वास्तव में अधिक काम करने और बेहतर महसूस करने के लिए अपनी टू-डू सूची का उपयोग कैसे करें
एक सूची पर्याप्त नहीं है
"सूची करने के लिए चीजें" बनाना पर्याप्त नहीं है। आपको उन्हें रैंक करना होगा। आपको पता होना चाहिए कि कौन से कार्य अधिक महत्वपूर्ण हैं ताकि आप उन पर ध्यान केंद्रित कर सकें। फिर आपको उन वस्तुओं को संसाधन आवंटित करना होगा, अपनी प्रगति को मापना होगा, और अपनी सफलताओं के लिए खुद को पुरस्कृत करना होगा।
श्रेणी
स्प्रेडशीट में अपने सभी टू-डू आइटम सूचीबद्ध करें, हालांकि आप उन्हें पेपर पर भी कर सकते हैं। आप उन्हें अपने कंप्यूटर या स्मार्टफोन पर भी डाल सकते हैं, उन्हें अपने कैलेंडर पर लिख सकते हैं, या उन्हें एक समय प्रबंधन सॉफ्टवेयर में इनपुट कर सकते हैं।
पहला कदम आपको जो कुछ करना है उसे सूचीबद्ध करना है। फिर उन्हें एक रैंक असाइन करें ताकि आप महत्वपूर्ण वस्तुओं पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
ए, बी, सी रैंकिंग का प्रयोग करें। ए-लिस्ट वह चीजें हैं जो मुझे छोड़ने से पहले आज करना है। बी-सूची ऐसी चीजें हैं जिन्हें आपको करने की आवश्यकता है, लेकिन आज जरूरी नहीं है। अंत में, सी-सूची वह चीजें हैं जिन्हें आपको जल्द ही करने के लिए समय खोजने की आवश्यकता होती है।
आप बहुत तेज़ी से पता लगा सकते हैं कि सी-सूची पर चीजें, और यहां तक कि बी-सूची, बस कभी नहीं किया जाता है। कई साल पहले एक ऑपरेशंस मैनेजर की स्थिति में, मैंने खुद को अपनी ए-सूची से अधिक से अधिक निराश पाया। न केवल मैं इसे हर दिन प्राप्त कर रहा था, जैसा कि मैंने हमेशा पहले किया था, लेकिन ए-सूची बढ़ती जा रही थी। यही वह वक्त था जब मैंने यह पता लगाया कि मुझे अपनी टू-डू सूची मेरे लिए काम करने के लिए क्या करना है, और मैंने एक ऐसी प्रणाली विकसित की जिसने काम किया।
समय प्रबंधन
यह जानना पर्याप्त नहीं था कि क्या महत्वपूर्ण था; ए-लिस्ट क्या बनाया। मुझे यह जानने की भी आवश्यकता थी कि कितनी देर तक चीजें लेंगी और मुझे उन्हें कितना समय देना होगा। मैंने प्रत्येक कार्य को लेने के अनुमानित समय के साथ-साथ संचयी कुल के साथ एक निकट स्तंभ के साथ अपनी टू-डू सूची में एक कॉलम जोड़ा।
तब मैंने एक साधारण समय अध्ययन किया। जैसा कि मैंने प्रत्येक कार्य किया था मैंने लिखा कि मैंने क्या किया और शुरुआत और अंत समय। मैंने पूरे दिन ट्रैक रखा। फिर मैंने इसे कुछ हफ्ते बाद एक अलग दिन दोहराया। यह किसी भी माध्यम से एक संपूर्ण सर्वेक्षण नहीं था, लेकिन यह मुझे कुछ अंतर्दृष्टि दी। ऑपरेशंस मैनेजर के रूप में, मेरा अधिकांश दिन बाधाओं से उठाया गया था - घटनाओं से निपटने, संकट उठने, या हल करने वाली समस्याओं को हल करना। औसतन इन बाधाओं में दिन में चार घंटे खपत होती है। चूंकि मैं आमतौर पर दस घंटे का दिन काम करता हूं, जिसने मुझे अपनी टू-डू सूची में चीजों के लिए दिन में छह घंटे छोड़ा।
प्रत्येक रात, मैंने कार्यालय छोड़ने से पहले, मैं अपनी टू-डू सूची अपडेट करूंगा। मैं उन चीजों को हटा दूंगा जो मैंने पूरा किया था, प्रतिनिधि, या डाउनग्रेड किया था, नई चीजें जो सामने आईं, जोड़ों को शीर्ष पर सबसे महत्वपूर्ण कार्य प्राप्त करने के लिए प्राथमिकताएं पुन: व्यवस्थित करें, और प्रत्येक को अनुमानित समय असाइन करें। तब मैं सूची को छः घंटे के निशान पर नीचे जाऊंगा और एक रेखा खींचूंगा। यह अगले दिन के लिए मेरा लक्ष्य बन गया।
स्वयं को पुरस्कृत करो
अक्सर, वह रेखा मेरी ए-सूची पर कहीं गिर गई। शायद ही कभी नीचे के पास कहीं भी था। हालांकि, यह मेरा लक्ष्य था। अगर मैंने लाइन को मारा या पारित किया, तो मुझे घर जैसा महसूस हुआ जैसे यह एक उत्पादक और सफल दिन रहा।
उन चीज़ों पर खुद को मारने के बजाय जिन्हें मैं प्राप्त नहीं कर पाया, मैंने अपने लक्ष्य को पूरा करने या पीटा जाने पर मेरी सफलता को स्वीकार किया। अगले दिन, मुझे फिर से शुरू करना पड़ा और नए लक्ष्य तक पहुंचना पड़ा, लेकिन मैंने इसे पूरा करने के लिए समय के मुकाबले ज्यादा करने की निराशा की बजाय पिछली सफलता पर निर्माण के परिप्रेक्ष्य से किया।
आपको एक सिस्टम की आवश्यकता है
सफल होने के लिए, आपको अपना समय प्रबंधित करने के लिए एक सिस्टम विकसित करना होगा ताकि आप उस समय में और अधिक कर सकें। यदि आपकी टू-डू सूची पर आपकी लक्ष्य रेखा हमेशा शीर्ष के पास होती है, तो आपका मालिक किसी और की तलाश शुरू करने जा रहा है जो हर दिन सूची में थोड़ा आगे काम कर सकता है। नीचे, समय प्रबंधन के बेहतर काम करने में आपकी सहायता के लिए कुछ संसाधन देखें।
इस मुद्दे को प्रबंधित करें
आपके द्वारा किए जाने वाले कार्यों की सूची बनाएं। उन लोगों को प्राथमिकता दें जो महत्वपूर्ण हैं, केवल जरूरी नहीं।
प्रत्येक दिन क्या हासिल करना है इसके लिए एक योजना है। उस योजना की ओर काम करें। जब आप अपने लक्ष्य को पूरा करते हैं या हराते हैं तो खुद को रिवार्ड करें।