प्रोजेक्ट बोर्ड और स्टीयरिंग समूह आपकी परियोजना का समर्थन कैसे करते हैं
आइए यह कहकर शुरू करें कि परियोजना बोर्ड किसी भी परियोजना की संगठनात्मक संरचना का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। यदि आपके पास कोई नहीं है, तो आपको अपने प्रबंधक से एक सेट अप करने के बारे में बात करनी चाहिए।
परियोजना बोर्ड की अध्यक्षता परियोजना प्रायोजक की होती है और आम तौर पर अन्य वरिष्ठ हितधारकों के साथ-साथ परियोजना प्रबंधक भी शामिल होगी ।
बोर्ड पर आमतौर पर तीन से पांच लोग होते हैं। वे सभी प्रमुख परियोजना हितधारकों और ऐसे लोग हैं जिनके पास परियोजना के लिए चीजें करने की क्षमता है।
निचली पंक्ति: यह उन लोगों का एक समूह है जो परियोजना की देखरेख में मदद करने के लिए मिलते हैं और इसे सही दिशा में आगे बढ़ते रहते हैं।
प्रोजेक्ट बोर्ड प्रोजेक्ट लाइफसाइक्ल की शुरुआत में स्थापित किए जाते हैं और पूरे प्रोजेक्ट में बंद होने तक काम करते हैं। आइए प्रोजेक्ट बोर्ड की 4 प्रमुख भूमिकाओं पर नज़र डालें।
परियोजना बोर्ड प्रशासन प्रदान करता है
सबसे पहले, परियोजना बोर्ड महत्वपूर्ण शासन प्रदान करता है। वे सुनिश्चित करते हैं कि नीतियों का पालन कॉर्पोरेट स्तर और पोर्टफोलियो या कार्यक्रम स्तर पर किया जाता है। वे परियोजना टीम क्या कर रहे हैं में निरीक्षण की पेशकश करते हैं। वे परियोजना प्रायोजक के साथ, परियोजना की सफल डिलीवरी के लिए उत्तरदायी हैं और यह प्रशासनिक भूमिका यह सुनिश्चित करती है कि परियोजना टीम उन तरीकों से कार्य कर रही है जो नैतिक हैं और कंपनी के लिए स्वीकार्य सीमाओं के भीतर हैं।
वे परियोजना प्रबंधक से पूछताछ और सहायता और समर्थन प्रदान करके ऐसा करते हैं।
परियोजना बोर्ड दिशा प्रदान करता है
एक परियोजना पर अक्सर निर्णय लेने होते हैं, और उनमें से कुछ परियोजना प्रबंधक के अनुमोदन के बाहर गिर जाएंगे। जब प्रोजेक्ट मैनेजर निर्णय लेने में असमर्थ है, और यह कुछ ऐसा है जिस पर प्रायोजक की तुलना में अधिक हितधारकों के साथ चर्चा की जानी चाहिए, यह परियोजना बोर्ड में जाएगी।
उनकी भूमिका टीम के लिए उचित दिशा प्रदान करके परियोजना को निश्चित रूप से रखना है। वे परियोजना की शुरुआत में दृष्टि स्थापित करने में योगदान देते हैं और परियोजना को पूरे ट्रैक पर रखते हैं।
परियोजना बोर्ड निर्णय लेता है
परियोजना बोर्ड मुख्य रूप से एक निर्णय लेने वाला निकाय है। उनकी भूमिका उन निर्णयों को बनाना है जो परियोजना को समस्याओं को अनवरोधित करके आगे बढ़ते रहें और परियोजना प्रबंधक को सफल समापन के लिए एक स्पष्ट मार्ग देखने में मदद करें।
परियोजना प्रबंधक परियोजना बोर्ड को सिफारिशें रखेगा। इसमें पते के लिए सिफारिशें शामिल हो सकती हैं:
- जोखिम, जैसे संभावित चुनौतियों का समाधान करने के लिए शमन योजनाएं
- मुद्दे
- समस्याओं को पुन: संसाधन करना, जैसे सही टीम के सदस्य उपलब्ध नहीं हैं
- अनुसूची देरी
- बजट ओवररन्स
परियोजना बोर्ड को परियोजना प्रबंधक की सिफारिश पर कार्रवाई करने की आवश्यकता नहीं है। एक समूह के रूप में, वे आगे के रास्ते के लिए अन्य सुझावों के साथ आ सकते हैं, और अक्सर वे करते हैं। ऐसा अक्सर होता है क्योंकि उनके पास प्रोजेक्ट मैनेजर की तुलना में परियोजना के पर्यावरण का एक बड़ा चित्र, कॉर्पोरेट दृश्य है, इसलिए वे वैकल्पिक मार्गों को देखने में सक्षम होते हैं और उस समय सबसे अच्छा विकल्प चुनते हैं।
परियोजना बोर्ड खर्च को मंजूरी देता है
अंत में, परियोजना बोर्ड समग्र बजट को मंजूरी देता है।
प्रोजेक्ट मैनेजर द्वारा प्रत्येक खरीद आदेश या बजट आइटम को सामान्य रूप से प्रबंधित किया जाता है: भुगतान के लिए प्रत्येक चालान पर हस्ताक्षर करने के लिए आपको अपने प्रोजेक्ट बोर्ड में जाने की आवश्यकता नहीं है।
हालांकि, कुल मिलाकर परियोजना स्तर पर, प्रोजेक्ट बोर्ड को पहले यह स्वीकार करने में भूमिका निभानी है कि आप कैसे पैसा खर्च करने जा रहे हैं (आपकी बजट योजनाएं) और फिर चल रहे खर्च की निगरानी में यह सुनिश्चित करने के लिए कि परियोजना ट्रैक पर है।
जब आपको लगता है कि आपको आकस्मिक निधि या प्रबंधन भंडार खर्च करने की आवश्यकता है तो आपको परियोजना बोर्ड पर भी आकर्षित करने की आवश्यकता होगी। वे ओवरपेन्ड को अधिकृत कर सकते हैं और परियोजना टीमों को अतिरिक्त धन तक पहुंचने में सहायता कर सकते हैं जहां इसे उचित ठहराया जा सकता है।
कुल मिलाकर, परियोजना बोर्ड परियोजना टीम के लिए एक आवश्यक शासन और स्टीयरिंग समारोह प्रदान करता है। उनकी दिशा और सलाह परियोजना प्रबंधक को सही दिशा में परियोजना का मार्गदर्शन करने में मदद करती हैं, और अगर वे कुछ गलत होने लगते हैं तो वे कदम उठाने और मदद करने के लिए पूरी तरह से तैयार हैं।