एक परियोजना में जवाबदेही कैसे बनाएँ

किकऑफ मीटिंग में 01 पता जवाबदेही

परियोजना के आधारभूत सिद्धांत के रूप में उत्तरदायित्व स्थापित करना महत्वपूर्ण है। प्रोजेक्ट प्रायोजक और प्रोजेक्ट मैनेजर को किकऑफ मीटिंग में उनकी उम्मीदों को स्पष्ट करना चाहिए। परियोजना प्रायोजक को जवाबदेही के बारे में दो अंक बनाना चाहिए। सबसे पहले, वह प्रोजेक्ट मैनेजर को उत्तरदायी बनाएगा, और दूसरा, प्रोजेक्ट मैनेजर हर किसी को उत्तरदायी बनाएगा।

इन बिंदुओं पर बिल्डिंग, प्रोजेक्ट मैनेजर का कहना है कि परियोजना प्रायोजक परियोजना प्रबंधक को जवाबदेह रखता है, जवाबदेही वहां नहीं रुकती है। प्रोजेक्ट मैनेजर उम्मीद करता है कि टीम के सदस्यों को भी उन्हें जवाबदेह बनाए रखा जाए। इसके अतिरिक्त, प्रोजेक्ट मैनेजर उम्मीद करता है कि टीम के सदस्यों को एक दूसरे को जिम्मेदार ठहराया जाए। एक दूसरे को बुलाकर तब तक प्रोत्साहित किया जाता है जब तक कि सभी टीम के सदस्य व्यावसायिकता और दूसरों के प्रति सम्मान बनाए रखते हैं।

ये बयान एक स्पष्ट प्रणाली जवाबदेही स्थापित करते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर अंततः परियोजना की सफलता के लिए ज़िम्मेदार है, लेकिन सफल होने के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजर उम्मीद करता है कि हर कोई उत्तरदायी होगा और एक-दूसरे को जवाबदेह बनाएगा।

02 कार्यों की अंतःस्थापितता को हाइलाइट करें

परियोजनाओं में लगभग हमेशा परस्पर निर्भर कार्य शामिल होते हैं। परियोजना को सफल बनाने के लिए अनुक्रम में कुछ चीजें होने की आवश्यकता है। एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में टीम को एक परियोजना के विवरण बताते हैं, परियोजना प्रबंधक को कार्यों की अंतःक्रियाशीलता को उजागर करने के बारे में जानबूझकर होना चाहिए।

इंटरकनेक्टेड कार्यों का एक उदाहरण यहां दिया गया है। एक सरकारी कार्यक्रम अपने वैधानिक प्राधिकरण में बदलाव के कारण किए गए कार्यों में मौलिक बदलाव के माध्यम से जा रहा है। शिफ्ट के बाद प्रोग्राम कैसे काम करेगा, यह पता लगाने के लिए, एक परियोजना को चार्टर्ड किया गया है । प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों में से एक पेशेवर विकास ट्रेनर है जो प्रोग्रामेटिक कर्मचारियों को देने के लिए पाठ्यक्रम विकसित करेगा। इस प्रशिक्षण को विकसित करने के लिए, बाकी टीम को निर्णय लेना चाहिए कि कार्यक्रम कैसे कार्य करेगा। प्रशिक्षक टीम को चार्टर और कार्य टूटने की संरचना में निर्धारित निर्णय लेने के समय-सारिणी के लिए जिम्मेदार ठहराता है, इसलिए उसके पास पाठ्यक्रम विकसित करने के लिए पर्याप्त समय है।

कभी-कभी कार्य एक साथ चलते हैं। यह आवश्यकता या दक्षता के हित में हो सकता है। कार्य पूरा होने के बाद, उनके कार्य उत्पादों को बाद के कार्य में उपयोग करने के लिए रखा जाता है। जवाबदेही संरचना ऊपर दिए गए उदाहरण में काम करती है। जो बाद के कार्य पर काम कर रहे हैं वे पिछले कार्यों पर काम करने वाले उत्तरदायी हैं।

प्रोजेक्ट मैनेजर द्वारा टीम के सदस्यों को दिखाते हुए कि कार्य एक-दूसरे से कैसे संबंधित हैं और कैसे प्रत्येक टीम के सदस्य को अन्य टीम के सदस्यों के लाभ के लिए अच्छा काम करने की ज़रूरत है, प्रोजेक्ट मैनेजर टीम के सदस्यों को एक-दूसरे को जिम्मेदार ठहराता है। यदि एक टीम का सदस्य एक कार्य शुरू नहीं कर सकता है जब तक कि कोई अन्य टीम सदस्य पिछले कार्यकाल को पूरा नहीं कर लेता है, आश्रित टीम के सदस्य को अन्य टीम के सदस्य की सफलता में निहित रुचि होती है और उस टीम के सदस्य को समय पर और उच्च गुणवत्ता वाले प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार ठहराया जाएगा।

03 एक्शन आइटम पर सार्वजनिक प्रतिबद्धता प्राप्त करें

परियोजना प्रबंधक विभिन्न कारणों से टीम मीटिंग आयोजित करते हैं। एक कारण यह है कि परियोजना के प्रगति के आधार पर अगले कदम निर्धारित करना है। जब संभव हो, चीजों को योजना के अनुसार जाना चाहिए, लेकिन जब अप्रत्याशित समस्याएं आती हैं, तो उन्हें संभालने की आवश्यकता होती है। प्रोजेक्ट मैनेजर कई का ख्याल रख सकता है लेकिन सभी नहीं।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कोई समस्या संभालने के लिए कौन सहमत है, टीम के सदस्य जो एक एक्शन आइटम लेते हैं, को सार्वजनिक प्रतिबद्धता बनाना चाहिए। प्रतिबद्धता को कुछ औपचारिक संबंध नहीं होना चाहिए, लेकिन सभी को पता होना चाहिए कि क्या अपेक्षित है। जब कोई एक्शन आइटम से सहमत होता है, तो प्रोजेक्ट मैनेजर को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वास्तव में क्या किया जाना है और जब इसे पूरा किया जाना चाहिए।

एक्शन आइटम को मीटिंग नोट्स में या एक्शन आइटम लॉग में दस्तावेज किया जाना चाहिए। विभिन्न परियोजना प्रबंधन दर्शन यह अलग-अलग करते हैं। कुंजी भविष्य के संदर्भ के लिए कार्रवाई आइटम लिखना है।

04 एक्शन आइटम पर सार्वजनिक रूप से अनुवर्ती करें

जब टीम के सदस्य प्रतिबद्धता करते हैं, तो पूरी टीम उन प्रतिबद्धताओं की सफल पूर्ति पर भरोसा कर सकती है। उन प्रतिबद्धताओं को लिखना बहुत अच्छा है, लेकिन यदि कोई भी कभी भी एक्शन आइटम पर नहीं चलता है, तो टीम के सदस्य मानेंगे कि उन प्रतिबद्धताओं से कोई फर्क नहीं पड़ता। जब कोई पूछता है कि उन्होंने क्या किया है, तो उन्हें क्यों पालन करना चाहिए?

जैसे ही जनता में प्रतिबद्धताएं की जाती हैं, प्रोजेक्ट मैनेजर को उन प्रतिबद्धताओं पर सार्वजनिक रूप से पालन करना चाहिए। यह लोगों को उनके शब्द से चिपकने के लिए मजबूर करता है। सार्वजनिक शर्म की बात एक शक्तिशाली प्रेरक है।

सबसे अच्छा हिस्सा यह है कि परियोजना प्रबंधकों को बुरे आदमी होने की ज़रूरत नहीं है। एक बार प्रोजेक्ट मैनेजर ने जवाबदेही का माहौल स्थापित कर लिया है, कोई भी बुरा लड़का नहीं है क्योंकि हर कोई एक दूसरे को जवाबदेह रखता है। एकमात्र समय जब कोई बुरे व्यक्ति होता है वह तब होता है जब वह प्रतिबद्धता पर पालन नहीं करता है।

प्रोजेक्ट मैनेजर को किसी ऐसे व्यक्ति को लैम्बस्ट करने की आवश्यकता नहीं है जो अनुसरण नहीं करता है। समूह गतिशीलता स्थिति का ख्याल रखेगी। सहकर्मी दबाव सकारात्मक फैशन में काम कर सकता है। परियोजना प्रबंधक को केवल कार्रवाई आइटम पर ध्यान देना होगा और जिम्मेदार व्यक्ति को बोलने दें। समय-समय पर, प्रोजेक्ट मैनेजर को पूछताछ के सवाल पूछने की आवश्यकता हो सकती है कि एक प्रतिबद्धता क्यों नहीं मिली थी, लेकिन आम तौर पर, जिम्मेदार व्यक्ति गलतियों, गलतफहमी या बाधाओं के बारे में आ जाएगा और मूल कार्रवाई आइटम को पूरा करने के लिए एक नई प्रतिबद्धता बनाएगा और संभवतः प्रदर्शन में किसी भी चूक के लिए प्रायश्चित करने के लिए।

05 खराब प्रदर्शन का सामना करें

एक प्रोजेक्ट टीम के सदस्य का खराब प्रदर्शन एक मुद्दा परियोजना प्रबंधकों को तेजी से और राजनयिक रूप से निपटना चाहिए । यदि अन्य प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों को खराब प्रदर्शन को सहन किया जा रहा है, तो उनकी प्रेरणा कम हो जाएगी, और उनके प्रदर्शन की संभावना कम हो जाएगी। हालांकि, परियोजना प्रबंधकों को उम्मीदवारों को पूरा नहीं होने पर खराब प्रदर्शन करने वालों को कम करने की बात नहीं हो सकती है। यह चीजों को जल्दी से संभालने और उन्हें मानवीय तरीके से संभालने के बीच एक संतुलित कार्य है।

खराब प्रदर्शन खुद से दूर नहीं जाता है। इसे आराम करने की अनुमति नहीं दी जा सकती है, फिर भी परियोजना प्रबंधकों को अपने प्रदर्शन को सही करने के लिए खराब प्रदर्शन करने वालों को अपना व्यवहार सही करने के लिए समय देना चाहिए।

06 आवश्यक होने पर प्रदर्शन प्रदर्शन मुद्दे बढ़ाना

यदि खराब प्रदर्शन को संभालना एक-दूसरे पर काम नहीं करता है, तो परियोजना प्रबंधक को टीम के सदस्य पर्यवेक्षक को इस मुद्दे को आगे बढ़ाना होगा। यदि यह विफल रहता है, तो परियोजना प्रायोजक को स्थिति में कदम उठाने की आवश्यकता होगी। एक-दूसरे को संबोधित करते हुए, पर्यवेक्षक को आगे बढ़ना और प्रायोजक को आगे बढ़ना एक परियोजना टीम के सदस्य द्वारा खराब प्रदर्शन को संभालने का सबसे अच्छा आदेश है। एक कदम छोड़ने से जुड़े लोगों को अंततः बर्बाद कर सकते हैं और अंततः बर्बाद कर सकते हैं।

प्रोजेक्ट प्रायोजक को कोई समस्या लेने से पहले, एक परियोजना प्रबंधक को अन्य सभी विकल्पों को समाप्त करना चाहिए। खराब प्रदर्शन के मामले में, इसका मतलब है कि स्थिति को एक-दूसरे को संबोधित करना और फिर टीम के सदस्य पर्यवेक्षक से अपील करना।

प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट प्रायोजक के साथ विशिष्ट होना चाहिए कि प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट प्रायोजक की सिफारिश करता है। यदि प्रोजेक्ट मैनेजर चाहता है कि टीम के सदस्य को दूसरी लाइन मैनेजर द्वारा परामर्श दिया जाए, तो परियोजना प्रबंधक को ऐसा कहना चाहिए। यदि प्रोजेक्ट मैनेजर टीम के सदस्य को बदलना चाहता है, तो प्रोजेक्ट मैनेजर को ऐसा अनुरोध करना चाहिए। प्रोजेक्ट प्रायोजक को विकल्प और प्रत्येक विकल्प के पेशेवरों और विपक्ष की आवश्यकता होती है।