परियोजना प्रबंधन के तत्व समझाया
परियोजनाएं एक लक्ष्य की ओर एक साधन हैं, और अंततः लक्ष्य तक पहुंच जाएगा।
आपका व्यवसाय किसी अन्य प्रोजेक्ट पर जा सकता है ... या नहीं। यह एक बार का उद्देश्य हो सकता है।
परियोजनाओं ने कर्मचारियों के लिए बढ़ती जरूरत को प्रेरित किया। अनुमान है कि 2020 तक 15 मिलियन से अधिक नई परियोजना प्रबंधन पदों को दुनिया भर में जोड़ा जाएगा।
परियोजना प्रबंधन क्या है?
परियोजना प्रबंधन आपकी कंपनी का पूरा संचालन नहीं है। यह सिर्फ एक खंड है, एक विस्तृत योजना है कि आप और आपका व्यवसाय एक निश्चित लक्ष्य कैसे प्राप्त कर रहे हैं।
यह कहना आसान है कि आप बॉक्स ए पर जाना चाहते हैं, इसलिए आप उस दिशा में 25 कदम उठाने जा रहे हैं। लेकिन आपको अपनी परियोजना योजना में समय के विचारों को भी कारगर करना होगा, और आपको सबसे अधिक संभावना बजट में काम करना होगा। आप उन 25 चरणों को क्रॉल कर सकते हैं या आप जॉग कर सकते हैं। यह इस बात पर निर्भर करता है कि परियोजना के सफल समापन के लिए आपको कितनी जल्दी मिलना चाहिए। आप पैर पर यात्रा करके पैसे बचा सकते हैं, या आप एक ड्राइवर को किराए पर ले सकते हैं। यह आपके द्वारा प्रोजेक्ट को समर्पित बजट पर निर्भर करता है।
कोई भी आकार-फिट-सभी दृष्टिकोण, सिस्टम या योजना नहीं है। आप और आपकी कंपनी से निपटने वाली प्रत्येक परियोजना में इसकी अपनी टाइमलाइन, लक्ष्य और बजट होगा। यही कारण है कि शो चलाने के लिए एक समझदार, प्रतिभाशाली परियोजना प्रबंधक होने के लिए यह बहुत महत्वपूर्ण है।
एक परियोजना के तत्व
एक सफल परियोजना प्रबंधक को एक परियोजना के चार बुनियादी तत्वों को एक साथ प्रबंधित करना होगा: दायरा, संसाधन, समय और धन।
प्रोजेक्ट और प्रोजेक्ट मैनेजर सफल होने के लिए ये तत्व एक दूसरे से जुड़े हुए हैं और इन्हें एक साथ प्रबंधित किया जाना चाहिए।
- दायरा: इसमें परियोजना के आकार, लक्ष्य और आवश्यकताएं शामिल हैं।
- संसाधन: आपको लोगों, उपकरणों और सामग्रियों की जगह लेनी होगी।
- समय: यह सिर्फ यह नहीं बताता कि परियोजना कुल मिलाकर कितनी बार होगी। इसे कार्य अवधि, निर्भरताओं और महत्वपूर्ण पथ में विभाजित किया जाना चाहिए।
- धन: लागत, आकस्मिकताओं और लाभ पर दृढ़ समझ है।
सबसे महत्वपूर्ण तत्व: गुंजाइश
परियोजना का दायरा यह है कि परियोजना को पूरा करने के लिए क्या किया जाना चाहिए और इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए बनाए गए समय और धन के बजट क्या हैं। परियोजना के दायरे में किए गए किसी भी बदलाव में बजट, समय, संसाधन या तीनों में एक मिलान परिवर्तन होना चाहिए।
यदि परियोजना का दायरा $ 100,000 के बजट पर तीन विजेट्स बनाने के लिए एक इमारत का निर्माण करना है, तो परियोजना प्रबंधक से ऐसा करने की उम्मीद है। यदि चार विजेटों के लिए एक इमारत में दायरा बदल दिया गया है, तो परियोजना प्रबंधक को समय, धन और संसाधनों में उचित परिवर्तन प्राप्त करना होगा।
साधन
संसाधनों को समझने और प्रबंधित करने के तीन पहलू हैं: लोग, उपकरण और सामग्री।
एक सफल परियोजना प्रबंधक को प्रोजेक्ट टीम , विक्रेता कर्मचारियों और उप-ठेकेदारों के सदस्यों सहित परियोजना को सौंपे गए संसाधनों को प्रभावी रूप से प्रबंधित करना होगा ।
उन्हें यह सुनिश्चित करना होगा कि उनके कर्मचारियों के पास नौकरी को पूरा करने के लिए आवश्यक कौशल और औजार हैं, और उन्हें लगातार निगरानी करनी चाहिए कि क्या इस परियोजना को समय सीमा पर पूरा करने के लिए पर्याप्त लोग हैं या नहीं। उनका काम यह सुनिश्चित करना है कि प्रत्येक व्यक्ति कार्य और परियोजना की समय सीमा को समझता है।
कर्मचारियों के प्रत्येक समूह के वरिष्ठ सदस्य परियोजना प्रबंधक को रिपोर्ट करते हैं जब वह प्रत्यक्ष कर्मचारियों का प्रबंधन कर रहा है, लेकिन कर्मचारियों के पास एक लाइन मैनेजर भी हो सकता है जो तकनीकी दिशा प्रदान करता हो। एक परियोजना टीम की तरह एक मैट्रिक्स प्रबंधन की स्थिति में, परियोजना प्रबंधक का काम लाइन प्रबंधकों को परियोजना दिशा प्रदान करना है। श्रम उपसंविदाओं का प्रबंधन आमतौर पर उप-संयोजित श्रमिकों के लिए टीम लीड का प्रबंधन करना है, जो बदले में उन श्रमिकों का प्रबंधन करते हैं।
एक प्रोजेक्ट मैनेजर को अक्सर उपकरण और सामग्रियों को खरीदना चाहिए और उनके उपयोग को भी प्रबंधित करना चाहिए ताकि टीम कुशलता से काम कर सके।
उचित समय पर सही स्थान पर उचित उपकरण और सामग्री रखने के लिए वह ज़िम्मेदार है।
पहर
सफल समय प्रबंधन के तीन तत्व कार्य, अनुसूची और महत्वपूर्ण पथ हैं।
सूची के अनुसार प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाएं, क्रम में, सभी कार्यों को पूरा किया जाना चाहिए। कुछ अनुक्रमिक रूप से किया जाना चाहिए जबकि अन्य लोग ओवरलैप कर सकते हैं या टंडेम में किए जा सकते हैं। प्रत्येक कार्य में एक अवधि असाइन करें। आवश्यक संसाधन आवंटित करें। पूर्ववर्तियों का निर्धारण करें- दूसरों के सामने कौन से कार्यों को पूरा किया जाना चाहिए- और उत्तराधिकारी, कार्य जो एक दूसरे के कार्य पूरा होने तक शुरू नहीं हो सकते हैं। परियोजना प्रबंधन के इस पहलू को कभी-कभी झरना प्रबंधन के रूप में जाना जाता है क्योंकि एक कार्य कम या कम अनुक्रमिक क्रम में दूसरे का पालन करता है।
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाने और प्रबंधित करने के कार्य को सरल बना सकता है।
कुछ कार्यों में उनकी आवश्यक शुरुआत और समाप्ति तिथियों में थोड़ा लचीलापन होता है। इसे "फ्लोट" कहा जाता है। अन्य कार्यों में कोई लचीलापन नहीं है। उनके पास शून्य फ्लोट है। शून्य फ्लोट वाले सभी कार्यों के माध्यम से एक पंक्ति को महत्वपूर्ण पथ कहा जाता है। इस पथ पर सभी कार्य-और कई, समांतर पथ हो सकते हैं-समय पर पूरा होना चाहिए यदि परियोजना अपनी समयसीमा के अनुसार आती है। प्रोजेक्ट मैनेजर का मुख्य समय प्रबंधन कार्य महत्वपूर्ण पथ की निगरानी कर रहा है।
पैसे
पैसे के प्रबंधन में तीन विचार लागत, आकस्मिकता और लाभ हैं।
प्रत्येक कार्य की लागत होती है, भले ही वह कंप्यूटर प्रोग्रामर के श्रमिक घंटे या कंक्रीट के घन यार्ड की खरीद मूल्य हो। परियोजना बजट तैयार करते समय इन लागतों में से प्रत्येक का अनुमान लगाया जाता है और कुल मिलाया जाता है।
कुछ अनुमान दूसरों की तुलना में अधिक सटीक होंगे। इसलिए परियोजना बजट में आकस्मिक भत्ता-धन शामिल होना चाहिए, "केवल मामले में" किसी भी वस्तु की वास्तविक लागत अनुमान से जंगली रूप से अलग है।
लाभ वह पैसा है जो कंपनी कार्य से करना चाहता है। यह लागत के शीर्ष पर रखा गया है।
तो एक परियोजना बजट अनुमानित लागत, साथ ही आकस्मिकता, साथ ही किसी भी लाभ से बना है। प्रोजेक्ट मैनेजर का काम वास्तविक लागत को अनुमानित लागत पर या नीचे रखना है और परियोजना को कंपनी द्वारा अर्जित लाभ को अधिकतम करने के लिए है।
परियोजना प्रबंधन एक कला और विज्ञान है
सफल परियोजना प्रबंधन अभ्यास लेता है। ये विचार आपको परियोजना प्रबंधन की बुनियादी समझ दे सकते हैं, लेकिन इसे केवल एक शुरुआत पर विचार करें। यदि आपके नौकरी या करियर पथ में परियोजना प्रबंधन शामिल है, और यदि आप अपने कौशल में सुधार करना चाहते हैं, तो सफल परियोजना प्रबंधकों से बात करें, पढ़ें और अभ्यास करें। परियोजना प्रबंधन एक बहुत ही पुरस्कृत करियर हो सकता है।