आपके दिमाग से कई प्रश्न चलते हैं:
- मैं कैसे शुरू करूँ?
- प्रोजेक्ट को बंद करने से रोकने के लिए आवश्यक कदम क्या हैं?
- मैं एक उच्च प्रदर्शन परियोजना टीम कैसे बना सकता हूं ?
- मैं इस प्रक्रिया में मदद के लिए कौन पूछूंगा? क्या कोई कार्यकारी प्रायोजक है?
यह पोस्ट संगठन के लिए अद्वितीय गतिविधि के लिए किसी परियोजना , समिति या टीम पहल की अगुआई करने में किसी भी व्यक्ति की मदद करने पर केंद्रित है। चाहे आप छुट्टियों की पार्टी का आयोजन कर रहे हों या नई उत्पाद विकास पहल की अग्रणी हों, परियोजना प्रबंधन के उपकरण और प्रक्रियाएं सफलता की संभावना को अधिक बनाने के लिए मौजूद हैं।
सबसे पहले, परियोजना प्रक्रिया के 5 चरणों को समझें:
जबकि मैं आपको 5 चरणों में से प्रत्येक के बारे में विस्तार से अधिक पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करता हूं, जानते हैं कि वे हैं:
- शुरुआत: परियोजना को लात मारना।
- योजना: परियोजना के सभी कार्यों की योजना बनाना।
- निष्पादन: वास्तव में काम कर रहा है।
- प्रबंधन और नियंत्रण: प्रगति की निगरानी के लिए परियोजना के दौरान आप जो भी काम करते हैं।
- समापन: परियोजना को पूरा करना और वितरित करना और टीम को स्थगित करना।
ये चरण हर परियोजना के लिए समान हैं।
परियोजना नौसिखिए के लिए 13 बुनियादी कदम:
- दायरे को परिभाषित करें: किसी भी परियोजना में पहला, और सबसे महत्वपूर्ण, कदम परियोजना के दायरे को परिभाषित कर रहा है । आपको इसे पूरा करने या बनाने के लिए क्या माना जाता है? परियोजना उद्देश्य क्या है? उतना ही महत्वपूर्ण है कि आपकी परियोजना के दायरे में क्या शामिल नहीं है। यदि आपको अपने मालिक से पर्याप्त परिभाषा नहीं मिलती है, तो अपने आप को स्पष्ट करें और पुष्टि के लिए इसे ऊपर भेज दें। हालांकि उदाहरण व्यापार विषय से थोड़ा दूर है, हम सभी शादी के स्वागत से संबंधित हो सकते हैं। शादी के रिसेप्शन की योजना बनाने में, आपके पास अपना दायरा हो सकता है: 100 मेहमानों के लिए शादी का रिसेप्शन तैयार करें, रात्रिभोज के साथ पूरा करें, खुली बार, शादी का केक और एक निश्चित तिथि से नाचने के लिए एक लाइव बैंड $ 20,000 से अधिक न हो।
- उपलब्ध संसाधनों का निर्धारण करें: परियोजना उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आपके पास कौन से लोग, उपकरण और धन उपलब्ध होंगे? प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आमतौर पर इन संसाधनों का प्रत्यक्ष नियंत्रण नहीं होता है लेकिन उन्हें मैट्रिक्स प्रबंधन के माध्यम से प्रबंधित करना होगा।
- टाइमलाइन को समझें: परियोजना कब पूरी होनी चाहिए? जैसे ही आप अपनी परियोजना योजना विकसित करते हैं, आपको परियोजना के दौरान समय का उपयोग करने में कुछ लचीलापन हो सकता है, लेकिन शादी की रिसेप्शन के मामले में आमतौर पर समय सीमा तय की जाती है। यदि आप शेड्यूल को पूरा करने के लिए ओवरटाइम घंटे का उपयोग करने का निर्णय लेते हैं, तो आपको अपने बजट की सीमाओं के मुकाबले वजन करना होगा।
- अपनी परियोजना टीम को इकट्ठा करें : लोगों को अपनी टीम पर एक साथ प्राप्त करें और एक संवाद शुरू करें। वे तकनीकी विशेषज्ञ हैं। यही कारण है कि उनके कार्यात्मक पर्यवेक्षक ने उन्हें परियोजना में सौंपा। आपका काम टीम का प्रबंधन करना है।
- कार्य विवरण, भाग 1: परियोजना को पूरा करने के लिए बनाए जाने वाले प्रमुख टुकड़े या घटक क्या हैं? उदाहरण के लिए, एक शादी के स्वागत के लिए एक उच्च स्तर की आवश्यकता होती है: एक स्वागत कक्ष, भोजन, पेय, एक केक, मेहमानों और मनोरंजन। बेशक, उन बड़ी वस्तुओं में से प्रत्येक को कई अतिरिक्त वस्तुओं में विभाजित किया जा सकता है। वह अगला कदम है।
- कार्य का विवरण, भाग 2: उपरोक्त हमारे शादी के स्वागत उदाहरण में, आपके पास अलग-अलग घटकों के प्रभारी दल या व्यक्ति की संभावना है। प्रत्येक प्रमुख आइटम को प्राप्त करने के लिए आवश्यक विवरणों का स्पेल करने के लिए अपने टीम के सदस्यों के साथ काम करें। भोजन के प्रभारी व्यक्ति को विकल्पों, लागत सीमाओं को समझना चाहिए और दायरे को प्राप्त करने में सहायता करने वाले चयन करना चाहिए । प्रत्येक बड़े चरणों में छोटे चरणों की सूची बनाएं। आप अधिक से अधिक विस्तृत चरणों में कितने स्तर तक जाते हैं, आपकी परियोजना के आकार और जटिलता पर निर्भर करता है।
- प्रारंभिक योजना का विकास करें: अपने सभी चरणों को एक योजना में इकट्ठा करें। ऐसा करने का एक अच्छा तरीका यह है कि प्राथमिकता तालिका का उपयोग करना यह पहचानने के लिए कि अन्य वस्तुओं से पहले क्या आइटम होना चाहिए। औपचारिक परियोजना प्रबंधन प्रथाओं को विकसित करने के लिए कॉल किया जाता है जिसे नेटवर्क आरेख कहा जाता है और महत्वपूर्ण पथ की पहचान की जाती है । हालांकि यह आपकी आवश्यकताओं या ज्ञान स्तर से परे हो सकता है, मूल मुद्दा गतिविधियों को सही क्रम में अनुक्रमित करना है और फिर गतिविधियों को संसाधन आवंटित करना है। पूछने के लिए प्रश्नों में शामिल हैं: पहले क्या होता है? अगला कदम क्या है? विभिन्न संसाधनों के साथ एक ही समय में कौन से कदम चल सकते हैं? प्रत्येक कदम कौन करेगा? कितनी देर लगेगी? कई उत्कृष्ट सॉफ्टवेयर पैकेज उपलब्ध हैं जो आपके लिए बहुत सारी जानकारी स्वचालित कर सकते हैं। दूसरों को समान स्थिति में पूछें जो वे उपयोग करते हैं।
- अपनी बेसलाइन योजना बनाएं: अपनी टीम और किसी अन्य हितधारकों से अपनी प्रारंभिक योजना पर फीडबैक प्राप्त करें। उपलब्ध समय में परियोजना को फिट करने के लिए अपनी समय-सारिणी और कार्यसूची समायोजित करें। बेसलाइन योजना तैयार करने के लिए प्रारंभिक योजना में आवश्यक समायोजन करें।
- परियोजना समायोजन का अनुरोध करें: लगभग किसी परियोजना को सौंपा गया पर्याप्त समय, पैसा या प्रतिभा नहीं है। लोगों की अपेक्षा से सीमित संसाधनों के साथ आपका काम अधिक है। हालांकि, ऐसी परियोजना पर अक्सर सीमाएं होती हैं जो कि अवास्तविक हैं। आपको अपना केस बनाना होगा और इसे अपने मालिक को पेश करना होगा और इन अवास्तविक सीमाओं को बदलने का अनुरोध करना होगा। परियोजना की शुरुआत में बदलाव के लिए पूछें। जब तक आपको आवश्यक परिवर्तनों के बारे में पूछने में परेशानी न हो, तब तक प्रतीक्षा न करें। हालांकि, अगर आपकी परियोजना में शादी शामिल है, तो कई महत्वपूर्ण बदलावों के लिए सफल होने की उम्मीद न करें!
- अपनी योजना का काम करें, लेकिन इसके लिए मरो मत: योजना बनाना महत्वपूर्ण है, लेकिन योजना को बदला जा सकता है। आपके पास हर सुबह काम करने के लिए एक योजना है। यदि एक चौराहे किसी दुर्घटना से अवरुद्ध है, तो आप अपनी योजना बदलते हैं और एक अलग तरीके से जाते हैं। अपनी परियोजना योजनाओं के साथ ऐसा ही करें। उन्हें आवश्यकतानुसार बदलें, लेकिन हमेशा दायरे और संसाधनों को ध्यान में रखें।
- अपनी टीम की प्रगति की निगरानी करें: आप परियोजना की शुरुआत में थोड़ी सी प्रगति करेंगे, लेकिन फिर भी यह शुरू करने के लिए शुरू करें कि हर कोई क्या कर रहा है। इससे समस्याएं बनने से पहले मुद्दों को पकड़ना आसान हो जाएगा।
- दस्तावेज़ सब कुछ: रिकॉर्ड रखें। हर बार जब आप अपनी बेसलाइन योजना बदलते हैं, तो लिखें कि परिवर्तन क्या था और यह क्यों जरूरी था। हर बार परियोजना में एक नई आवश्यकता को जोड़ा जाता है, जहां लिखना आवश्यक था और इसकी वजह से समयरेखा या बजट कैसे समायोजित किया गया था। आप सबकुछ याद नहीं कर सकते हैं, इसलिए उन्हें लिखें ताकि आप उन्हें परियोजना के अंत में देख सकें और उनसे सीख सकें।
- सभी को सूचित रखें : सभी परियोजना हितधारकों को प्रगति के बारे में सूचित सभी को रखें। जब आप प्रत्येक मील का पत्थर पूरा करते हैं, तो उन्हें अपनी सफलता के बारे में बताएं, लेकिन जैसे ही वे आते हैं, उन्हें भी समस्याओं की जानकारी दें। साथ ही, अपनी टीम को सूचित रखें। यदि परिवर्तनों पर विचार किया जा रहा है, तो टीम के बारे में बताएं जितना आप कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि टीम के हर कोई इस बात से अवगत है कि हर कोई क्या कर रहा है।
तल - रेखा
एक परियोजना पहल का नेतृत्व करने के लिए आपको औपचारिक परियोजना प्रबंधक नहीं होना चाहिए। हालांकि, आपको अपने उद्देश्यों को स्पष्ट करने, काम का विवरण देने, एक टीम बनाने और कार्य निष्पादित करने और निगरानी करने के काम में परियोजना प्रबंधन के औजारों और तर्कों को लागू करना चाहिए। सफलता का सर्वश्रेष्ठ!