जोखिम प्रबंधन के साथ अपने परियोजना में अपने विश्वास को बढ़ावा दें
जब आप जोखिम भरा परिस्थितियों में काम कर रहे हों, तो आपको सही किट की आवश्यकता होगी। रस्सी और क्रैम्पन के बैकपैक के साथ एक हाइकर की तरह, आपको परियोजना जोखिम से निपटने के लिए टूल की भी आवश्यकता है।
आप जोखिम प्रबंधन योजना के साथ अपने प्रोजेक्ट में अपने प्रबंधक के आत्मविश्वास को बढ़ा सकते हैं।
एक साधारण 5-चरणीय प्रक्रिया बड़े पैमाने पर बदल सकती है कि आपका बॉस आपके प्रोजेक्ट को कैसे देखता है (और आप)।
परियोजना प्रबंधन में जोखिम प्रबंधन क्या है?
परियोजना प्रबंधन में जोखिम प्रबंधन परियोजना जोखिमों की पहचान, आकलन और प्रतिक्रिया की प्रक्रिया है।
परियोजना जोखिम ऐसी चीजें हैं जो परियोजना को प्रभावित कर सकती हैं (सकारात्मक या नकारात्मक, लेकिन आम तौर पर लोग जोखिम की व्याख्या करते हैं जो परियोजनाओं पर नकारात्मक प्रभाव डालते हैं)।
चाहे आपकी परियोजना बड़ी या छोटी हो, इसमें इसके साथ जुड़े जोखिम होंगे। ये आपके स्कूल सर्किट बोर्ड के महत्वपूर्ण घटक में कीमतों में वृद्धि के जोखिम के कारण बारिश हो रही है।
यदि परियोजना सही ढंग से प्रबंधित नहीं होती है, तो परियोजना जोखिम सफलतापूर्वक आपके प्रोजेक्ट को वितरित करना कठिन बना सकता है। अनचेक जोखिम आपके शेड्यूल में समय जोड़ सकते हैं, आपके बजट के लिए आपके समय और धन के लिए काम कर सकते हैं। प्रबंधकों को इस तरह की चीज के बारे में परेशान हो जाता है। उन सभी को जोखिम प्रबंधन योजना से बचा जा सकता है।
जोखिम प्रबंधन योजना
एक जोखिम प्रबंधन योजना आपके प्रोजेक्ट टीम को वितरित करने की क्षमता में अपना आत्मविश्वास बढ़ाने का एक शानदार तरीका है - और यह आपके प्रबंधक के आत्मविश्वास को बढ़ाने में भी फैलता है। आप उन्हें विश्वास करना चाहते हैं कि आप इसे कर सकते हैं, और आप चाहते हैं कि वे इस परियोजना से सफलतापूर्वक पहुंचने से आपको क्या रोक सकते हैं।
जोखिम प्रबंधन योजना ऐसा करने के लिए एक आदर्श उपकरण है।
और अंदाज लगाइये क्या? शुरू करना वाकई आसान है।
परियोजना जोखिम प्रबंधन एक साधारण 5-चरणीय प्रक्रिया है। आइए इसकी आवश्यकता होने की तुलना में इसे अधिक जटिल न बनाएं। यह ऐसा कुछ है जिसे आप आज शुरू कर सकते हैं, अपनी अगली मीटिंग में इसकी चर्चा करने के लिए तैयार रहें और इसे पूरा कर लें क्योंकि कोई मिनट मिनट टाइप कर रहा है।
एक 5-चरण जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया
परियोजना प्रबंधन के इतने सारे हिस्सों के साथ, जोखिम प्रबंधन एक प्रक्रिया है। 5 कदम हैं:
- आरंभ
- की पहचान
- आकलन
- योजना प्रतिक्रियाएं
- लागू
यदि उन शर्तों का अभी आपके लिए बहुत अधिक मतलब नहीं है, तो कृपया इसके साथ रहें - मैं इसे समझाऊंगा।
चरण 1: आरंभ करें
सबसे पहले, आप अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन वातावरण में अपने जोखिम प्रबंधन के लिए संदर्भ सेट करना चाहते हैं।
यहां शायद ऐसा करने के लिए बहुत काम नहीं है क्योंकि आपकी कंपनी में से कोई भी कॉर्पोरेट जोखिम नीति तैयार कर चुका है और आपको बस इतना करना है कि इसे ट्रैक करना है। यह जोखिम के लिए कंपनी के दृष्टिकोण की व्याख्या करेगा और आपको आवश्यक टेम्पलेट्स को भी जरूरी कर सकता है। टेम्पलेट्स हमेशा आपको नौकरी बचाते हैं, इसलिए उन लोगों के लिए भी देखें!
यहां तक कि यदि आपके पास कॉर्पोरेट जोखिम नीति नहीं है, तो कोई भी जो आपके साथ परियोजनाओं का प्रबंधन करता है, उसके पास एक परियोजना जोखिम प्रबंधन योजना हो सकती है जिसे आप प्रतिलिपि बना सकते हैं।
पहिया को फिर से क्यों शुरू करें? दस्तावेजों का पुन: उपयोग करना जरूरी है यदि आप समय बचाने और अधिक काम करना चाहते हैं।
अपनी परियोजना के लिए जोखिम प्रबंधन योजना तैयार करने के लिए जो आपने पाया है उसका उपयोग करें। यह आपकी समग्र परियोजना प्रबंधन योजना का हिस्सा है और इस बारे में वार्ता करता है कि आप अपनी परियोजना पर जोखिम प्रबंधन के दृष्टिकोण के लिए कैसे जा रहे हैं।
यदि आपको नहीं पता कि इसमें क्या डालना है, तो पढ़ें! अगले चरण आपको अपने जोखिम प्रबंधन योजना में किस बारे में बात करने के बारे में एक बेहतर विचार देंगे।
इससे विश्वास बढ़ता है: अपने प्रबंधक को दिखा रहा है कि आपके पास अपनी परियोजना पर अनिश्चितता से निपटने का दृष्टिकोण है और आप सक्रिय रूप से जोखिम का प्रबंधन करने जा रहे हैं।
चरण 2: पहचानें
एक बार जब आप एक दृष्टिकोण उल्लिखित हो जाते हैं, तो आप इसके लिए काम करना शुरू कर सकते हैं।
अब आप अपने प्रोजेक्ट को प्रभावित करने वाले जोखिमों की पहचान करते हैं। यह समय में केवल एक स्नैपशॉट है और आपका जोखिम रजिस्टर ऐसा कुछ है जिसे आप समय और समय पर वापस आना चाहते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वहां कुछ भी नया लगाया जा सके।
आप आम जोखिमों की एक चेकलिस्ट का उपयोग करके जोखिमों की पहचान कर सकते हैं, परियोजना पर हितधारकों का साक्षात्कार (विशेष रूप से कठिन हितधारकों के रूप में, क्योंकि आम तौर पर गलत होने पर क्या कहना है), मंथन सत्र और आपके सामान्य ज्ञान का उपयोग करना।
आप ऐसी चीजों की तलाश में हैं जो समस्याएं पैदा कर सकती हैं यदि वे कभी भी हुईं। (याद रखें, अभी तक जोखिम नहीं हुआ है। परियोजना के मुद्दे ऐसी चीजें हैं जो पहले ही हो चुकी हैं।)
हालांकि आप इसे करने के बारे में सोचते हैं, आपको निश्चित रूप से अन्य लोगों को शामिल करना चाहिए। अकेले, आपके पास पूरी तस्वीर नहीं होगी और आप गायब चीजों को खत्म कर देंगे।
किसी के द्वारा जोखिम और पहचान की जानी चाहिए। प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपका काम अपने सहयोगियों को आपके साथ जोखिम बढ़ाने के लिए प्रोत्साहित करना है ताकि एक टीम के रूप में आप उनके बारे में कुछ कर सकें।
पहचान किए गए सभी जोखिम जोखिम रजिस्टर में दर्ज किए जाने चाहिए। यदि आपके पास टीम या प्रोजेक्ट सपोर्ट व्यक्ति पर प्रोजेक्ट समन्वयक है तो वे ऐसा कर सकते हैं। अन्यथा, यह आपके लिए प्रशासनिक कार्यों का हिस्सा है।
इससे विश्वास बढ़ता है: यह दर्शाता है कि आप उन प्रमुख जोखिमों से अवगत हैं जो आपके प्रोजेक्ट को प्रभावित कर सकते हैं और आपके पास नए जोखिमों के बारे में जागरूक रहने के लिए एक साधन है।
चरण 3: आकलन करें
तब जोखिम और संभावना के लिए जोखिम का आकलन किया जाता है। एक परियोजना जोखिम का आकलन करने के तरीके पर यह विस्तृत लेख आपको इसके लिए कवर करता है। यदि आप प्रक्रिया से परिचित नहीं हैं तो इसे एक अच्छा पठन दें।
एक और उपाय के रूप में, आप निकटता का आकलन भी कर सकते हैं, जिसका मतलब है कि समय में कितना करीब होने की संभावना है। उच्च निकटता वाला जोखिम जल्द ही हो रहा है। दूर भविष्य में किसी बिंदु पर कम निकटता वाला जोखिम हो सकता है। जब जोखिमों से निपटने की बात आती है तो यह आपको अपना समय और ऊर्जा प्राथमिकता देने के लिए एक और कारक दे सकता है।
इससे आत्मविश्वास बढ़ता है: टीम के प्रबंधक और हर किसी को यह सुनिश्चित करने का स्पष्ट विचार है कि इन जोखिमों में से कोई भी वास्तव में क्या करना चाहिए।
चरण 4: योजना प्रतिक्रियाएं
अब हम आपके जोखिम प्रबंधन योजना के मांसपेशियों में आते हैं। इस चरण में, आप उचित प्रतिक्रिया की पहचान करके जोखिम का प्रबंधन कैसे करें, यह पता लगाते हैं।
हम ऐसा इसलिए करते हैं क्योंकि अब तक आपके पास यह सब कुछ है कि भविष्य में अपनी परियोजना को निश्चित रूप से फेंकने के लिए क्या हो सकता है और यह कितना बड़ा सौदा होगा। आपका प्रबंधक अगला क्या जानना चाहता है: आप इसके बारे में क्या करने जा रहे हैं?
आम तौर पर, 4 चीजें हैं जो आप किसी परियोजना जोखिम को संबोधित करने और प्रबंधित करने के लिए कर सकते हैं। वो हैं:
- से बचें
- स्थानांतरण
- मिटिगेट (यानी कम करें)
- स्वीकार करना।
ये नकारात्मक जोखिम के लिए जोखिम प्रतिक्रिया रणनीतियों में इस गहरे गोताखोरी में विस्तार से शामिल हैं।
आपके कुछ जोखिमों का सकारात्मक परिणाम हो सकता है। उदाहरण के लिए: एक जोखिम है कि आप अपने नए उत्पाद को इतना बेचते हैं कि आप फोन लाइनों को क्रैश करते हैं। यह एक अच्छी समस्या होगी, लेकिन यह अभी भी एक जोखिम है जिसके लिए हमें योजना बनाना चाहिए।
ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप सकारात्मक जोखिम के लिए तैयार हो सकते हैं जिसमें निम्न शामिल हैं:
- शोषण, अनुचित लाभ उठाना
- शेयर
- बेहतर बनाएँ
- स्वीकार करना।
इन जोखिमों में सकारात्मक जोखिम के लिए जोखिम प्रतिक्रिया रणनीतियों के बारे में अधिक जानकारी दी गई है।
आपको अपने रजिस्टर पर हर जोखिम के लिए कौन सी प्रतिक्रिया रणनीति सबसे अच्छी बात है, यह जानने की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, आप यह तय कर सकते हैं कि कारखाने की छत गिरने का जोखिम ऐसा कुछ है जिसे आप स्वीकार करेंगे क्योंकि ऐसा होने की संभावना नहीं है। हालांकि, यह जोखिम कि खाद्य विषाक्तता आपके आधे कर्मचारियों को आती है वह ऐसा कुछ है जिसे आप अपने सभी खानपान कर्मचारियों को पुनः प्रशिक्षित करके सक्रिय रूप से कम करने जा रहे हैं। यदि यह पहले हुआ है और वास्तव में काफी संभावना है जब तक कि आप इसके बारे में कुछ नहीं करते हैं, तो आप जोखिम को कम करना चाहते हैं।
एक बार प्रतिक्रिया की पहचान और सहमति हो जाने के बाद, जोखिम प्रबंधन कार्य योजना को पूरा करने के लिए जोखिम मालिकों को नियुक्त किया जा सकता है। दूसरे शब्दों में, आपको किसी ऐसे कार्य को देखने के लिए उत्तरदायी होने की आवश्यकता है जो आप सहमत हैं।
इससे विश्वास बढ़ता है: अपने प्रबंधक को दिखा रहा है कि आपने उन चीजों के बारे में क्या किया है जो आपके प्रोजेक्ट के लिए समस्याएं पैदा कर सकती हैं और यह कि आप परियोजना पर अनिश्चितता और जोखिम को कम करने के लिए योजनाएं डाल रहे हैं।
चरण 5: कार्यान्वयन
आपकी जोखिम प्रबंधन योजना में अब शामिल होना चाहिए कि प्रत्येक जोखिम के लिए जोखिम शमन गतिविधियों को करने के लिए कौन जिम्मेदार होगा। उन्हें अब उन कार्यों के माध्यम से काम करना चाहिए ताकि आप खुले जोखिमों को सक्रिय रूप से प्रबंधित कर सकें।
इससे आत्मविश्वास में सुधार होता है: यह दर्शाता है कि आप और आपकी प्रोजेक्ट टीम जो भी आपने कहा था उस पर अनुसरण कर सकते हैं। आपने जो हासिल किया है और जो जोखिम आप कम कर चुके हैं, उस पर रिपोर्ट करके, यह आपकी प्रबंधन टीम को दिखाता है कि आप भविष्य में जो कुछ भी लेते हैं, उसे देने के बारे में गंभीर हैं-समस्या के खिलाफ आपकी परियोजना का सबूत।
एक बार जोखिम पारित हो जाने पर - जब यह अब प्रासंगिक नहीं है क्योंकि यह या तो हुआ है या नहीं हो सकता है - आप इसे अपने जोखिम रजिस्टर से बंद कर सकते हैं।
इस परियोजना को जोखिम प्रबंधन योजना को जगह में रखना आपको अन्य प्रबंधकों से अलग कर सकता है। आपके अपने मालिक के पास सबूत होंगे कि आप रणनीतिक और रचनात्मक रूप से सोच सकते हैं कि आपके प्रोजेक्ट को अनावृत क्यों हो सकता है, और - सबसे महत्वपूर्ण बात - इसके बारे में कुछ करें। आप व्यक्ति होने से पहले सक्रिय रूप से समस्याओं का प्रबंधन कर सकते हैं, रोडब्लॉक को दूर कर सकते हैं और कुछ भी तैयार कर सकते हैं!
परियोजना जोखिम के प्रबंधन में अच्छा होने के नाते प्रबंधन द्वारा सुरक्षित जोड़ी या हाथ के रूप में देखा जाने वाला एक निश्चित तरीका है। परियोजना जोखिम को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए आपको अनुभव या प्रमाणपत्रों की आवश्यकता नहीं है (हालांकि जोखिम प्रबंधन में औपचारिक योग्यता मौजूद है)। इस आसान 5-चरणीय प्रक्रिया का जल्द ही अर्थ होगा कि परियोजना जोखिम प्रबंधन आपकी परियोजना योजनाओं में एम्बेड किया गया है।