और आप उन्हें कैसे बना सकते हैं
आपने स्टीफन कोवी की किताब, द 7 Habits of High Effective People के बारे में सुना है। आज चलो 10 आदतों को देखें जो अत्यधिक सफल परियोजना प्रबंधक साझा करते हैं।
मैंने इन आदतों को बार-बार प्रदर्शन मूल्यांकन में और परियोजना के अंत में संदर्भित किया है जहां क्लाइंट, टीम या प्रायोजक प्रोजेक्ट मैनेजर को फीडबैक दे रहा है।
आपको हर बार सफलतापूर्वक वितरित करने के लिए 10 साल का अनुभव करने की आवश्यकता नहीं है। अपनी आदतों को बदलकर और अपने कौशल को ब्रश करके आप अपनी परियोजना को सफल होने की संभावनाओं में काफी सुधार कर सकते हैं (और खुद को काम पर भी कम तनावपूर्ण समय दें)।
और किसी विशेष क्रम में (संख्या 10 के अलावा) चलो शुरू करें!
सही टीम का उपयोग करना
सबसे प्रभावी और सफल परियोजना प्रबंधक अपने टीम के सदस्यों की क्षमताओं को जानते हैं। इसका मतलब है कि वे सही लोगों को सही काम आवंटित कर सकते हैं।
किसी कार्य पर गलत संसाधन का उपयोग करने से यह अधिक समय ले सकता है या बुरी तरह से किया जा सकता है। यह आपके साथ काम करने वाले व्यक्तियों की ताकत और कमजोरियों को जानने में मदद करता है ताकि आप उन्हें परियोजना कार्यों में सबसे अच्छा आवंटित कर सकें।
परियोजना के मुद्दों का प्रबंधन
सभी परियोजनाओं ने समय-समय पर मुद्दों को मारा। सफल परियोजना प्रबंधक इसे चिंता करने नहीं देते हैं। वे इश्यु प्रबंधन के लिए प्रक्रियाओं को जानते हैं और साथ ही साथ उत्पन्न होने वाली समस्याओं से निपटने के लिए सबसे अच्छा तरीका है।
आप भी ऐसा कर सकते हैं। एक बार जब आप एक परियोजना के मुद्दे का आकलन करने के बारे में जानते हैं, तो आप पाएंगे कि समस्या प्रबंधन आपके साप्ताहिक दिनचर्या में शामिल करने के लिए एक आसान आदत बन जाता है। प्रत्येक सप्ताह अपने मुद्दे लॉग के माध्यम से जाने के लिए कुछ समय दें, और आपको जल्द ही पता चलेगा कि प्रबंधन समस्याओं के शीर्ष पर रहने के लिए यह एक आसान काम है।
परिवर्तन के साथ मुकाबला
परियोजनाओं को चीजों को बदलने के लिए डिजाइन किए गए हैं, लेकिन अन्य लोगों के लिए इस प्रकार का परिवर्तन हो रहा है! प्रोजेक्ट टीम में स्क्वायरली के उद्देश्य से बदलाव का प्रबंधन करना कठिन है, विस्तृत परियोजना कार्यक्रम को परेशान करना और नए काम और दस्तावेज़ीकरण अद्यतनों का पूरा ढेर बनाना।
सफल परियोजना प्रबंधकों के पास एक परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया है जिसका वे पालन करते हैं। परिभाषित चरणों के बाद किसी भी क्रिया को आदत में बदलना आसान हो जाता है क्योंकि यह संरचित और दोहराया जाता है।
परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया इस तरह दिखती है:
- परिवर्तन के बारे में जानकारी प्राप्त करें
- परिवर्तन का आकलन करें
- परिवर्तन करना कितना काम करेगा स्थापित करें
- इस बारे में एक सिफारिश तैयार करें कि आगे बढ़ने के लायक है या नहीं।
फिर आपको अपने प्रायोजक से निर्णय मिलता है कि क्या आपको परिवर्तन शामिल करना चाहिए या नहीं।
नोट: जब तक वे आपके प्रेषण और प्राधिकरण के स्तर के भीतर हों, तब तक आप कुछ छोटे बदलावों को स्वीकार कर सकते हैं।
सफल परियोजना प्रबंधकों को पता है कि परिवर्तनों का सामना करना नौकरी का हिस्सा है और उनके पास उठने के साथ-साथ उनके साथ निपटने की योजना है।
परियोजना लागत प्रबंधन
यह अत्यधिक संभावना है कि आपकी परियोजना लागत लगने जा रही है, भले ही आपके पास पर्स स्ट्रिंग पर पूर्ण नियंत्रण न हो। आपके नियंत्रण में वित्तीय तत्वों का प्रबंधन करने में सक्षम होना एक आदत होना चाहिए।
यदि आप इसे नियमित रूप से और नियमित रूप से नहीं देखते हैं, तो आप पाएंगे कि नौकरी इतनी बड़ी हो गई है कि यह अच्छा करना असंभव है।
शानदार परियोजना प्रबंधक निवेशकों को दाखिल करने वाले खर्चों के शीर्ष पर रहते हैं जो चालान, उद्धरण और अनुमानों के लिए काम करते हैं। अपने बजट सॉफ्टवेयर का उपयोग करने की आदत में जाओ (भले ही वह सिर्फ एक स्प्रेडशीट है)।
आप अपनी परियोजना लागतों का प्रबंधन नहीं कर सकते हैं जब तक कि आपके पास खर्च करने की योजना न हो। इसे एक परियोजना बजट बनाने के तरीके पर पढ़ें ताकि आप शुरू कर सकें।
टीम के निर्माण
प्रोजेक्ट टीम सबसे अधिक संभावना आपके लिए काम नहीं करेगी तो सफल परियोजना प्रबंधकों की आदतों का तंबाकू क्यों है?
ऐसा इसलिए है क्योंकि आपको उन्हें प्रभावी रूप से एक साथ काम करने की आवश्यकता है और आपको परियोजना में शामिल व्यक्तियों को तुरंत उस बिंदु पर आने की आवश्यकता है जहां वे एक दूसरे पर भरोसा करते हैं। आप टीम बनाने के माध्यम से मिलता है।
उन स्थितियों के लिए देखें जहां आपकी टीम अलग हो रही है। विशेष रूप से धमकाने वाला व्यवहार अस्वीकार्य है।
प्रक्रियाओं को समझना
अत्यधिक सफल परियोजना प्रबंधकों की छठी आदत यह है कि वे उन प्रक्रियाओं को समझते हैं जो नियंत्रण के क्षेत्र में मौजूद हैं।
इसका मतलब है कि वे जानते हैं कि कार्य प्रक्रियाओं का पालन करने की क्या आवश्यकता है। वे व्यवसाय के मामले को कैसे लिखना चाहते हैं, यह जानने के लिए समय बर्बाद नहीं करते क्योंकि वे जानते हैं कि इसके लिए एक प्रक्रिया है और वे चरणों का पालन कर सकते हैं।
सबसे सफल परियोजना प्रबंधक प्रक्रिया करने का दास नहीं हैं। वे जानते हैं कि सही काम करने के लिए प्रक्रिया का पालन करना है। वे जानते हैं कि कार्यों को हर किसी के लिए समग्र रूप से आसान बनाने के लिए थोड़ा सा बदलाव करना बेहतर होता है। इसका एक उदाहरण है कि नौकरशाही को एक छोटी परियोजना से तदनुसार प्रक्रियाओं को सिलाई करके निकालना होगा।
अनुसूची अद्यतन कर रहा है
परियोजना कार्यक्रमों को मौका नहीं छोड़ा जाना चाहिए, और सबसे सफल परियोजना प्रबंधक इसे सटीकता के लिए नियमित रूप से अपने शेड्यूल की जांच करने और उन्हें अपडेट करने की आदत बना देंगे।
अपनी परियोजना की प्रगति को ट्रैक करने के कई तरीके हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप इसे करते हैं! यदि आप इस आदत को स्वयं बनाने के लिए संघर्ष कर रहे हैं, तो सप्ताह में एक बार अपने डायरी और अपने कार्यक्रम के साथ अपनी डायरी में एक छोटी सी बैठक बुक करें। प्रत्येक सप्ताह एक ही समय में उपयोग करें और समीक्षा करने के लिए 30 मिनट लें कि आप कहां हैं और आपको कहां होना चाहिए। आवश्यक संशोधन करें, टीम को बताएं और परियोजना के साथ आगे बढ़ें।
नोट: यदि आपके शेड्यूल परिवर्तनों के लिए परियोजना के लिए अंतिम तिथि या प्रमुख मील के पत्थर की डिलीवरी तिथि पर असर पड़ता है तो अपने प्रायोजक से बात करें। औपचारिक अनुमोदन प्रक्रिया के बिना आपको अपनी बेसलाइन योजना के मूलभूत सिद्धांतों को नहीं बदला जाना चाहिए।
परियोजना जोखिम प्रबंधन
अपने जोखिम रजिस्टर में क्या शामिल करना है यह जानना एक बात है, लेकिन आदत से इसकी समीक्षा करना और उठाए गए जोखिमों पर कार्य करना कुछ अलग है।
जोखिम की पहचान करने के लिए अपनी परियोजना की शुरुआत का उपयोग करने के लिए पर्याप्त नहीं है और फिर उनके बारे में फिर से नहीं सोचें। जोखिम प्रबंधन को आपकी परियोजना आदतों का हिस्सा होना चाहिए क्योंकि इसके बिना आप पाएंगे कि जोखिम मुद्दों में बदल जाते हैं और आपके लिए समस्याएं पैदा करते हैं।
यह एक और क्षेत्र है जहां मानक प्रक्रियाएं और जोखिम समीक्षा करने के लिए एक नियमित स्लॉट बुकिंग करने से मदद मिल सकती है। आप इसे अपनी टीम की बैठकों के हिस्से के रूप में शामिल कर सकते हैं। टीम के साथ अपने जोखिमों की समीक्षा करने की आदत बनाएं, उन सभी को बंद करें जो अब खतरे में नहीं हैं और उन लोगों के लिए योजनाएं हैं जिन्हें आप कम करना चाहते हैं।
ट्रैकिंग समय
परियोजना प्रबंधकों को परियोजना समय प्रबंधन के बारे में बहुत कुछ पता है, लेकिन यह शेड्यूलिंग और योजना के क्षेत्र में होना जाता है। हम किस बारे में बात कर रहे हैं वह अधिक नियमित, दैनिक आधार पर समय ट्रैकिंग है। हम टाइम्सशीट्स के बारे में बात कर रहे हैं।
परियोजना दल अक्सर टाइम्सशीट का उपयोग करने के इच्छुक नहीं हैं अगर उन्होंने पहले नहीं किया है। कई प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर टूल में उत्पाद में अंतर्निहित समय ट्रैकिंग होती है। इससे टीम के रूप में समय पर ट्रैकिंग को स्विच करना आसान हो सकता है।
चाहे आप अपनी टीम के समय को ट्रैक करें या नहीं (जिसे अनुशंसित किया गया है) यह महत्वपूर्ण है कि आप जानते हों कि आपका समय एक दिन में कहां जाता है। आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं। इससे आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि आप शीर्ष प्राथमिकता परियोजना कार्यों पर समय व्यतीत कर रहे हैं या नहीं। आप सोच सकते हैं कि आप हैं, लेकिन आप हैं? टाइम्सशीट्स या कुछ फॉर्म की टाइम रिकॉर्डिंग मदद करेगी, भले ही यह नोटपैड पर केवल एक घंटे का लॉग हो।
व्यापार परिवर्तन प्रदान करना
आखिरकार, आदत जो परियोजना प्रबंधकों को सबसे सफल बनाती है, वह परियोजना के आउटपुट को व्यावसायिक परिणामों के बराबर करने की क्षमता है। आपकी परियोजना को कंपनी के लिए कुछ अद्भुत हासिल करने के लिए डिज़ाइन किया गया था, और आपने यह किया है। महान।
लेकिन यदि उपयोगकर्ता आपके उत्पाद का उपयोग नहीं करते हैं या सॉफ़्टवेयर जल्दी से पुराना हो जाता है या ग्राहक आश्चर्यचकित नहीं होते हैं तो आपकी परियोजना समय बर्बाद हो गई है।
सबसे सफल परियोजना टीम यह सुनिश्चित करती हैं कि वे जानते हैं कि वे किस व्यावसायिक परिणाम का लक्ष्य रख रहे हैं। वे एक समाधान बनाते हैं जो उस व्यापार को एक टिकाऊ फैशन में बदल देता है। परियोजना समाप्त होने पर वे क्या प्रदान करते हैं पूरी तरह से उपयोग किया जाता है और पूरी तरह से ग्राहक द्वारा अपनाया जाता है। यह एक सफलता है क्योंकि इसे शुरुआत से सफलता प्राप्त करने के लिए बनाया गया है।
व्यावसायिक उद्देश्यों को समझना किसी भी परियोजना प्रबंधक के लिए महत्वपूर्ण मानदंड है जो ग्राहकों और हितधारकों पर प्रभाव डालना चाहता है। यदि आप दिखा सकते हैं कि आपने कुछ मूल्य दिया है, तो आपके पास उस प्रभाव का प्रदर्शन करना आसान है और यह मानना आसान है कि आप कंपनी को लाते हैं।
इसे अपने हितधारकों से पूछने की आदत बनाएं कि वे किस व्यावसायिक मूल्य की अपेक्षा कर रहे हैं और वे आपके प्रोजेक्ट को जो कुछ भी दे रहे हैं, उनका उपयोग करना चाहते हैं। उनसे बात करें कि वे सफलता को कैसे परिभाषित करते हैं। आप इसे प्रत्येक परियोजना की शुरुआत में एक दोहराने योग्य प्रक्रिया में बना सकते हैं।
सफलता के लिए कितने आदतें हैं?
सूची पढ़ने के बाद, आप इनमें से कितनी आदतें पहले से ही कर चुके हैं? यहां शायद ऐसी चीजें हैं जो आप आज करते हैं और अन्य जिन्हें आप जानते हैं, आपको नियमित रूप से करने के लिए अधिक प्रयास करना चाहिए। अच्छी खबर यह है कि यदि आप इसे करने के लिए प्रतिबद्ध हैं तो एक नई आदत बनाना अपेक्षाकृत आसान है। जल्द ही ये चीजें दूसरी प्रकृति होगी, और आप अपनी कंपनी में सबसे सफल परियोजना प्रबंधकों में से एक होने के रास्ते पर अच्छे होंगे।
आप कौन सा काम शुरू करने जा रहे हैं और अपने साप्ताहिक दिनचर्या में निर्माण कर रहे हैं?
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मैं चार्ल्स डुहिग द्वारा आदत की शक्ति पढ़ने की सलाह देते हैं।