साथ-साथ रसोई के दराज और टोकरी को छेड़छाड़ की जांच करें।

अपने शयनकक्ष ड्रेसर और नाइटस्टैंड को देखो (आप सुबह उन्हें भीड़ में छोड़ सकते थे और उनके बारे में भूल गए थे)। अंतिम, लेकिन कम से कम, महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए अपने पर्स या ब्रीफ़केस की जांच करें कि आप अभी भी लगभग (opps) ले जा रहे हैं।

चरण दो: अपने दस्तावेज़ों को वर्गीकृत करें

सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज निम्नलिखित छह श्रेणियों में से एक में आते हैं।

अपने सभी एकत्रित दस्तावेज़ों को निम्नानुसार क्रमबद्ध करें:

• घर और संपत्ति के रिकॉर्ड - बंधक, संपत्ति के काम, गृह सुधार परियोजनाओं और रसीदें, उपकरण मैनुअल और वारंटी, संपत्ति कर जानकारी, गृह बीमा पॉलिसी और मैनुअल
• ऑटो रिकॉर्ड - शीर्षक, रखरखाव रिकॉर्ड, बीमा पॉलिसी और सूचना, ऋण जानकारी और भुगतान रिकॉर्ड
• स्वास्थ्य रिकॉर्ड - बीमा पॉलिसी, स्वास्थ्य बीमा लाभ मैनुअल, चिकित्सा लाभ की व्याख्या, डॉक्टर बिल, पर्चे सूचियां, लचीली व्यय जानकारी, चिकित्सा रसीदें, चिकित्सा निर्देश, जीवन बीमा पॉलिसी
• वित्तीय रिकॉर्ड - बैंक विवरण, कर रिटर्न, कर कटौती रिकॉर्ड, निवेश रिकॉर्ड, ऋण रिकॉर्ड, क्रेडिट कार्ड विवरण
• इलेक्ट्रॉनिक्स रिकॉर्ड - सेल फोन अनुबंध और मैनुअल; कंप्यूटर, लैपटॉप और आईपैड के लिए बिक्री रसीदें और वारंटी; केबल और इंटरनेट योजनाएं और बिल; वायरलेस राउटर बिक्री रसीद और मैनुअल
• व्यक्तिगत अभिलेख - जन्म प्रमाणपत्र, शादी प्रमाण पत्र, तलाक प्रमाण पत्र, हिरासत पत्र, सामाजिक सुरक्षा सूचना, टीकाकरण रिकॉर्ड, पासपोर्ट, सैन्य सेवा रिकॉर्ड, बपतिस्मा और पुष्टि रिकॉर्ड, इच्छा, अंतिम संस्कार योजना और दफन साइट की जानकारी। यदि आपके पास पालतू जानवर हैं, तो आप इस श्रेणी में पशु चिकित्सा और टीकाकरण जैसे महत्वपूर्ण दस्तावेज भी शामिल कर सकते हैं।

चरण तीन: अपने महत्वपूर्ण दस्तावेज खोजें

आपके अधिकांश महत्वपूर्ण दस्तावेज़ नियमित फाइलिंग कैबिनेट या पोर्टेबल फांसी फ़ाइल बॉक्स में संग्रहीत किए जा सकते हैं। कुछ ऐसे हैं, हालांकि, वास्तव में एक फायरप्रूफ सुरक्षित या ऑफसाइट स्टोरेज विकल्प जैसे सुरक्षा जमा बॉक्स में संग्रहीत किया जाना चाहिए।

महत्वपूर्ण दस्तावेज दस्तावेज हैं जो प्रतिस्थापित करने में बहुत मुश्किल या बहुत समय लेने वाले होंगे। उनमें संवेदनशील व्यक्तिगत जानकारी हो सकती है जिसे ब्रेक-इन या लूट की स्थिति में समझौता किया जा सकता है। घटना में, आपका घर आग या बाढ़ से नष्ट हो गया था, आप चाहते हैं कि ये महत्वपूर्ण दस्तावेज बरकरार रहें।

अधिकांश लोगों के लिए, निम्नलिखित दस्तावेजों को महत्वपूर्ण माना जाएगा: सामाजिक सुरक्षा सूचना, जन्म प्रमाण पत्र, बीमा पॉलिसी आपके एजेंट की संपर्क जानकारी, इच्छाओं, संपत्ति कर्मों, कार शीर्षक, आपके पासपोर्ट और आपके मूल हस्ताक्षर की आवश्यकता वाले अनुबंध या अनुबंध के साथ।

अपने फायरप्रूफ सुरक्षित या ऑफ़साइट स्टोरेज विकल्प में रखे गए सभी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों की एक मास्टर सूची बनाएं।

चरण चार: अपने बटुए को डुप्लिकेट करें

हम में से अधिकांश हर दिन हमारे जेब में महत्वपूर्ण जानकारी लेते हैं। क्या आप अपने वॉलेट में सबकुछ जानते हैं? अगर आपका वॉलेट गुम हो गया या चोरी हो गया तो आप क्या करेंगे?

अपने ड्राइवर का लाइसेंस, दाता कार्ड, स्वास्थ्य बीमा कार्ड, जिम किराने की दुकान वफादारी कार्ड, वेयरहाउस क्लब, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि सभी क्रेडिट और डेबिट कार्ड (प्रतिलिपि सामने और पीछे) की सदस्यता लें। इन प्रतियों को अपने अन्य महत्वपूर्ण कागजात दस्तावेज़ों के साथ रखें:

चरण पांच: एक साधारण फाइलिंग सिस्टम बनाएं

फाइलिंग प्रणाली जितनी सरल होगी, उतनी अधिक संभावना है कि आप इसे लगातार आधार पर उपयोग करें। प्रत्येक श्रेणी के महत्वपूर्ण दस्तावेज़ को लें और इसे एक लटकती फ़ाइल रंग असाइन करें:

• घर और संपत्ति रिकॉर्ड्स
• ऑटो रिकॉर्ड्स
• स्वास्थ्य रिकॉर्ड्स
• आर्थिक अभिलेख
• इलेक्ट्रॉनिक्स रिकॉर्ड्स
• व्यक्तिगत रिकॉर्ड्स

प्रत्येक श्रेणी में आपके पास मौजूद दस्तावेज़ों की संख्या के लिए अपनी फाइलिंग सिस्टम में लटकाने वाली फ़ाइलों की उचित संख्या जोड़ें।

मनीला फ़ोल्डरों का उपयोग करें और प्रत्येक श्रेणी के भीतर प्रत्येक व्यक्तिगत दस्तावेज़ के लिए एक फ़ोल्डर बनाएँ। फ़ोल्डर को उपयुक्त रंगीन फांसी फ़ाइल अनुभाग में रखें।

यदि आपने एक बड़ा तीन-अंगूठी बांधने वाला और टैब आवेषण खरीदा है, तो उपरोक्त रिकॉर्ड नामों वाले टैब लेबल करें, पेपर होल सभी दस्तावेज़ों को पंच करें और उन्हें व्यवस्थित करें। यदि कागजात पेपर छेद पेंच नहीं होना चाहिए, तो पेपर छेद एक फ़ोल्डर पंच करें और दस्तावेज़ों को फ़ोल्डर में रखें।

अब, यदि पेपरवर्क सिर्फ आपकी बात नहीं है तो यह आपके लिए एक मुफ़्त क्षण हो सकता है। आप इन सभी दस्तावेजों को स्कैन कर सकते हैं, उन्हें हार्ड ड्राइव पर सहेज सकते हैं, और फिर इसे सब कुछ खराब कर दिया। लेकिन अपने विवेकाधिकार का उपयोग करें क्योंकि कुछ कागजी कार्य बेहतर बचाए गए हैं। अपने सबसे अच्छे फैसले का प्रयोग करें।

चल रही रखरखाव

अब जब आपके महत्वपूर्ण कागजात व्यवस्थित होते हैं, तो उन्हें व्यवस्थित रखें। प्रत्येक महीने जब आप अपने बिल का भुगतान करते हैं, तो अपने फाइलिंग सिस्टम के उचित अनुभाग में कोई भी नया दस्तावेज़ दर्ज करें। साथ ही, उस महीने के दौरान सिस्टम से निकाले गए किसी दस्तावेज़ को देखें जो अभी भी फाइलिंग सिस्टम से बाहर हो सकता है। उन्हें दोबारा दर्ज करें। साल में कम से कम दो बार, यह देखने के लिए कि क्या कोई भी शुद्ध किया जा सकता है, अपने फाइलिंग सिस्टम में दस्तावेज़ों की समीक्षा करें। पालन ​​करने के लिए एक अच्छा अनुसूची वर्ष के पहले और प्रत्येक स्कूल वर्ष के अंत में है।

थोड़ा प्रयास करके, आप अपने महत्वपूर्ण कागजात दस्तावेजों को व्यवस्थित करके दीर्घकालिक लाभ प्राप्त कर सकते हैं।

एलिजाबेथ मैकग्रोरी द्वारा संपादित।