और टीम को अच्छी तरह से काम करने के लिए आप अलग-अलग क्या कर सकते हैं
लेकिन उन्हें परेशान करना आसान है। और जब ऐसा होता है, तो वे उन लोगों में बदल सकते हैं जो अब आपके प्रोजेक्ट के साथ कुछ भी नहीं करना चाहते हैं।
प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए यह एक बड़ा जोखिम है क्योंकि आपको सफल होने के लिए उनकी मदद और समर्थन की आवश्यकता है। उनके इनपुट के बिना, हो सकता है कि आप अपनी परियोजना को वितरित नहीं कर पाएंगे। यहां अपने प्रोजेक्ट हितधारकों को परेशान करने के तरीके हैं और इसके बजाय आपको क्या करना चाहिए।
संवाद करने में विफल
प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में आप जो करते हैं उसका संचार 80% होना चाहिए। जब आप अपनी टीम, आपूर्तिकर्ताओं या ग्राहकों को यह नहीं बताते कि क्या हो रहा है, तो वे जल्दी से नाराज हो जाएंगे। इससे भी बदतर, वे क्या हो रहा है, इसकी व्याख्या के साथ अंतराल को भरने लगते हैं, जो शायद सटीक नहीं है और परियोजना की प्रतिष्ठा को कमजोर हानिकारक हो सकता है।
इसके बजाय, स्पष्ट परियोजना रिपोर्ट एक साथ रखो। उन्हें व्यक्तिगत रूप से और समूहों में मिलें और उन्हें रास्ते के हर कदम पर सूचित रखें। एक परियोजना संचार योजना को एक साथ रखें और हितधारक विश्लेषण करें ताकि आप यह जान सकें कि किसको सुनने की आवश्यकता है और उन्हें कब सुनना होगा।
उनकी राय पूछने में नाकाम रहे
संचार एक बात है, लेकिन यह स्टेटस अपडेट और प्रोजेक्ट ट्रैकिंग के बारे में है। परियोजना में उन्हें शामिल करने के लिए आपको उससे अधिक करने की आवश्यकता है। यह लोगों को परेशान कर सकता है जब वे किसी विशेष क्षेत्र में विषय वस्तु विशेषज्ञ होते हैं, और आप किसी ऐसे चीज़ पर अपने इनपुट के लिए नहीं पूछते हैं जिस पर वे टिप्पणी करने के लिए अत्यधिक योग्य हैं।
परियोजना प्रबंधक इस विश्वास के जाल में पड़ सकते हैं कि उन्हें सबकुछ करने और सभी निर्णय लेने की जरूरत है, लेकिन ऐसा नहीं है।
इसके बजाए, परियोजना के मुद्दों को उठाने के तरीके पर उनकी राय पूछें। विचारों को ध्यान में रखें। आपको जो भी सुझाव है, उसे करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन अगर आप सुनते हैं तो यह संबंध बनाने में मदद करता है। आप परियोजना मीटिंग के माध्यम से ऐसा कर सकते हैं और जब वे सुझावों के साथ आपके पास आते हैं तो सुनने के लिए उपलब्ध हो सकते हैं। यदि यह आपकी टीम है, तो सुनिश्चित करें कि उनके पास अपने विचारों को पूरा करने का पर्याप्त अवसर है।
अपनी योग्यता मानना आपको सुपरपावर दें
पीएमपी® होने से आपको दुनिया का सबसे अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजर नहीं बनता है (हालांकि यह थोड़ा सा मदद कर सकता है)। प्रिंस 2® प्रैक्टिशनर सर्टिफिकेट, या एपीएमपी या किसी अन्य प्रोजेक्ट मैनेजमेंट डिज़ाइन को पकड़ना आपको अपमान से परे नहीं बनाता है।
हर समय अपनी योग्यता के बारे में बात करते हुए और किताबें कैसे काम करती हैं, यह आपके हितधारकों को परेशान करने का एक निश्चित तरीका है। वे परीक्षा में अपने महान स्कोर के बारे में नहीं सुनना चाहते हैं या आप अपनी परियोजना के तरीके को कैसे लागू कर रहे हैं। वास्तव में, वे चाहते हैं कि यह परियोजना अच्छी तरह से हो। उन्हें बहुत अधिक परवाह नहीं है कि आप वहां कितने समय तक जाते हैं।
ऐसा न मानें क्योंकि आपके पास योग्यता है और जोखिम प्रबंधन कैसे करें, उदाहरण के लिए, कि आप किसी परियोजना जोखिम से बाहर नहीं होंगे।
यह हममें से बेहतरीन के साथ हुआ! इसलिए नम्र और समर्पित होना बेहतर है, अपने कौशल को व्यावहारिक तरीके से अच्छे उपयोग में डालते हुए विश्वास करते हुए कि वे आपको अपने साथियों के ऊपर सेट नहीं करते हैं।
आपकी योग्यता के बजाय आपको चुपचाप आपको अपनी योग्यता के लिए अपना काम करने का विश्वास देना चाहिए, लेकिन आप पाएंगे कि प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में काम करने वाले बहुत से लोग प्रमाणपत्र धारण करते हैं। वास्तव में, विशेषज्ञ उद्योगों में काम करने वाले बहुत से लोग प्रमाण पत्र रखते हैं और कई कंपनियों के लिए, विशेषज्ञता के क्षेत्र में प्रमाण-पत्र, चाहे वह वास्तुकला, लेखांकन या परियोजना प्रबंधन है, केवल एक स्वच्छता कारक हैं।
अपने हितधारकों को प्रभावित होने की उम्मीद न करें और हर समय उनके बारे में बात न करें। परियोजना को अच्छी तरह से वितरित करके और कक्षा में सीखा ज्ञान को लागू करने के तरीके के माध्यम से अपने कौशल का प्रदर्शन करें।
समय सीमा बदलना
जब सभी ने मील का पत्थर प्रोजेक्ट करने के लिए साइन अप किया है और जानता है कि क्या हो रहा है जब आप सभी एक सामंजस्यपूर्ण रूप से एक टीम के रूप में काम कर सकते हैं। जब आप समय सीमा बदलते हैं और किसी को नहीं बताते हैं, तो वह तब होता है जब लोग नाराज हो जाते हैं।
तिथियों को बदलना अन्य लोगों के काम पर एक बड़ा प्रभाव डालता है। उन्होंने परियोजना पर अपने महत्वपूर्ण काम के आसपास छुट्टी का समय बुक किया होगा। उन्हें अन्य टीमों में संसाधनों को वापस लेना पड़ सकता था क्योंकि किसी विशेष समय पर परियोजना पर किसी की आवश्यकता होती है। यदि आप इस पृष्ठभूमि को समझने के बिना तिथियां बदलते हैं, तो आप परियोजना को जोखिम में डाल सकते हैं।
यदि आप सहमत मील का पत्थर नहीं मार सकते हैं तो आपका प्रोजेक्ट प्रायोजक समझ जाएगा। चीज़ें बदल जाती हैं। आपके प्रोजेक्ट स्कोप या चीजों को बाहर निकाले गए नए आइटम जोड़े गए हैं। लेकिन अकेले समय सीमा में बदलावों पर सहमत होना आपका काम नहीं है। परिवर्तन के प्रभाव को समझने के लिए अपनी परियोजना टीम के साथ काम करें। फिर तिथियों को बदलने के पीछे तर्क को समझाते हुए, अपने प्रोजेक्ट प्रायोजक के लिए एक समाधान का प्रस्ताव दें।
सुनिश्चित करें कि सभी हितधारकों को परिवर्तन के बारे में पता है और यह उनके काम को कैसे प्रभावित कर सकता है। फिर, हर किसी के समझौते के साथ, परिवर्तन करें और अपने प्रोजेक्ट प्रलेखन को अपडेट करें। बाकी टीम को पहले बताए बिना आपको कभी भी तारीखों में बदलाव नहीं करना चाहिए।
अपना समय बर्बाद कर रहा है
बैठक! हम सभी उन्हें प्यार करते हैं, है ना? वे कुशल, अच्छी तरह से प्रबंधित और हर किसी के समय का एक बड़ा उपयोग होना चाहिए। लेकिन यह हमेशा मामला नहीं है। कई बार हितधारकों ने शिकायत की कि उन्होंने बैठकों में अपना समय बर्बाद कर दिया है। कोई एजेंडा नहीं रहा है, या निर्णय लेने की उम्मीद नहीं की गई थी क्योंकि गलत लोग कमरे में थे।
आपके पास अपना समय बर्बाद करने के अन्य अवसर भी हैं - यह सिर्फ मीटिंग नहीं है। उन्हें इनबॉक्सों की प्रतिलिपि बनाकर अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित न करें जब उन्हें होने की आवश्यकता न हो। इसके बजाए, परियोजनाओं पर हितधारकों के पास भी एक और काम है, इसलिए उन्हें अपने समय का बुद्धिमानी से उपयोग करने की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि आपकी बैठकों में एजेंडा है। उन्हें योजना बनाएं, सही लोगों को आमंत्रित करें और सुनिश्चित करें कि आप बाद में अनुसरण करें।
केवल प्रासंगिक लोगों को ईमेल भेजें। अगर आपको किसी को सीसी करने की ज़रूरत है, तो सुनिश्चित करें कि वे समझते हैं कि उनके लिए जागरूक होना क्यों महत्वपूर्ण है, और जहां तक आप कर सकते हैं 'भयभीत' उत्तर से बचें। बस इस तथ्य से अवगत रहें कि अन्य लोग व्यस्त हैं और आपकी परियोजना हर समय उनकी सर्वोच्च प्राथमिकता नहीं है (यदि यह किसी भी समय है)।