एक परियोजना प्रबंधन योजना कैसे लिखें

पालन ​​करने के लिए एक सरल गाइड

एक परियोजना प्रबंधन योजना एक दस्तावेज है जो यह निर्धारित करता है कि टीम इस परियोजना पर कैसे काम करेगी। यह परियोजना जीवन चक्र का वर्णन करता है और यह बताता है कि काम कैसे निष्पादित किया जाएगा, निगरानी, ​​नियंत्रित और फिर औपचारिक रूप से बंद किया जाएगा।

परियोजना प्रबंधन योजना वास्तव में सभी उप-योजनाओं के लिए एक सामान्य शब्द है जिसे आप परियोजना के लिए तैयार करेंगे। हम परियोजना प्रबंधन योजना को इन योजनाओं में शामिल सभी चीज़ों के रूप में परिभाषित कर सकते हैं:

• आवश्यकता प्रबंधन योजना
• स्कोप प्रबंधन योजना
• अनुसूची प्रबंधन योजना
• गुणवत्ता प्रबंधन योजना, यदि आपके पास एक है
• लागत प्रबंधन योजना
• जोखिम प्रबंधन योजना (जो आपके जोखिम लॉग का संदर्भ लेनी चाहिए)
• प्रबंधन योजना बदलें
• प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट प्लान, अगर आपको परियोजना के लिए एक की जरूरत है
• कॉन्फ़िगरेशन प्रबंधन योजना, फिर से, केवल तभी जब आप एक लिखने की योजना बनाते हैं: आपको शायद यह नहीं लगे कि यह आपके प्रोजेक्ट पर आवश्यक है
• मानव संसाधन प्रबंधन योजना

परियोजना प्रबंधन योजना में परियोजना की बेसलाइनों, विशेष रूप से दायरे और अनुसूची के लिए महत्वपूर्ण जानकारी भी शामिल है। यह आपको रेत में एक रेखा देता है जिसे आप वापस देख सकते हैं ताकि जब आप अंततः परियोजना को बंद कर दें और योजनाबद्ध वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करें तो आप आसानी से देख सकें कि क्या बदल गया है।

ऐसा कहकर, परियोजना प्रबंधन योजना अपने दस्तावेज़ में एक दस्तावेज़ के रूप में मौजूद है। यहां शामिल करना है और उन अन्य अनुभागों का संदर्भ कैसे देना है।

परियोजना प्रबंधन योजना दस्तावेज़ कैसे लिखें

प्रोजेक्ट के नाम और तारीख के साथ अपना दस्तावेज़ शुरू करें।

स्क्रैच से शुरू करने के लिए सहेजने के लिए, यदि आपके पास एक है, तो अपने प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस से टेम्पलेट का उपयोग करें।

फिर इन वर्गों को शामिल करें:

थ्रेसहोल्ड और बेसलाइन: प्रोजेक्ट के शेड्यूल, स्कोप, लागत और गुणवत्ता वाले क्षेत्रों के लिए बेसलाइन को कैसे प्रबंधित किया जाएगा, इसका स्पेल करें। योजना के लिए स्वीकार्य भिन्नताएं निर्धारित करें (उदाहरण के लिए, +/- 10 प्रतिशत) और यदि ऐसा लगता है कि आप उल्लंघन करेंगे तो आप क्या करेंगे।

हो सकता है कि आपने पहले ही अपने प्रोजेक्ट चार्टर में इन्हें दस्तावेज किया हो।

शासन: प्रोजेक्ट मैनेजमेंट लाइफसाइक्ल के माध्यम से आप किस परियोजना समीक्षा, सहकर्मी समीक्षा और अन्य प्रशासन उपायों को लागू करेंगे, यह निर्धारित करें। न्यूनतम के रूप में, आपको प्रत्येक चरण के अंत में औपचारिक साइन ऑफ शामिल करना चाहिए। यह परियोजना प्रायोजक की भूमिकाओं में से एक है। यदि आप अपनी परियोजना के लिए उपयुक्त हैं तो आप गुणवत्ता की समीक्षा के विवरण भी डाल सकते हैं।

कार्यप्रणाली निर्णय: यह लिखने के लिए एक अच्छी जगह है कि आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन पद्धति के कौन से बिट्स आपने तय नहीं किया है क्योंकि यह प्रासंगिक नहीं है। उदाहरण के लिए, आप यहां ध्यान दे सकते हैं कि आप एक खरीद प्रबंधन योजना नहीं कर रहे हैं क्योंकि आपकी परियोजना के लिए कोई खरीद आवश्यक नहीं है।

कुछ और: इन शीर्षकों तक सीमित न हों। किसी अन्य चीज को शामिल करें जो आपको लगता है कि परियोजना की योजना के लिए प्रासंगिक हो सकता है जैसे कि कंपनी में अन्य परियोजनाओं के संबंध, बाहरी कारक जो योजना को प्रभावित कर सकते हैं जिसे आप किसी के ध्यान में ला सकते हैं और इसी तरह।

सहायक योजनाएं

यदि आप अपने सभी प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों को एक में विलय करते हैं तो यह एक बड़ी परियोजना प्रबंधन योजना होगी। इस दस्तावेज़ में लिंक शामिल करना सबसे अच्छा है (या कम से कम एक विवरण जहां दस्तावेज़ पाया जा सकता है)।

फिर यदि कोई इसे जाना और पढ़ना चाहता है, तो वे इसे पा सकते हैं, आपकी परियोजना प्रबंधन योजना इतनी भारी हो गई है कि कोई भी इसे देखता न हो।

बेसलाइनों को भी लिंक करना न भूलें। प्रोजेक्ट शेड्यूल बेसलाइन के लिए, अपनी योजना का एक संस्करण सहेजें और उससे लिंक करें। लागत आधार रेखा के लिए, आज के रूप में अपनी बजट योजना का एक संस्करण सहेजें और उससे लिंक करें। ये दस्तावेज जीवित दस्तावेज हैं और परियोजना के चलते बदल जाएंगे, लेकिन आप उन मूल फाइलों को रखेंगे ताकि आप उन पर वापस देख सकें और तुलना करें।

अंत में, अपनी परियोजना प्रबंधन योजना में संस्करण नियंत्रण जोड़ें ताकि अगर आपको इसे अपडेट करने की आवश्यकता हो तो आप आसानी से देख पाएंगे कि क्या आप नवीनतम प्रतिलिपि पर काम कर रहे हैं।