एक प्रभावी, पॉलिश व्यवसाय पत्र लिखना एक आसान-पालन कार्य हो सकता है, जब तक आप लेआउट और भाषा के लिए स्थापित नियमों का पालन करते हैं। यह समझें कि आपका प्राप्तकर्ता नियमित आधार पर पत्राचार की एक महत्वपूर्ण मात्रा को पढ़ता है और अच्छी तरह से निष्पादित अक्षरों का समर्थन करेगा जो टाइपो और व्याकरण संबंधी त्रुटियों से मुक्त हैं। अंगूठे का एक अच्छा नियम इसे दो बार प्रमाणित करना है और उसके बाद एक सहयोगी की समीक्षा करना सुनिश्चित करने के लिए कुछ भी याद नहीं किया गया है।
एक व्यापार पत्र के अनुभाग
आपके पत्र के प्रत्येक अनुभाग में आपकी संपर्क जानकारी और आपके प्राप्तकर्ता की शुरुआत से उचित प्रारूप का पालन करना चाहिए; अभिवादन; पत्र का शरीर; समापन; और अंत में, आपके हस्ताक्षर।
व्यापार पत्र प्रारूप
पाठक के साथ आपके रिश्ते के आधार पर इसे कैसे फ्रेम करना है और आपका वांछित परिणाम क्या है, इसके बारे में सुझावों के साथ पारंपरिक व्यापार पत्र प्रारूप नीचे दिया गया है।
आपकी संपर्क जानकारी :
आपका नाम
आपका पता
आपकी दूरभाष संख्या
आपका ईमेल पता
तारीख
प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी:
उनका नाम
उनका शीर्षक
उनकी कंपनी
कंपनी का पता
अभिवादन :
- यदि आप अनिश्चित हैं कि आप किसके लिए संबोधित कर रहे हैं, तो " किसके लिए चिंता हो सकती है " का प्रयोग करें।
- औपचारिक अभिवादन का प्रयोग करें "प्रिय श्रीमान / श्रीमती / डीआर। [अंतिम नाम], "अगर आप प्राप्तकर्ता को नहीं जानते हैं।
- "प्रिय [पहला नाम]" का प्रयोग करें, केवल तभी जब आपके पास प्राप्तकर्ता के साथ अनौपचारिक संबंध हो।
शरीर
प्रारूपण मूल बातें:
- अभिवादन के बाद, और समापन के बाद प्रत्येक पैराग्राफ के बीच एक अतिरिक्त स्थान के साथ सिंगल-स्पेस लाइनों का उपयोग करें।
- अपने पत्र को सही ठहराएं (बाएं हाशिए के खिलाफ)।
सही स्वर हड़ताल:
शुरुआती अनुच्छेद संक्षिप्त रखते हुए, सरल और लक्षित भाषा के माध्यम से अपने पत्र का उद्देश्य स्पष्ट करें। आप शुरू कर सकते हैं, "मैं संदर्भ में लिख रहा हूं ..." और वहां से, केवल वही संवाद करें जो आपको कहना है।
बाद के अनुच्छेदों में ऐसी जानकारी शामिल होनी चाहिए जो आपके पाठक को आपके उद्देश्य की पूर्ण समझ प्रदान करे, लेकिन वाक्यों और अनिवार्य रूप से लंबे शब्दों से बचें। फिर, अपना ध्यान बनाए रखने के लिए इसे संक्षिप्त रखें।
यदि आपका इरादा प्राप्तकर्ता को मनाने के लिए है - पैसा निवेश करने के लिए, आपको एक संदर्भ दें, आपको किराए पर लें, आपके साथ साझेदारी करें, या किसी समस्या को ठीक करें - कारण के लिए एक आकर्षक केस बनाएं। यदि, उदाहरण के लिए, आप पाठक को चैरिटी इवेंट प्रायोजित करना चाहते हैं, तो उनकी कंपनी के परोपकारी लक्ष्यों के साथ किसी भी ओवरलैप की पहचान करें। पाठक को समझें कि आपकी मदद करने पर पारस्परिक रूप से लाभकारी होगा, और आप अपने समर्थन को जीतने की संभावनाओं को बढ़ाएंगे।
अपने समापन अनुच्छेद को दो वाक्यों में रखें। बस लिखने के लिए अपना कारण दोहराएं और अपने अनुरोध पर विचार करने के लिए पाठक का धन्यवाद करें।
मानार्थ बंद करें :
आपके समापन के लिए कुछ अच्छे विकल्प में शामिल हैं:
- सादर,
- सादर,
- cordially,
- सम्मान से,
यदि आपका पत्र कम औपचारिक है, तो इसका उपयोग करने पर विचार करें:
- शुभकामनाएं,
- श्रेष्ठ,
- धन्यवाद,
- सादर,
हस्ताक्षर:
अपने बंद होने के ठीक नीचे अपना हस्ताक्षर लिखें और अपने बंद होने और अपने टाइप किए गए पूर्ण नाम, शीर्षक, फोन नंबर, ईमेल पते और किसी भी अन्य संपर्क जानकारी के बीच चार सिंगल रिक्त स्थान छोड़ दें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। नीचे दिए गए प्रारूप का प्रयोग करें:
आपका हस्तलिखित हस्ताक्षर
टाइप किया गया पूरा नाम
शीर्षक
एक ईमेल व्यापार पत्र भेज रहा है
यदि आप एक ईमेल पत्र भेज रहे हैं, तो आपका हस्ताक्षर थोड़ा अलग होगा । पत्र के शीर्षक में अपनी संपर्क जानकारी को शामिल करने के बजाय, इसे अपने हस्ताक्षर के नीचे सूचीबद्ध करें। उदाहरण के लिए:
सादर,
प्रथम नाम अंतिम नाम
शीर्षक
आपका पता
आपकी दूरभाष संख्या
आपका ईमेल पता
उस विषय को शामिल करें जिसे आप ईमेल की विषय पंक्ति में लिख रहे हैं, इसलिए पाठक स्पष्ट है कि आप संदेश क्यों भेज रहे हैं।
व्यापार पत्र लेखन युक्तियाँ
आप इन दिशानिर्देशों में एक व्यापार पत्र लिखने , फ़ॉन्ट चुनने, मार्जिन चुनने और अपने पत्र को सही तरीके से स्वरूपित करने के तरीके के बारे में अधिक विस्तृत सुझाव प्राप्त कर सकते हैं।
अपने पत्राचार के लिए विचार प्राप्त करने के लिए उदाहरणों को देखना हमेशा सहायक होता है। कवर पत्र, साक्षात्कार धन्यवाद पत्र, अनुवर्ती पत्र, नौकरी स्वीकृति और अस्वीकृति पत्र, इस्तीफा पत्र, प्रशंसा पत्र, और अधिक व्यवसाय और रोजगार से संबंधित पत्र नमूने सहित पत्र नमूने की समीक्षा करें।