रास्ते में प्रगति को ट्रैक करने और सुनिश्चित करने के लिए कि समय-सारिणी के अनुसार प्रमुख डिलिवरेबल्स हासिल किए जा रहे हैं, परियोजना प्रबंधक मील का पत्थर उपयोग करते हैं।
एक परियोजना मील का पत्थर की परिभाषा शून्य की अवधि के साथ एक कार्य है जो परियोजना में उपलब्धि को दर्शाती है।
इन्हें आगे बढ़ने और प्रगति दिखाने के तरीके के रूप में उपयोग किया जाता है और लोगों को दिखा रहा है कि क्या हो रहा है, भले ही उनके पास वहां आने वाले कार्यों का विस्तृत ज्ञान न हो। इस संबंध में, वे हितधारक संचार और अपेक्षाओं को स्थापित करने के लिए बहुत उपयोगी हैं।
परियोजना मील का पत्थर का उपयोग कब करें
परियोजना प्रबंधन में मील का पत्थर चिह्नित करने के लिए उपयोग किया जाता है:
- काम के महत्वपूर्ण चरणों की शुरुआत
- काम के महत्वपूर्ण चरणों का अंत
- कुछ के लिए समय सीमा को चिह्नित करने के लिए
- यह दिखाने के लिए कि एक महत्वपूर्ण निर्णय कब किया जा रहा है।
और उस समय के अन्य निश्चित बिंदु जिन्हें विशेष रूप से कॉल करने की आवश्यकता होती है क्योंकि मील का पत्थर आपकी परियोजना को ट्रैक करने का एक शानदार तरीका है।
आपकी योजना में मील का पत्थर कितनी बार रखें
महीने में एक बार में आपकी योजना में मील का पत्थर लगाने के लिए मुझे एक प्रशिक्षण पाठ्यक्रम पर सलाह दी गई थी। यह ठीक है और अंगूठे का एक अच्छा नियम है, लेकिन आपको अपने पेशेवर निर्णय का उपयोग करने की आवश्यकता है। कुछ महीनों में महत्वपूर्ण मीटिंग्स के साथ बहुत सी गतिविधियां हो सकती हैं जो मील का पत्थर, निर्णय लेने और एक चरण को बंद करने और दूसरे की शुरुआत के रूप में चिह्नित किया जा रहा है।
अन्य महीनों में आप निष्पादन पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और यदि आप कुछ भी मील का पत्थर लटका सकते हैं, तो बहुत कम है।
ऐसा कहकर, रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए प्रत्येक रिपोर्टिंग चक्र में कम से कम एक बार मील का पत्थर बनाने का कारण बनाना उपयोगी होता है, और हम थोड़ा सा मील का पत्थर और संचार के बारे में और बात करेंगे।
आपके गैंट चार्ट पर मील का पत्थर कैसे प्रतिनिधित्व किया जाता है
मील का पत्थर एक गैंट चार्ट के घटकों में से एक हैं और चार्ट पर हीरे के रूप में दिखाए जाते हैं। उन्हें सामान्य कार्य के रूप में नहीं दिखाया जाता है क्योंकि उनके पास शून्य की अवधि होती है: दूसरे शब्दों में, वे किसी भी समय नहीं लेते हैं। एक गैंट चार्ट पर योजना बनाने के प्रयोजनों के लिए, वे बस होते हैं!
यदि आप गैंट चार्ट का उपयोग नहीं कर रहे हैं तो भी आप मील का पत्थर उपयोग कर सकते हैं। यहां गैंट चार्ट के 5 विकल्प हैं: आप अभी भी इन योजनाओं का उपयोग करके अपनी योजना में मील का पत्थर शामिल कर सकते हैं।
यदि आप व्यक्तिगत रूप से व्यवस्थित रहना चाहते हैं और आपका प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपके कैलेंडर में पूरी तरह से एकीकृत नहीं है, तो आप अपनी डायरी में मुख्य तिथियों की प्रतिलिपि बना सकते हैं और पेस्ट कर सकते हैं। इस पर निर्भर करते हुए कि आप कैसे काम करना पसंद करते हैं, यह आपको याद दिलाने के लिए एक उपयोगी युक्ति हो सकती है कि क्या आना चाहिए!
मील का पत्थर कैसे नाम करें
मील के पत्थर के पास आपके प्रोजेक्ट शेड्यूल का स्पष्ट विवरण होना चाहिए, लेकिन ऐसा नहीं है जिसका अर्थ है कि वे एक कार्य हैं। इसलिए उन्हें 'चरण 2 में जाने के लिए समझौता नहीं किया जाना चाहिए' लेकिन 'चरण 2 शुरू होता है'। यदि आप चरण 2 में जाने के लिए समझौते करने के प्रयास को प्रतिबिंबित करना चाहते हैं तो उस कार्य को ठीक पहले बताएं।
मील का पत्थर उस बिंदु का वर्णन करना चाहिए जब वे इस तरह प्रस्तुत करते हैं:
- परीक्षण चरण पूरा हो गया
- पीआईडी अनुमोदित
- अनुबंध पर हस्ताक्षर किए
- टाउन हॉल स्टाफ मीटिंग
कई प्रोजेक्ट मैनेजर संदर्भ के आसानी के लिए अपने मील का पत्थर भी चुनते हैं। यदि आप वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर का उपयोग करते हैं तो आप उस से नंबरिंग का उपयोग कर सकते हैं। अन्यथा, यह स्पष्ट करने के लिए कि आप किस बात का जिक्र कर रहे हैं, एम 1, एम 2 और इतनी अच्छी तरह से उपयोग करना ठीक है। आपके पास जितना अधिक मील का पत्थर है, एक स्पष्ट नामकरण संरचना अधिक महत्वपूर्ण हो जाती है, इसलिए इस बारे में सोचें कि आप यह कैसे करने जा रहे हैं यदि आपका प्रोजेक्ट कई महीनों में चलता है।
मील का पत्थर कैसे बंद करें
मील का पत्थर आपके प्रोजेक्ट शेड्यूल का हिस्सा बनते हैं, इसलिए जब आपका शेड्यूल बेसलाइन होता है तो आपको अपने मील का पत्थर बंद करने पर विचार करना चाहिए।
यदि आपको अपने मील के पत्थर की तिथियों को बदलने की ज़रूरत है तो आपको अपनी योजना में समायोजन करने के लिए अपनी मानक परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया का उपयोग करना चाहिए। यह आपके प्रोजेक्ट प्रायोजक से चैट करने जितना आसान हो सकता है और उन्हें बता सकता है कि तारीखों को बदलने की जरूरत क्यों है, या औपचारिक रूप से एक नया अनुशंसित अनुसूची तैयार करने और इसे नियोजित करने के लिए एक योजना समिति को ले जाने के रूप में औपचारिक रूप से।
यह समझना सबसे अच्छा है कि आपकी मील का पत्थर साइन ऑफ प्रक्रिया क्या होगी, यदि कोई हो, तो इसका उपयोग करने से पहले, ताकि जब आप कोई बदलाव करना चाहते हैं तो आप बर्बाद न करें।
संचार के लिए मील का पत्थर का उपयोग करना
मील का पत्थर संचार और रिपोर्टिंग के लिए उपयोगी हैं क्योंकि वे योजना में नियंत्रण के न्यूनतम बिंदुओं का प्रतिनिधित्व करते हैं। दूसरे शब्दों में, यदि आपने अन्य सभी कार्यों को लिया है तो आप अभी भी देख सकते हैं कि क्या हो रहा था और परियोजना को केवल मील का पत्थर इस्तेमाल करके आगे बढ़ाना जारी रखें।
आप मील का पत्थर खींचने और उन्हें डैशबोर्ड या परियोजना रिपोर्ट में रखने में सक्षम होना चाहिए। उन्हें परियोजना की कहानी को उन लोगों को संतुष्ट करने के लिए पर्याप्त विवरण में बताएं जिन्हें आप रिपोर्ट कर रहे हैं, आम तौर पर आपके प्रोजेक्ट प्रायोजक या स्टीयरिंग समूह (या प्रोजेक्ट बोर्ड ) जैसे किसी अन्य कार्यकारी समूह। प्रत्येक महीने, या आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली रिपोर्टिंग आवृत्ति पर, आप दिखा सकते हैं कि कौन से मील का पत्थर हासिल किए गए हैं।
मील के पत्थर के खिलाफ रिपोर्टिंग काफी सरल है और अक्सर एक टेबल के रूप में किया जाता है। आप मील का पत्थर विवरण, जिस तारीख को देय थे और फिर नई पूर्वानुमानित तिथि सूचीबद्ध करते हैं। जब मील का पत्थर हासिल किया जाता है और इसे पूर्ण रूप से चिह्नित किया जा सकता है, तो आप उस तारीख को भी जोड़ते हैं। उम्मीद है कि यह भविष्यवाणी की तारीख के समान ही होगा, लेकिन परियोजनाएं हमेशा इस तरह काम नहीं करतीं।
इस तरह की एक तालिका यह स्पष्ट करती है कि क्या पूरा हो चुका है और क्या बकाया है। आप अपने प्रायोजक से मिलने और रिपोर्ट भेजने से पहले, "इस मील का पत्थर क्यों नहीं मारा?" सवाल के जवाब की योजना बनाने में आप सक्षम होंगे!
जब आपकी परियोजना योजना बहुत लंबी होती है और आपके पास बहुत सारे मील का पत्थर हैं तो आपको प्रत्येक रिपोर्टिंग चक्र के पूर्ण मील का पत्थर छोड़ना आसान लगेगा। केवल उस माहौल की रिपोर्ट करें जो उस महीने आने या पूरा हो रहा है: अगले महीने जो कुछ भी पिछले महीने पूरा हुआ था उसे हटा दें ताकि आप लोगों को उस काम के बारे में बताकर रिपोर्ट की लंबाई में लगातार वृद्धि न करें जो उन्हें पहले से ही खत्म हो गया है।
मील का पत्थर योजना, शेड्यूलिंग और रिपोर्टिंग के लिए वास्तव में उपयोगी परियोजना प्रबंधन उपकरण है और इनका उपयोग करना आसान है। अपनी अगली परियोजना योजना में कुछ डाल दें, उनके खिलाफ ट्रैक करें और आप अपने आप को सीखेंगे कि आवृत्ति आपके लिए सबसे अच्छी तरह से काम करती है।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में सब कुछ के साथ, अपने निर्णय लेने के लिए इन सुझावों और दिशानिर्देशों का उपयोग करके, इच्छित परिणाम देने के लिए उन्हें लचीला रूप से उपयोग करें।