स्वच्छ कार्यालय पाने के लिए इसमें प्रत्येक दिन केवल कुछ मिनट लगेंगे
तो इसे साफ क्यों रखें? आपके करियर अव्यवस्था से प्रभावित है! और इसे अस्वीकार करना उतना कठिन नहीं है जितना आप सोचते हैं।
अपने कार्यालय को पांच दिनों में छोटे चरणों में शुद्ध और साफ करें ताकि यह भारी महसूस न हो। यहां यह कैसे करें।
अपनी जगह को व्यवस्थित करें, क्रमबद्ध करें और साफ़ करें
एक कचरा बैरल पकड़ो और बिन रीसाइक्लिंग और शुद्ध शुरू करें । यह सबसे अच्छा हिस्सा है! लक्ष्य यह है कि आने वाली कई अच्छी चीजों के लिए जगह बनाने के लिए इस गड़बड़ी को खुद को शुद्ध करना है। उन चीजों को रखें जिन्हें एक बॉक्स या अपने कार्यालय के कोने में रखा जाना चाहिए। सावधान रहें यदि रीसायकल बिन में कागजी कार्य को तोड़ने की जरूरत है या नहीं।
चीज़ों को व्यवस्थित रखने में मदद के लिए अपने कार्यालय में व्यक्तिगत प्रभाव को कम करें क्योंकि वे कुछ भी हैं जिन्हें आपको साफ रखने की आवश्यकता है।
अंत में, आपका डेस्क या कार्य क्षेत्र स्पष्ट होना चाहिए। एक त्वरित पोंछे और धूल करो और फिर अपने काम में वापस जाओ।
सब कुछ के लिए एक घर खोजें
अपने कार्यालय को साफ करने के लिए आपके अगले निर्धारित समय पर, आपको अपनी सभी सामग्री के लिए घर ढूंढना होगा।
भविष्य में अव्यवस्था से बचने के लिए आपके कार्यालय में सब कुछ एक घर होना चाहिए। किसी आइटम का उपयोग करने के बाद यह शानदार जगह है कि आप इसे दूर करने के लिए तत्पर हैं।
अव्यवस्था तब होती है जब चीजें घर नहीं होती हैं। चीजों के लिए घर खोजने का सबसे अच्छा समय तब होता है जब आपकी जगह स्पष्ट और नंगी होती है। आपकी जगह पकड़ने में सक्षम होने के लिए आपको बहुत अच्छी नजर आएगी।
एक फाइलिंग सिस्टम विकसित करें
अब उस समय के पेपरवर्क के उस ढेर से निपटने का समय है जिसे आपने कोने में रखा था।
यदि आपकी फाइलिंग प्रणाली में आपके डेस्क पर ढेर में मेमो या मेल फेंकना शामिल है, तो आपको अपने कार्यालय को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। आपूर्ति कैबिनेट से फ़ोल्डर्स उठाकर शुरू करें। फ़ाइल कैबिनेट में विषय वस्तु, दिनांक या दस्तावेज़ प्रकार द्वारा उन्हें व्यवस्थित करें। हर बार कागज़ का एक टुकड़ा आपके डेस्क पर आता है, या तो इसे फेंक देता है या फ़ाइल करता है। अपने डेस्क से उठने के लिए खुद को मजबूर करें या अपना दराज खोलें और प्रत्येक पेपर को अपनी उचित जगह पर दर्ज करें।
अपने व्यापार कार्ड के संग्रह को साफ करें
क्या आपको कई व्यवसाय कार्ड मिलते हैं जब आपने अपने वर्कस्पेस या कागजात संख्याओं के साथ कागजात को साफ़ किया था? अपने फोन को पकड़ो और एक नया ऐप खोजें। वहां कई ऐप्स हैं जो एक व्यापार कार्ड को स्कैन कर सकते हैं और जानकारी को अपने स्मार्टफोन जैसे Evernote या ScanBizCards में स्थानांतरित कर सकते हैं।
कुछ समय निकालें, इस पर निर्भर करते हुए कि आपको कितने कार्ड स्कैन करने की आवश्यकता है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके कार्ड को रीसाइक्लिंग करने से पहले सभी डेटा सुरक्षित रूप से स्थानांतरित हो जाएं। हर बार जब आप एक नया संपर्क या व्यापार कार्ड प्राप्त करते हैं, तो आगे बढ़ें, इसे स्कैन करें।
अपने कंप्यूटर में दस्तावेज़ व्यवस्थित करें
आपको समय-समय पर अपने मालिक या ग्राहक के लिए जानकारी ढूंढने में सक्षम होना चाहिए। कंप्यूटर फ़ाइलों का संगठन पेपर फाइलों के रूप में महत्वपूर्ण है।
चाहे आप स्प्रैडशीट्स पर काम करते हैं, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में या अन्य प्रोग्राम्स पर, तिथि, विषय या श्रेणी के अनुसार कंप्यूटर दस्तावेज व्यवस्थित करें।
दस्तावेजों को स्थानांतरित करने से पहले एक संगठनात्मक पदानुक्रम लिखना जो आपके कागजी कार्य के लिए काम करेगा जो आपके काम के जीवन को आसान बना देगा। फिर जब आप जाते हैं तो दस्तावेज़ों को ले जाना शुरू करें।
अपने दस्तावेज़ों के माध्यम से जाने के बाद इसे बर्बाद न होने दें। यदि आपका कंप्यूटर सिस्टम क्रैश हो जाता है तो काम खोने से बचने के लिए बाहरी हार्ड या फ्लैश ड्राइव पर बैकअप फ़ाइलों को सुनिश्चित करना सुनिश्चित करें।
नियमित रूप से पेपरवर्क अपडेट करें
जब आपकी फ़ाइल कैबिनेट ड्रॉवर इतनी भरी हुई है कि आप इसे बंद नहीं कर सकते हैं, तो पुराना दस्तावेजों को छोड़कर अपने पेपर अव्यवस्था को कम करने का समय है। अपने पेपरवर्क का स्टॉक लेने के लिए प्रत्येक सप्ताह एक विशिष्ट समय निर्धारित करें । पूरी फाइलों को फेंकने से बचें। इसके बजाए, पुरानी सामग्री से छुटकारा पाएं, जैसे कि उन ग्राहकों के लिए फाइलें जिन्होंने आपकी सेवाओं का उपयोग दो वर्षों में नहीं किया है। कंडेन बड़ी फाइलें, और केवल सबसे जरूरी चीजें रखें।
अपने कार्यालय साप्ताहिक व्यवस्थित करें
एक अव्यवस्थित कार्यालय एक अक्षम कार्य जीवन का मार्ग है। चीजों को व्यवस्थित करने के लिए दोपहर के भोजन के 15 मिनट बाद रिजर्व करें। आवश्यक पेपरवर्क फ़ाइल करें, व्यवसाय कार्ड स्कैन करें, कंप्यूटर फ़ाइलों और स्प्रैडशीट व्यवस्थित करें, और आइटम को अपने घर में वापस रखें।
एक बार जब आप काम पर अपनी व्यक्तिगत जगह को खराब कर देते हैं तो आपको अविश्वसनीय रूप से ऊर्जा महसूस करने जा रहे हैं। आप हल्का महसूस करेंगे और यह सकारात्मक ऊर्जा दूसरों के पास जाएगी। साप्ताहिक सफाई-अप आदत बनाकर अपनी पुरानी शैली में वापस लौटने से बचें। आपका कार्यालय इतना व्यवस्थित होना शुरू हो जाएगा कि आपके पास साफ करने के लिए आपके पास 15 मिनट का समय है या आप अपने मन को साफ करने में मदद करने के लिए योग या ध्यान करने के लिए उपयोग कर सकते हैं! देख? जब आप शुद्ध और साफ करते हैं तो अच्छी चीजें होती हैं।