नियोक्ता रिकॉर्ड क्या नियोक्ता बनाए रखने चाहिए?

स्मार्ट नियोक्ता कर्मचारी रिकॉर्ड्स के लिए 4 अलग-अलग फाइलें बनाए रखते हैं

जानना चाहते हैं कि नियोक्ता के रूप में बनाए रखने के लिए कर्मचारी रिकॉर्ड क्या हैं? नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी के लिए चार कर्मचारी रिकॉर्ड फाइलों को बनाए रखता है। इसके अतिरिक्त, नियोक्ता सभी कर्मचारियों के लिए अन्य कर्मचारी रिकॉर्ड फाइलों को बनाए रखता है।

कर्मचारी रिकॉर्ड्स की कार्मिक फाइलें

प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक कर्मियों की फाइल बनाए रखी जाती है। इन कर्मियों की फाइलों में गोपनीय दस्तावेज होते हैं और मानव संसाधन कर्मचारियों द्वारा प्रबंधित और बनाए रखा जाता है।

कार्मिक फाइलें कुछ कंपनियों में नियोक्ता, कर्मचारी और कर्मचारी के प्रबंधक द्वारा उपयोग किए जाने वाले मुख्य कर्मचारी रिकॉर्ड हैं।

दूसरों में- और यह कर्मचारी कर्मियों की फाइल के लिए अनुशंसित दृष्टिकोण-पहुंच एचआर तक सीमित है और कर्मचारी पर्यवेक्षण में है।

एक कर्मियों की फाइल में विशिष्ट दस्तावेज में रोजगार आवेदन , एक पारिवारिक आपातकालीन संपर्क फ़ॉर्म, दस्तावेज अनुशासनात्मक कार्रवाई इतिहास, एक फिर से शुरू करने, कर्मचारी हैंडबुक रसीद कर्मचारी साइन ऑफ, नियोक्ता नियोक्ता हस्ताक्षर पत्र, आवधिक मूल्यांकन, नौकरी मूल्यांकन, या प्रदर्शन शामिल हैं विकास योजना, प्रशिक्षण प्रमाण पत्र और उपस्थिति सबूत, और प्रत्येक कर्मचारी के बारे में वर्तमान व्यक्तिगत संपर्क जानकारी।

सभी कर्मियों की फाइलों में एक ही दस्तावेज नहीं होते हैं लेकिन प्रत्येक कर्मियों की फाइल में कुछ दस्तावेज होते हैं जो समान होते हैं। कर्मचारी के प्रदर्शन का दस्तावेज़ीकरण कर्मियों की फाइल में नहीं है जब तक कि यह अनुशासनात्मक कार्रवाई, एक पुरस्कार, या उत्कृष्ट उपलब्धि के कुछ अन्य संकेतों की आवश्यकता नहीं है।

इस तरह के हर रोज़ प्रदर्शन नोट्स फ़ाइल में हैं जो प्रबंधक अपने कर्मचारियों के प्रदर्शन, लक्ष्यों और योगदानों को ट्रैक करते रहते हैं।

कर्मचारी रिकॉर्ड्स की पेरोल फाइलें

पेरोल फाइलें कर्मचारी रिकॉर्ड भी बनाए रखती हैं। पेरोल फाइलों में कर्मचारी की नौकरियों, विभागों, मुआवजे में परिवर्तन, सजावट, ऋण, और कर्मचारी को भुगतान करने और कर्मचारी के मुआवजे के इतिहास की एक प्रति रखने के लिए आवश्यक अन्य जानकारी का इतिहास होता है।

पेरोल फ़ाइल में सरकारी फॉर्मों का इतिहास भी शामिल होगा जैसे कि डब्ल्यू -2, डब्ल्यू -4, और कर्मचारी द्वारा भरे सामाजिक सुरक्षा रोकथाम दस्तावेज। फ़ाइल में कर्मचारियों के भुगतान की जानकारी और कर्मचारी पेचेक से भुगतान वापस लेने की अनुमति भी होगी।

कर्मचारी रिकॉर्ड्स की चिकित्सा फाइलें

नियोक्ता द्वारा एक कर्मचारी चिकित्सा फाइल भी रखी जाती है। मेडिकल फाइल में कर्मचारी रिकॉर्ड मानव संसाधन नामित कर्मचारियों और कर्मचारी के रिकॉर्ड को छोड़कर किसी भी व्यक्ति के लिए उपलब्ध नहीं हैं जिनके रिकॉर्ड फ़ाइल में बनाए रखा जाता है। मेडिकल फाइलों में डॉक्टर के नोट्स, एफएमएलए एप्लीकेशन पेपरवर्क, ड्रग टेस्ट सूचना, भौतिक सूचना की आवश्यकता होती है, और ऐसे अन्य दस्तावेज जो कर्मचारी या उसके परिवार के सदस्य के चिकित्सा स्वास्थ्य से संबंधित होते हैं।

कर्मचारी रिकॉर्ड की गोपनीयता की वजह से चिकित्सा फाइलें, सुरक्षित भंडारण और गोपनीयता की उच्चतम डिग्री प्राप्त करती हैं। यह अनुशंसा की जाती है कि चिकित्सा फाइलों को लॉक किए गए फ़ाइल ड्रॉर्स में रखा जाना चाहिए जो एक कमरे में बंद हैं जो एचआर नामित कर्मचारियों के अलावा अन्य कर्मचारियों के लिए उपलब्ध नहीं है।

कर्मचारी रिकॉर्ड्स की I-9 फ़ाइलें

I-9 फ़ाइलें घर कर्मचारी रिकॉर्ड जो सभी कर्मचारियों के लिए एक फ़ाइल में बनाए रखा जाता है जो अन्य कर्मचारी रिकॉर्ड से अलग होता है।

नियोक्ता इस कर्मचारी रिकॉर्ड को सरकारी अधिकारियों और अन्य संस्थाओं से कर्मचारियों की गोपनीयता बनाए रखने के लिए अन्य कर्मचारी रिकॉर्ड्स से अलग रखते हैं जो कर्मचारी I-9 की समीक्षा करने के लिए अधिकृत हैं।

I-9s को एक अलग स्थान पर रखने से यह सुनिश्चित होगा कि यदि आपको संघीय I-9 फ़ाइल समीक्षा के लिए चुना गया है, तो सरकारी कर्मचारियों को कर्मचारी के बारे में किसी भी अन्य रिकॉर्ड तक पहुंच नहीं होगी या वास्तविक के अपवाद के साथ आपके संगठन के साथ उनके रोजगार आई -9 फॉर्म ये जांच हर साल बढ़ रही हैं इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके कर्मचारियों ने आई-9 फॉर्मों को सही तरीके से भर दिया है या आप जुर्माने और संभावित रूप से जेल के समय के अधीन हो सकते हैं।

कर्मचारियों द्वारा कर्मचारी रिकॉर्ड्स तक पहुंच

सामान्य कारोबारी घंटों के दौरान कर्मचारी मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति से संपर्क करके अपने कर्मचारी रिकॉर्ड देख सकते हैं।

कोई कर्मचारी किसी भी दस्तावेज़ को अपने रिकॉर्ड में बदल या हटा सकता है जिसे एचआर स्टाफ व्यक्ति की उपस्थिति में देखा जाना चाहिए।

आपको अपने कर्मचारी हैंडबुक में एक कर्मचारी कर्मियों को देखने की नीति की आवश्यकता है और कर्मचारियों के अनुरोधों के संबंध में अपनी फाइलों को देखने के लिए इसे अंधाधुंध पालन करना होगा।

यदि कोई कर्मचारी आपके रोजगार छोड़ने के बाद अपने कर्मियों के रिकॉर्ड की प्रतिलिपि के लिए एक लिखित अनुरोध भेजता है, तो आपको उन्हें एक प्रतिलिपि भेजनी होगी।

कभी-कभी, आप ऐसे कर्मचारी से मिलेंगे जो इस बारे में संदिग्ध है कि किस तरह के कर्मचारी रिकॉर्ड उनके मानव संसाधन विभाग द्वारा बनाए रखा जाता है। ये वे कर्मचारी हैं जो अपनी कर्मचारी फ़ाइलों की प्रतिलिपि का अनुरोध करने की अधिक संभावना रखते हैं। फिर, भेदभाव के बिना , फ़ाइल की एक प्रति बनाओ और इसे भेजें। (आपको संभावित रूप से फीडबैक प्राप्त होगा कि कर्मचारी आश्चर्यचकित था कि एचआर कर्मचारियों को कितना कम दस्तावेज बनाए रखा गया था।)

कुछ अधिकार क्षेत्र में, फ़ाइल को डुप्लिकेट करने और भेजने की लागत के लिए कर्मचारी को चार्ज करना वैध है।

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