या एक गरीब एक। काम पर टेलीफोन का उपयोग करते समय आपको कुछ युक्तियां दी जानी चाहिए:
- पहले निगलो
दूसरे शब्दों में, कॉल करने या फोन का जवाब देने पर आपका मुंह अनिच्छुक होना चाहिए। आप स्पष्ट रूप से बोलने में सक्षम होना चाहते हैं और यदि आप चबाने या निगल रहे हैं तो यह असंभव है। - नाम और रैंक कृपया
जब आप काम पर कॉल प्राप्त करते हैं तो आपको लागू होने पर स्वयं और आपकी कंपनी और विभाग की पहचान करनी चाहिए। यदि कॉलर को कंपनी की मुख्य लाइन से आपको स्थानांतरित कर दिया गया है, तो आप केवल अपना नाम और विभाग बता सकते हैं। जिस व्यक्ति ने शुरुआत में कॉल का जवाब दिया वह सबसे अधिक संभावना कंपनी का नाम दे दिया। जब आप कॉलर होते हैं, तो उस व्यक्ति से पूछने से पहले स्वयं को पहचानें जिस पर आप पहुंचने का प्रयास कर रहे हैं। - शिष्टाचार वास्तव में मामला करो
लाइन के दूसरे छोर पर कौन है इस पर ध्यान दिए बिना हमेशा विनम्र रहें। चाहे आप रिसेप्शनिस्ट से बात कर रहे हों या कंपनी अध्यक्ष कभी भी कहना न भूलें और धन्यवाद। इस तथ्य के अलावा कि हर किसी का सम्मान करने योग्य है , वह व्यक्ति जो आपकी कॉल का जवाब देता है, यह सुनिश्चित कर सकता है कि इसे उचित तरीके से निपटाया जाए।
- फोकस: जबकि हम सभी कॉल करने के दौरान अन्य चीजों पर ध्यान देने से मल्टीटास्क (या प्रयास) करना चाहते हैं। आपको वह व्यक्ति देना चाहिए जो आप अपने अविभाजित ध्यान से बात कर रहे हैं। आपका ईमेल, सोशल मीडिया और गेम इंतजार कर सकते हैं।
- अब पकड़ो
सबसे पहले, आपको फोन पर होने पर अन्य सभी बातचीत से बचना चाहिए। वास्तविकता कभी-कभी रास्ते में आती है। आपको किसी ऐसे व्यक्ति से बात करनी पड़ सकती है जो आपके कार्यालय या क्यूबिकल में आती है या कोई और कॉल लेती है। अपने आप को क्षमा करें और फिर अपनी दूसरी बातचीत को कुछ ही सेकंड तक सीमित करें। किसी को अनिश्चित काल तक पकड़ने की प्रतीक्षा न करें। यदि आप दूसरे मामले की जल्दी से देखभाल नहीं कर सकते हैं, लेकिन उस व्यक्ति को डालने के बजाय, जिसे आप पकड़ रहे थे, उसे तुरंत पूछना चाहिए, पूछें कि क्या आप उस समय वापस कॉल कर सकते हैं जो उसके लिए सुविधाजनक है।
- सिस्टम में अपना कॉलर खोने न दें
ऐसे समय होते हैं जब आप लाइन के दूसरे छोर पर व्यक्ति की मदद नहीं कर पाएंगे और उसे किसी ऐसे व्यक्ति को स्थानांतरित करना होगा जो कर सकता है। जब आप करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि वह जानता है कि आप किसके कॉल को स्थानांतरित कर रहे हैं और क्यों। उसे बताएं कि कॉल क्या नहीं करता है या यदि आप जिस व्यक्ति को भेज रहे हैं वह वहां नहीं है या मदद नहीं कर सकता है। - संदेश को छोटा और मीठा रखें
जब आप किसी के लिए वॉयस मेल संदेश छोड़ते हैं, तो धीरे-धीरे और स्पष्ट रूप से बोलें, खासकर जब आप अपना नाम और फोन नंबर बताते हैं। बहुत सारे लोग अंत में अपने नाम और संख्याओं को जल्दी से गड़बड़ाने के लिए बहुत लंबे और जुआ संदेश छोड़ देते हैं जो प्राप्तकर्ता को कॉल वापस करने में असमर्थ छोड़ देता है। - एक बार ही काफी है
यदि आप एक संदेश छोड़ते हैं और जिस व्यक्ति के लिए आपने इसे छोड़ दिया है, वह तुरंत आपके पास वापस नहीं आ सकता है क्योंकि वह इस समय नहीं हो सकती है। बार-बार फोन करने की कोई आवश्यकता नहीं है। यदि यह एक दबाने वाला मामला है, तो आप अगले दिन फिर से कॉल करने या ईमेल के साथ अनुसरण करने का प्रयास कर सकते हैं जिसमें कहा गया है कि आपने वॉयस मेल भी छोड़ा है। - पहले सुनो
फ़ोन कॉल लौटने से पहले आपको पूरी तरह से प्राप्त वॉयस मेल सुनें । आप सीख सकते हैं कि वापस कॉल करने के लिए भी आवश्यक नहीं है (वाह, क्या समय बचाता है) या आपको पहले कुछ ख्याल रखना होगा। उदाहरण के लिए, कॉलर को उस जानकारी की आवश्यकता हो सकती है जब आप उसके पास वापस आ सकें।