लिखने से पहले - या अंतिम रूप दें - अपना अगला व्यवसाय पत्र, पत्र पसंद करने के लिए फ़ॉन्ट विकल्प से शैली तक, प्रारूपित करने के लिए कुछ समय दें, साथ ही साथ सलाम और साइन-ऑफ उपयोग करने के लिए उपयुक्त हैं।
बिजनेस लेटर्स के लिए अलग-अलग प्रारूप
व्यापार पत्रों के प्रारूपों पर एक नोट। व्यवसाय पत्रों की तीन मूलभूत शैलियों हैं:
- ब्लॉक प्रारूप: इस शैली में, सभी पाठ उचित छोड़ दिया गया है। प्रत्येक खंड के बीच एक पंक्ति छोड़ें।
- संशोधित ब्लॉक प्रारूप: अधिकांश सामग्री को इस शैली में उचित रूप से छोड़ा गया है, जैसे कि ब्लॉक प्रारूप पत्र में। यहां अपवाद हैं: आपकी संपर्क जानकारी और मानार्थ बंद करने के लिए, पृष्ठ के केंद्र में टैब पर जाएं, और वहां जानकारी लिखें।
- सेमी-ब्लॉक प्रारूप: कभी-कभी इंडेंट ब्लॉक प्रारूप के रूप में भी जाना जाता है, यह शैली संशोधित ब्लॉक प्रारूप के समान होती है, सिवाय इसके कि इसमें प्रत्येक अनुच्छेद इंडेंट है।
इन शैलियों में से कोई भी व्यवसाय पत्र में उपयोग के लिए स्वीकार्य है, लेकिन चूंकि ब्लॉक प्रारूप के नियम इतने स्पष्ट हैं, इसलिए यह चुनने का आसान विकल्प हो सकता है।
कई शब्द प्रसंस्करण कार्यक्रमों में आपके पत्र को उचित रूप से प्रारूपित करने में सहायता के लिए टेम्पलेट उपलब्ध होंगे। आप जो भी प्रारूप चुनते हैं, सुनिश्चित करें कि पत्र को सिंगल स्पेस करना है, और प्रत्येक पैराग्राफ और सेक्शन के बीच एक जगह छोड़ दें।
व्यावसायिक उपस्थिति
उपस्थिति मायने रखती है! एक व्यापार पत्र पत्राचार का एक पेशेवर टुकड़ा है, लेकिन अगर आप एक निराला फ़ॉन्ट चुनते हैं या बहुत सारे टाइपो हैं तो इसे इस तरह से नहीं माना जाएगा।
अनुसरण करने के लिए यहां कुछ दिशानिर्देश दिए गए हैं:
- एक उचित फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट आकार चुनें।
- अनौपचारिक भाषा या झुकाव से बचें।
- सावधानीपूर्वक प्रूफ्रेडिंग द्वारा टाइपो और व्याकरण संबंधी त्रुटियों को रोकें।
- यदि आप पत्र छाप रहे हैं, तो उच्च गुणवत्ता वाले कागज को चुनने पर विचार करें। जो भी पेपर आप चुनते हैं, उसे लिफाफा में रखने से पहले पत्र को ध्यान से फोल्ड करें। यदि आप कर सकते हैं, लिफाफे पर प्राप्तकर्ता का पता टाइप करें; यदि यह संभव नहीं है, तो अपने सबसे अच्छे हस्तलेख का उपयोग करें।
निम्नलिखित व्यवसाय पत्र टेम्पलेट उस जानकारी को सूचीबद्ध करता है जिसे आपको व्यवसाय पत्र में शामिल करने की आवश्यकता होती है।
व्यापार पत्र टेम्पलेट
संपर्क जानकारी: निम्नलिखित आदेश में अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें।
यदि आप वैयक्तिकृत लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं जिसमें यह जानकारी शामिल है, तो इस सेक्शन को छोड़ दें।
आपका नाम
आपका पता
आपका शहर, राज्य, ज़िप कोड
आपकी दूरभाष संख्या
आपका ईमेल पता
तिथि: संयुक्त राज्य अमेरिका में, तिथि लिखने का प्रारूप महीने, तिथि और वर्ष है। उदाहरण के लिए, 3 सितंबर, 2017 । महीने को संक्षिप्त न करें।
संपर्क जानकारी: जिस व्यक्ति को आप लिख रहे हैं उसके लिए संपर्क जानकारी शामिल करें। यदि आपके पास कोई विशिष्ट नाम नहीं है, तो उसे छोड़ दें।
नाम
शीर्षक
कंपनी
पता
शहर (*): राज्य (*): पिन कोड
अभिवादन: अभिवादन के साथ पत्र को शुरू करें, जैसे "प्रिय" शीर्षक और नाम के बाद।
व्यवसाय पत्र में उपयोग करने के लिए उपयुक्त बधाई के अधिक उदाहरण देखें, साथ ही सलाह दें कि क्या आपके पास कोई विशिष्ट संपर्क व्यक्ति नहीं है। एक कोलन के साथ व्यक्ति के नाम का पालन करें।
प्रिय श्रीमान / श्रीमान अंतिम नाम:
व्यापार पत्र का शरीर
अपने पत्र को सरल और केंद्रित रखें, इसलिए आपके पत्र का उद्देश्य स्पष्ट है।
आपके व्यवसाय पत्र के पहले पैराग्राफ को एक परिचय प्रदान करना चाहिए कि आप क्यों लिख रहे हैं। फिर, निम्नलिखित अनुच्छेदों में आपके अनुरोध के बारे में अधिक जानकारी और विवरण प्रदान करते हैं। अंतिम पैराग्राफ को आपके द्वारा लिखे गए कारण को दोहराया जाना चाहिए और पाठक को आपके अनुरोध की समीक्षा करने के लिए धन्यवाद देना चाहिए।
अपने पत्र को सिंगल स्पेस करें और बाएं को अपना पत्र सही करें। प्रत्येक अनुच्छेद के बीच एक खाली रेखा छोड़ दें।
सादर,
हस्ताक्षर:
हस्तलिखित हस्ताक्षर (एक मेल किए गए पत्र के लिए)
टाइप किया गया हस्ताक्षर
यदि आप अनिश्चित हैं कि किसी व्यवसाय पत्र के शरीर को क्या लिखना है, तो इन नमूना नौकरी की खोज और प्रेरणा के लिए रोजगार पत्रों की समीक्षा करें ।
एक टेम्पलेट का उपयोग करने पर विचार करें
व्यापार पत्र पत्राचार स्वरूपण में शामिल सभी कदमों से अभिभूत? एक टेम्पलेट मदद कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट लेटर टेम्पलेट्स माइक्रोसॉफ्ट वर्ड उपयोगकर्ताओं के लिए मुफ्त डाउनलोड के रूप में उपलब्ध हैं या विभिन्न प्रकार के व्यवसाय और रोजगार पत्र बनाने के लिए उपयोग करने के लिए आपके वर्ड प्रोग्राम के भीतर उपलब्ध हैं।