इन परिदृश्यों में अपने कंप्यूटर या फोन के पीछे छिपाने से बचें
वास्तव में, कुछ परिस्थितियों में, आपको उनसे बचना चाहिए। निश्चित रूप से, अपने कंप्यूटर के पीछे छिपाना आसान है और कहें कि आप कीबोर्ड के माध्यम से क्या कहना चाहते हैं। लेकिन कभी-कभी आपको दुनिया में कदम उठाने और अपनी आवाज का उपयोग करने की आवश्यकता होती है।
यहां तीन स्थितियां हैं जहां यह बेहतर होगा यदि आपने भेजा नहीं मारा।
संघर्ष को हल करने के लिए भेजें मारने से बचें
हम सभी एक मुद्दे को हल करने की कोशिश कर रहे दो पक्षों के बीच एक ईमेल या संदेश स्ट्रिंग का हिस्सा रहे हैं। कभी-कभी, आप दो मुख्य प्रतिभागियों में से एक हो सकते हैं या शायद आप बस उन लोगों में से एक हैं जिन्हें किसी ने आपको शामिल करने के लिए मजबूर महसूस किया है।
प्रत्येक ईमेल या संदेश के जवाब के साथ समस्या बढ़ जाती है। अंत में, शायद अपेक्षाकृत छोटी समस्या क्या थी, वह बहुत बड़ा हो गया है। यह आमतौर पर संघर्ष को हल करने के लिए दोनों पक्षों के साथ-साथ एक पर्यवेक्षक या प्रबंधक के बीच आमने-सामने की बैठक में परिणाम देता है।
संघर्ष को हल करने के लिए ईमेल या मैसेजिंग का उपयोग करने के बजाय या तो व्यक्ति को कॉल करें या आमने-सामने बैठक करें। यदि आप किसी समस्या से हल करने की कोशिश कर रहे किसी अन्य व्यक्ति से ईमेल या संदेश प्राप्तकर्ता हैं, तो ईमेल के माध्यम से प्रतिक्रिया देने के लिए प्रलोभन का विरोध करें। फोन उठाओ या दूसरे व्यक्ति के कार्यालय में चले जाओ और कहें, "मुझे आपका ईमेल प्राप्त हुआ और सोचा कि अगर हम इस स्थिति पर ईमेल के विरोध में एक-दूसरे पर चर्चा करते हैं तो यह बेहतर हो सकता है।
क्या आपके पास बात करने के लिए कुछ मिनट हैं? "
अगर ईमेल आपका एकमात्र विकल्प है, तो अन्य लोगों की प्रतिलिपि न लें। ऐसा करने से समस्या बढ़ जाती है। यदि आप इस तरह के ईमेल प्राप्त करने वाले अंत में हैं तो "सभी को उत्तर दें" पर क्लिक न करें। केवल उस व्यक्ति को उत्तर दें जिसने ईमेल भेजा है। यदि आप "सभी को जवाब देते हैं," तो आपके उत्तर में यह कहना चाहिए, "मैं इस स्थिति को मेरे ध्यान में लाने की सराहना करता हूं।
मैं आपको चर्चा करने के लिए बस एक मिनट में फोन करूंगा। "यह उन सभी को सतर्क करेगा जिन्हें कॉपी किया गया है कि आप एक-दूसरे की स्थिति का ख्याल रखते हैं।
जब आप परेशान होते हैं तो भेजें मारने से बचें
क्या आप कभी किसी चीज से परेशान हैं और तत्काल खेद महसूस करने के लिए केवल एक गंभीर ईमेल को निकाल दिया है? या, शायद आप इस तरह के एक ईमेल या संदेश प्राप्त करने पर रहे हैं।
परेशान स्थिति या बातचीत के बाद, हमें जो ठंडा करना है वह ठंडा करने की अवधि है । ईमेल और मैसेजिंग खुद को उधार नहीं देता है; यह डिजाइन द्वारा तात्कालिक है। एक बार जब आप शांत हो जाते हैं, तो स्थिति पर चर्चा करने के लिए व्यक्ति को कॉल या विज़िट करें। यदि आप एक गंभीर ईमेल प्राप्त करने के अंत में हैं, तो उत्तर देने के आग्रह से बचें। खुद को शांत करने के लिए समय दें और फिर उस व्यक्ति को बुलाएं और आमने-सामने चर्चा करने के लिए कहें।
भविष्य में, अग्रिम निर्णय लें कि जब आप परेशान होते हैं तो आप ईमेल या मैसेजिंग का कभी भी उपयोग नहीं करेंगे। इसे अपने साथ एक गैर-विचारणीय संधि बनाएं।
अगर आपको परेशान होने पर कुछ लिखने की आवश्यकता महसूस होती है, तो हाथ एक संदेश लिखें। अगर आप संदेश भेजने का इरादा नहीं रखते हैं तो भी इसे ईमेल में दर्ज न करें। आप पहले व्यक्ति नहीं होंगे जो गलती से "सेव" बटन के बजाय "भेजें" दबाएंगे।
खराब समाचार भेजने के लिए भेजें मारने से बचें
कोई भी बुरी खबर प्राप्त नहीं कर सकता है और उसे ईमेल या संदेश के माध्यम से प्राप्त करना घाव में नमक जोड़ सकता है।
क्या आपने कभी क्लाइंट को यह बताने के लिए ईमेल किया है कि उनके आदेश में देरी हो रही है? या किसी मित्र को यह बताने के लिए संदेश दिया कि आप उसकी जन्मदिन की पार्टी में शामिल नहीं हो सकते? या अपने बॉस को ईमेल करने के बारे में कैसे सूचित करें कि आप एक परियोजना के साथ समाप्त नहीं हुए हैं और आपकी समयसीमा याद करेंगे?
यदि इनमें से किसी भी प्रश्न का उत्तर हाँ है, तो बुरी खबरों को संवाद करने के लिए ईमेल या मैसेजिंग का उपयोग करना बंद करें। बुरी खबरों को संवाद करने के लिए ईमेल या मैसेजिंग का उपयोग करना उस संदेश को भेज सकता है जिस पर आपको परवाह नहीं है या यह मुद्दा आपके व्यक्तिगत ध्यान की गारंटी देने के लिए पर्याप्त नहीं है। जब आप बुरी खबरों को संवाद करने के लिए ईमेल या संदेश का उपयोग करते हैं, तो आपके पास व्यक्ति की प्रतिक्रिया का न्याय करने का कोई तरीका नहीं है। सबसे अधिक संभावना है कि लोग निराश होंगे या परेशान होंगे। यदि आप व्यक्तिगत रूप से समाचार नहीं दे रहे हैं, तो निराशा की उनकी भावनाएं बढ़ सकती हैं और इससे भी बदतर स्थिति पैदा हो सकती है।
अंत में, जब आप इस परिदृश्य में ईमेल या मैसेजिंग का उपयोग करते हैं तो आप डरावनी दिखाई देते हैं। ग्राहक, सहकर्मी, मालिक और मित्र उन लोगों की सराहना करते हैं जिनके पास बुरी खबरों को संवाद करने का साहस है।
यदि आप अनिश्चित हैं कि आपका संदेश बुरी खबर के रूप में योग्यता प्राप्त करता है तो खुद से पूछें, "क्या मैं इस प्रकार के समाचार के साथ एक ईमेल या संदेश प्राप्त करना चाहता हूं या क्या मैं इसे व्यक्तिगत रूप से संवाद करना पसंद करूंगा?"। फिर तदनुसार कार्य करें।
हालांकि इसमें कोई संदेह नहीं है कि ईमेल या मैसेजिंग संचार का एक त्वरित और कुशल माध्यम है, यह हमेशा उपयुक्त नहीं होता है। उपर्युक्त दिशानिर्देशों का पालन करें और ऐसा करने के लिए अनुचित होने पर ईमेल या संदेश का उपयोग करने से बचें।