जोखिम
'जोखिम' एक ऐसा शब्द है जो आपकी परियोजना के साथ गलत हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक नया कार्यालय ब्लॉक बना रहे हैं, तो स्टील की कीमत बढ़ सकती है, और इससे आपके बजट पर असर पड़ सकता है। लेकिन यह ऊपर नहीं जा सकता है। समान रूप से, यदि आप बाहर अपनी वार्षिक कॉर्पोरेट पिकनिक की मेजबानी करने की योजना बना रहे हैं, तो यह ठीक मौसम हो सकता है, लेकिन बारिश हो सकती है। संक्षेप में, एक जोखिम ऐसा कुछ है जो अभी तक नहीं हुआ है।
यह जानना महत्वपूर्ण है कि आपके प्रोजेक्ट को घेरे हुए जोखिम क्या हैं क्योंकि आप उनके लिए योजना बना सकते हैं। आप अपनी 'प्लान बी' या आकस्मिक योजनाओं को पहले स्थान पर होने वाले जोखिम से बचने के प्रयास में कार्रवाई कर सकते हैं। इस्पात और मौसम की कीमत के साथ, आप उन्हें होने से रोकने के लिए वास्तव में बहुत कुछ नहीं कर सकते हैं, लेकिन यदि आप ऐसा करते हैं तो आप योजना बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक मार्की किराए पर ले सकते हैं या छतरियों के साथ स्टॉक कर सकते हैं ताकि यदि पिकनिक दिन बारिश हो, तो लोगों के पास अभी भी अच्छा समय हो सकता है।
मुद्दा
परियोजना टीम के सदस्यों द्वारा अक्सर मुद्दों और जोखिमों को भ्रमित किया जाता है, और यह सुनिश्चित करने के लिए एक परियोजना प्रबंधक के रूप में महत्वपूर्ण है कि आप इन विषयों के बारे में उचित तरीके से बात कर रहे हैं। एक जोखिम ऐसा कुछ है जो अभी तक नहीं हुआ है, जबकि एक मुद्दा ऐसा कुछ हुआ है। मुद्दे केवल समस्याएं हैं जिनसे आपकी प्रोजेक्ट टीम का सामना करना पड़ रहा है।
आपने इसे देखा होगा (और इसे शुरू करने के जोखिम के रूप में संभाला है) या यह पूरी तरह से अप्रत्याशित हो सकता है। किसी भी तरह से, यह अभी हुआ है और आपको इसके बारे में कुछ करना है!
मील का पत्थर
मील का पत्थर समय पर बिंदु है जो परियोजना के दौरान महत्वपूर्ण क्षणों को चिह्नित करता है। उनका अक्सर उपयोग किया जाता है:
- एक चरण की शुरुआत
- एक चरण का अंत
- काम के एक बड़े टुकड़े या एक बड़ा काम का अंत
- एक विशेष निश्चित समय-समय पर समय सीमा को ध्यान में रखते हुए
- योजना पर अचल तारीखें
मील के पत्थर के बारे में सोचें कि आप जिस तारीख को अपने कैलेंडर पर घर पर लिखेंगे - एक परियोजना में बड़े महत्वपूर्ण क्षण जैसे कि परीक्षण या लॉन्च पार्टी को खत्म करना। मीलस्टोन गैंट चार्ट के नौ घटकों में से एक हैं , इसलिए आप उन्हें हीरे के रूप में प्रदर्शित अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल पर देखेंगे।
प्रायोजक
आपका प्रोजेक्ट प्रायोजक प्रोजेक्ट बोर्ड पर बैठता है। वे वे व्यक्ति हैं जो परियोजना का मालिक हैं और उन्हें लाभ प्राप्त होते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप फैक्ट्री टीम के उपयोग के लिए एक नई आईटी प्रणाली लॉन्च कर रहे हैं, तो फैक्टरी जनरल मैनेजर प्रोजेक्ट प्रायोजक होगा। आईटी टीम प्रोजेक्ट टीम का हिस्सा बन जाएगी लेकिन वे प्रायोजन की भूमिका निभाएंगे। प्रोजेक्ट प्रायोजक वह व्यक्ति होता है जब आप वरिष्ठ प्रबंधन दिशा की आवश्यकता होती है। यह करने के लिए हो सकता है:
- किसी समस्या को अनब्लॉक करें
- कुछ संसाधन खोजें
- बजट स्वीकृत करें
- निर्णय लेने
- अंतिम विनिर्देश पर सहमत हैं
और इसी तरह। प्रोजेक्ट मैनेजर प्रभावी रूप से लाइन प्रबंधन संरचना और साप्ताहिक या मासिक (या रीयल-टाइम) परियोजना रिपोर्टिंग के संदर्भ में परियोजना की अवधि के लिए प्रायोजक को रिपोर्ट करता है।
हितधारक
स्टेकहोल्डर अन्य परियोजनाएं हैं जो आपकी परियोजना में शामिल हैं और प्रभावित हैं। कुछ परियोजनाओं में व्यापक हितधारक समूह होंगे, जिसमें संगठन के हर विभाग को शामिल किया जाएगा। दूसरों के पास एक सीमित क्षेत्र होगा। कुछ हितधारक सरकार या नियामक निकायों की तरह आपके संगठन के बाहर हैं।
उन्हें प्रासंगिक समाचारों के साथ सूचित रखने की भी आवश्यकता है। अधिकांश हितधारक आपकी परियोजना द्वारा लाए गए परिवर्तनों के लिए सहायक (या प्रतिद्वंद्वी) होंगे, लेकिन उनमें से सभी नहीं होंगे!
आप उन हितधारकों से मिलेंगे जो खुले हाथों से आपकी परियोजना का स्वागत नहीं करेंगे!