एक परियोजना लेखा परीक्षा कैसे औपचारिक है
एक परियोजना लेखा परीक्षा आमतौर पर एक औपचारिक अभ्यास है।
अनौपचारिक समकक्ष को आम तौर पर एक सहकर्मी समीक्षा कहा जाता है। यह वह जगह है जहां एक सहयोगी आपकी परियोजना और संबंधित दस्तावेज को देखता है और आपको इस बारे में प्रतिक्रिया देता है कि आपको थोड़ा और समय क्यों खर्च करना चाहिए।
परियोजना लेखापरीक्षा औपचारिक है कि उनके पास आमतौर पर प्रश्नों का एक निर्धारित सेट होता है और किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा किया जाता है जो नियमित रूप से उस तरह की चीज करता है।
परियोजना लेखा परीक्षा कौन करता है
आपका प्रोजेक्ट ऑडिट करने वाला व्यक्ति एक और प्रोजेक्ट मैनेजर हो सकता है (शायद किसी को चलाने वाली परियोजनाओं में अनुभव का एक बड़ा अनुभव हो) लेकिन यह प्रोजेक्ट ऑफिस से किसी व्यक्ति होने की संभावना है जो ऑडिट अक्सर चलाता है।
यह ऐसा कोई होगा जो खुद को निष्पक्ष मान सके, इसलिए यह आपकी लाइन मैनेजर या प्रोजेक्ट प्रायोजक नहीं होगा। परियोजना के आकार के आधार पर यह लोगों की एक टीम भी हो सकती है।
एक परियोजना लेखा परीक्षा के लिए कैसे तैयार करें
संगठित होने वाली पहली और मुख्य बात यह है कि ऑडिटर की समीक्षा के लिए अपने प्रोजेक्ट प्रलेखन की प्रतियां हों।
यदि आपके पास एक प्रोजेक्ट समन्वयक है , तो उन्हें दस्तावेज़ों (अधिमानतः इलेक्ट्रॉनिक) के एक पैक को खींचने के लिए कहें। आपके पास अपनी सारी जानकारी आसानी से सुलभ होनी चाहिए, लेकिन यदि आप ऐसा करते हैं, तो भी यह कदम कुछ समय ले सकता है। कम से कम, सुनिश्चित करें कि आपके पास प्रोजेक्ट प्लान , जोखिम लॉग , समस्या लॉग, बजट और ऑडिटर के लिए शेड्यूल उपलब्ध है।
किसके लिए शामिल होना जरूरी है
यह उन चीजों पर निर्भर करता है जो ऑडिटर देखना चाहते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपको उनके साथ कुछ समय बिताना होगा। ऑडिटर से चैट करने के लिए अपने टीम के सदस्यों को भी कॉल करने के लिए उम्मीद करें।
ध्यान रखें कि लंबे समय तक वे लेखापरीक्षा से संबंधित कार्यों पर काम करते हैं, उनके पास परियोजना के काम के लिए कम समय होता है, इसलिए आपको कुछ गतिविधियों को फिर से निर्धारित करना पड़ सकता है और लेखा परीक्षा अवधि के दौरान धीरे-धीरे काम करना पड़ सकता है।
एक परियोजना लेखा परीक्षा कितनी देर तक लेता है
एक परियोजना लेखा परीक्षा के लिए कोई निश्चित समय अवधि नहीं है। बड़ी परियोजनाओं पर, आपको लगता है कि इसमें बहुत अधिक समय लगता है। छोटी परियोजनाओं पर, लेखा परीक्षक कुछ घंटों के भीतर किया जा सकता है। जैसे ही आप जानते हैं कि आपकी परियोजना का ऑडिट किया जा रहा है, अपनी ऑडिट टीम से पूछें कि वे कितनी देर तक अपने काम की उम्मीद करते हैं।
ऑडिट क्या देखता है
यदि ऑडिट को किसी विशेष चिंता के कारण बुलाया गया था, जैसे कि गुणवत्ता लक्ष्य को मारने में विफलता, तो उम्मीद है कि वह उस क्षेत्र की गहराई से जांच करेगी। एक नियमित लेखापरीक्षा प्रोजेक्ट प्रबंधन के विभिन्न क्षेत्रों और प्रोजेक्ट पर काम कर रहे डिलिवरेबल्स पर व्यापक रूप से दिखाई देगी। इसमें आपकी परियोजना के समय, लागत और गुणवत्ता, और हितधारक सगाई शामिल होगी।
लेखापरीक्षा का उद्देश्य यह पता लगाना है कि परियोजना अपने उद्देश्यों को पूरा करने जा रही है या नहीं।
अगर लेखा परीक्षक का मानना है कि वर्तमान प्रदर्शन के आधार पर परियोजना उन उद्देश्यों को नहीं रोकेगी, तो वह कार्रवाई के लिए सिफारिशें आगे बढ़ाएगा।
सिफारिशें क्या मिलती है पर निर्भर करता है
लेखा परीक्षक की रिपोर्ट में सिफारिशें जो उन्होंने पाई हैं, उस पर निर्भर करती हैं। उनको सकारात्मक और वाक्यांशित करने की अपेक्षा करें जिससे आपको आसानी से उन्हें अपनाने की अनुमति मिल सके। वे व्यावहारिक होना चाहिए।
एक चरम पर, लेखा परीक्षक अनुशंसा कर सकता है कि आपकी परियोजना बंद है, हालांकि यह तब होता है जब उन्हें लगा कि ऐसा कोई मौका नहीं था कि इस बिंदु से कोई भी परियोजना कार्य संगठन के लिए किसी प्रकार का मूल्य प्रदान करेगी।
अपने प्रोजेक्ट ऑडिट को सकारात्मक अनुभव के रूप में देखें। यह आपको किसी भी संकेत की प्रारंभिक चेतावनी देना चाहिए कि आपकी परियोजना परेशानी में है और यह एक अनुभवी परियोजना पेशेवर के साथ काम करने का अवसर है।
उनकी सिफारिशों को लागू करने से आपको, आपकी टीम और आपकी परियोजना को और अधिक सफल बनाना चाहिए, और यह केवल एक अच्छी बात हो सकती है।