क्या आपको एक व्यवसाय पत्र लिखने की ज़रूरत है? उपयोग करने के लिए सबसे अच्छा लेआउट या आपके पत्र में क्या शामिल करना है इसके बारे में निश्चित नहीं है? यह महत्वपूर्ण है कि आपके द्वारा लिखे गए सभी व्यावसायिक पत्र ठीक से प्रारूपित और उपस्थिति में पेशेवर हैं।
जब आप भावी नियोक्ता, सहयोगियों, पेशेवर और व्यावसायिक कनेक्शन पर लिख रहे हैं, तो आपके पत्र का लेआउट लगभग उतना ही महत्वपूर्ण है जितना आप लिख रहे हैं।
यदि पत्र सही रूप से स्वरूपित नहीं है, तो पैराग्राफ के बीच पर्याप्त स्थान नहीं है, और गैर-पारंपरिक फ़ॉन्ट शैली या आकार का उपयोग करता है, यह आपके लिए खराब रूप से प्रतिबिंबित कर सकता है।
व्यापार पत्र लेखन दिशानिर्देश
व्यवसाय पत्र लिखने के लिए दिशानिर्देश यहां दिए गए हैं, इसलिए आपके सभी पत्राचार सर्वोत्तम प्रभाव डालते हैं।
मार्जिन
बिजनेस लेटर मार्जिन लगभग 1 "होना चाहिए। यह आपके पेशेवर पत्र को एक अनियंत्रित रूप देता है। आपको अपना टेक्स्ट बायीं ओर संरेखित करना चाहिए; इस प्रकार अधिकांश दस्तावेज़ गठबंधन होते हैं, इसलिए यह आपके पत्र को पठनीय बना देगा।
पत्र अंतराल
आपके पत्र में स्थान छोड़ने से एक स्पष्ट, अनियंत्रित और पढ़ना आसान लगता है कि पाठक सराहना करेगा। आपका पत्र ब्लॉक प्रारूप में होना चाहिए: पूरे पत्र को पैराग्राफ के बीच एक डबल स्पेस को छोड़कर बाएं और एकल-दूरी पर गठबंधन किया जाना चाहिए।
फ़ॉन्ट आकार
एक पेशेवर पत्र के लिए पारंपरिक फ़ॉन्ट आकार 12 है। फ़ॉन्ट टाइम्स न्यू रोमन या एरियल होना चाहिए। हालांकि, यदि आप लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं, तो लेटरहेड एक अलग फ़ॉन्ट आकार और शैली में हो सकता है।
फ़ॉन्ट शैली
एक पेशेवर पत्र के भीतर विभिन्न शैलियों का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
एक समान फ़ॉन्ट (टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे बुकप्रिंट फ़ॉन्ट) का उपयोग करें और अंडरलाइनिंग, इटालिसिसिंग या बोल्डिंग से बचें। हालांकि, अगर आप लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं, तो लेटरहेड एक अलग फ़ॉन्ट शैली में हो सकता है।
पत्र पाठ
व्यापार पत्र पाठ स्वच्छ और पठनीय होना चाहिए। टेक्स्ट के एक बड़े ब्लॉक में अपना पत्र लिखने से बचें।
अपने पाठ को कई संक्षिप्त अनुच्छेदों में विभाजित करें। इन अनुच्छेदों को बाईं ओर गठबंधन किया जाना चाहिए; यह आसान पढ़ने के लिए अनुमति देता है। जब आप अपना पत्र पूरा कर लेंगे, तो किसी और से इसे पढ़ने के लिए कहें। उन्हें पत्र में संक्षेप में नज़र डालें। क्या पृष्ठ पर बहुत अधिक टेक्स्ट है? क्या अलग-अलग पैराग्राफ देखना आसान है?
संपर्क जानकारी
आपके पत्र के पहले भाग में आपकी संपर्क जानकारी और उस व्यक्ति की संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए जिसमें आप लिख रहे हैं। उस तारीख को भी शामिल करें जिसे आप अपने पत्र के शीर्ष पर लिख रहे हैं।
पत्र अभिवादन
जब तक आप पाठक को अच्छी तरह से नहीं जानते और आम तौर पर उन्हें अपने पहले नाम से संबोधित करते हैं, तो आपको अभिवादन (यानी "प्रिय श्री जेम्स फ्रैंकलिन") में व्यक्ति का व्यक्तिगत शीर्षक और पूरा नाम शामिल करना चाहिए। यदि आप पाठक के नाम से अनिश्चित हैं, तो उसका शीर्षक शामिल करें (यानी "विपणन के प्रिय कार्यकारी")। यदि आप पाठक के लिंग से अनिश्चित हैं, तो बस अपना पूरा नाम बताएं और व्यक्तिगत शीर्षक से बचें (यानी "प्रिय जेमी स्मिथ")। यदि आप पाठक के लिंग, नाम और शीर्षक से अनिश्चित हैं, तो बस लिखें, " किसके लिए यह चिंता हो सकती है ।" अभिवादन के बाद एक पंक्ति खाली छोड़ दें।
पत्र अनुच्छेद
व्यावसायिक पत्र पैराग्राफ अपेक्षाकृत संक्षेप में होना चाहिए।
पहले अनुच्छेद में एक संक्षिप्त दोस्ताना उद्घाटन और लेखन के आपके कारण की एक संक्षिप्त व्याख्या शामिल हो सकती है। दूसरा पैराग्राफ (और बाद के पैराग्राफ) को लिखने के आपके कारण पर विस्तार करना चाहिए। अंतिम पैराग्राफ को लिखने के लिए अपना कारण बहाल करना चाहिए और यदि लागू हो, तो अपनी कार्यवाही की योजना बताएं (या पाठक द्वारा कुछ प्रकार की कार्रवाई का अनुरोध करें)।
समापन
जब आप एक व्यापार पत्र या ईमेल संदेश लिख रहे होते हैं तो अपने पत्र को पेशेवर तरीके से बंद करना महत्वपूर्ण है, इसलिए आप पूरी तरह से पत्र में हैं, अच्छी तरह लिखित और पेशेवर हैं।
हस्ताक्षर
जब आप एक पेपर लेटर भेज रहे होते हैं, तो अपने हस्ताक्षर के साथ पत्र, हस्तलिखित, अपने टाइप किए गए नाम के बाद पूरा करें। यदि यह एक ईमेल है, तो बस अपना टाइप किया गया नाम शामिल करें।
आखिरकार, इसे भेजने से पहले अपने पत्र को जांचने और प्रमाणित करने के लिए मत भूलना।
दोबारा, परिवार के सदस्य, मित्र या सहयोगी से आपके लिए समीक्षा करने के लिए कहें। आंखों की एक और जोड़ी के लिए हमेशा एक अच्छा लग रहा है क्योंकि यह हमारी गलतियों को पकड़ना मुश्किल है।
व्यापार पत्र प्रारूप
अपने पत्र के प्रत्येक खंड में क्या शामिल करना है, इस बारे में जानकारी के साथ एक स्वरूपित व्यावसायिक पत्र की समीक्षा करें।
व्यापार पत्र उदाहरण
पत्र और ईमेल संदेश नमूने और टेम्पलेट्स सहित विभिन्न प्रकार के व्यवसाय, पेशेवर और रोजगार से संबंधित पत्राचार के लिए बिजनेस लेटर उदाहरण।