एक प्रभावी प्रेस किट के साथ, आप वास्तव में खड़े हो सकते हैं।
आपने विज्ञापन और पीआर एजेंसियों में "प्रेस किट" शब्द का इस्तेमाल किया होगा, और शायद कुछ के लिए एक प्रेस किट भी प्राप्त हो सकती है। हालांकि एक प्रेस किट का रूप और कार्य उद्योग द्वारा काफी भिन्न हो सकता है, एक की स्वीकृत परिभाषा है:
"प्रेस के सदस्यों को विशेष रूप से उत्पाद, सेवा या उम्मीदवार के बारे में बताने के लिए प्रचार सामग्री का एक पैकेज।"
यह वास्तव में एक व्यापक शब्द है, और यदि आपको बस इतना करना है, तो आप प्रेस किट नहीं बनाएंगे जिनके प्रभाव पर उन्हें प्रभाव पड़ता है।
तो, आइए उन वास्तविक घटकों में थोड़ा गहराई से देखें जो एक प्रेस किट बना सकते हैं, और कैसे एक ऐसे व्यक्ति को इकट्ठा करना है जो आपके उत्पाद या सेवा को मुफ्त प्रचार का सर्वोत्तम मौका देता है, जिसे अर्जित मीडिया भी कहा जाता है। यदि आप अपनी प्रेस किट सही तरीके से करते हैं, तो आप अपने शुरुआती निवेश से कई गुना अधिक रिटर्न देखेंगे, खासकर अगर किट को न्यूज स्टेशनों पर आपके उत्पाद या सेवा एयरटाइम मिलते हैं, या महान लेखन-पत्र ऑनलाइन और पत्रिकाओं में।
अपनी प्रेस किट बनाना
प्रेस किट बनाने पर कोई नियम पुस्तिका नहीं है जो कहती है कि आपको कौन से घटक शामिल करना चाहिए। आपके प्रेस किट प्रचार के लिए पीआर का उपयोग कर रहे हैं, और उस स्थान के प्रकार के आधार पर आपकी प्रेस किट अलग-अलग होंगी जहां आप अपनी प्रेस किट वितरित करेंगे। अधिकतर प्रेस किट मेल खाते हैं, अक्सर उन लोगों के लिए जिनके पास व्यवस्थापक सहायक हैं, और यह एक प्रेस किट बनाने का काम है जो उस व्यक्ति को पाने के लिए काफी रोचक है। सामग्री, और प्रस्तुति, बहुत मायने रखती है।
तो, जो भी आप शामिल करते हैं वह एक बहुत ही महत्वपूर्ण निर्णय है क्योंकि एक प्रेस किट आपके या आपके व्यापार पर स्पॉटलाइट डालने का एक आसान तरीका है।
आप इसे अपनी कंपनी के सबसे बड़े हिट संकलन के रूप में भी सोच सकते हैं, क्योंकि आप उस जानकारी को संकलित कर रहे हैं जिसे आप चाहते हैं कि मीडिया आपके और आपके उत्पादों और सेवाओं के बारे में एक साफ पैकेज में जान सके। ऐसा कहकर, मुख्य प्रेस किट घटक आप विचार करना चाहते हैं:
1. प्रेस विज्ञप्ति
आपके प्रेस किट की प्रेस विज्ञप्ति ने पूरे विचार की घोषणा की।
यदि आपके पास एक नया उत्पाद है, तो प्रेस किट इसे पेश करने में मदद करता है। अगर आपकी कंपनी दूसरे के साथ विलय कर रही है, तो प्रेस किट इसे चैंपियन करता है।
आप अपने प्रेस किट में कई प्रेस विज्ञप्तियां शामिल कर सकते हैं, या किट बाहर जाने से पहले आप एक प्रेस विज्ञप्ति जारी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक व्यापार शो प्रेस किट में कंपनी विलय प्रेस रिलीज, तीन नए उत्पाद प्रेस विज्ञप्तियां, और एक नए सीईओ की घोषणा की एक प्रेस विज्ञप्ति हो सकती है।
चेतावनी; अपने प्रेस किट को एक से अधिक प्रेस विज्ञप्ति के साथ पैक न करें क्योंकि आप कर सकते हैं। यदि आप एक संपादक को एक प्रेस किट भेज रहे हैं, तो आपको केवल एक प्रेस विज्ञप्ति की आवश्यकता होगी। यदि आप एक व्यापार शो में अपनी प्रेस किट सौंप रहे हैं, तो अंदर कई प्रेस विज्ञप्ति असामान्य नहीं हैं। लेकिन याद रखें, जितना अधिक आप शामिल करेंगे, उतना अधिक काम आप लोगों को कर रहे हैं। आप जितना संभव हो सके अपना काम करना चाहते हैं।
2. एक संक्षिप्त पत्र / सामग्री की तालिका
यह किसी भी प्रकार की प्रेस किट के लिए विशेष रूप से सहायक होता है जिसमें बहुत से अलग, लेकिन समान रूप से महत्वपूर्ण तत्व शामिल होते हैं। आपके पत्र को मीडिया में उनके कंपनी में रुचि के लिए धन्यवाद देने के लिए संबोधित किया जा सकता है, और फिर आप इसमें शामिल किए गए सारांश का सारांश प्रदान कर सकते हैं।
अपने मीडिया संपर्क का नाम बनाना सुनिश्चित करें, और संपर्क जानकारी, इस पृष्ठ पर स्पष्ट करें क्योंकि यह वह पहला होगा जो वह देखेगा।
ये सभी तत्व आपकी सामग्री को एक साथ आने में मदद करते हैं और कागजात और नमूने यादृच्छिक रूप से किसी फ़ोल्डर में भरने से अधिक व्यवस्थित महसूस करते हैं।
3. एक ब्रोशर
पीआर पेशेवर एक नए उत्पाद की घोषणा करने के लिए प्रेस किट का उपयोग करते हैं, लेकिन आप अपने ब्रोशर भी शामिल कर सकते हैं। ब्रोशर विशेष रूप से एक साधारण प्रेस विज्ञप्ति के बाहर अपने उत्पाद या सेवा को समझाने में सहायक होते हैं। एक नए प्रकार के स्वास्थ्य स्नैक के लिए एक प्रेस किट बनाने की बात है; यह एक प्रेस किट बनाने के लिए पूरी तरह से कुछ और है जो निवेश बाजार में एक नया वित्तीय उत्पाद लाता है।
एक व्यापार शो प्रेस किट के लिए, आप कई ब्रोशर शामिल कर सकते हैं जो संपादक / रिपोर्टर को आपके उत्पाद / सेवा के बारे में बड़ी मात्रा में जानकारी देते हैं। यह उन्हें यह निर्धारित करने में सहायता करता है कि क्या वे मुफ्त मीडिया एक्सपोजर के लिए जो पेशकश कर रहे हैं उसे कवर करना चाहते हैं।
4. उत्पाद नमूने
यदि आपका उत्पाद काफी छोटा है, और आप ऐसा करने के लिए सक्षम हो सकते हैं, तो आपको प्रेस किट के अंदर नमूना डालना चाहिए।
यह संपादकों और पत्रकारों को उत्पाद का परीक्षण करने का मौका देता है, और इसे एक वास्तविक अंगूठे ऊपर या अंगूठे देता है।
यदि आपका उत्पाद बहुत बड़ा है और आप अपनी सुविधा पर एक प्रदर्शन आयोजित करेंगे, तो उस जानकारी को शामिल करें ताकि संपादक / संवाददाता आपके स्थान पर आ सकें और अपने उत्पादों पर हाथ रख सकें। या यदि आपके व्यापार शो बूथ में डेमो है, तो देश भर से बड़ी संख्या में संपादकों और संवाददाताओं को आपके उत्पाद को कार्रवाई में देखने का एक और तरीका है।
यदि आप केवल कुछ नमूने भेज सकते हैं, तो एक टायर प्रेस प्रेस किट मेलिंग बनाई गई है। शीर्ष स्तर में केवल पांच से दस संभावनाएं हो सकती हैं, लेकिन वे सबसे महत्वपूर्ण होंगे। वे वास्तविक वस्तु प्राप्त करते हैं। अन्य स्तरों को उनके प्रभाव के आधार पर कम मिलता है। कुछ को केवल पोस्टकार्ड या पत्र मिल सकता है जो मूलभूत जानकारी को कवर करता है।
5. पिछले प्रेस कवरेज
यदि आपको पहले मुफ्त मीडिया कवरेज प्राप्त हुआ है, तो आप उन शीट्स को शामिल कर सकते हैं जो उन मीडिया आउटलेट का विवरण देते हैं। कुछ कंपनियां अपने प्रेस किट में उनके बारे में लिखे गए लेखों की प्रतियां शामिल करना पसंद करती हैं, और यह अभियान में विश्वसनीयता का एक स्तर जोड़ती है। बस overboard मत जाओ। पिछली सफलताओं को प्रचार करना एक बात है, लेकिन एक उग्र सत्र बंद हो रहा है।
यदि आप लेख शामिल कर रहे हैं, तो कुछ पेज आपके प्रेस किट के लिए पर्याप्त सामग्री से अधिक होंगे। यह निर्धारित करें कि इन दुकानों की पहचान करने वाली एक साधारण शीट आपके प्रेस किट और संपादक / संवाददाता की बेहतर सेवा करेगी।
6. एक तथ्य पत्रक
यह एक प्रेस किट के लिए एक बड़ा जोड़ा हो सकता है क्योंकि यह सुविधाओं, लाभों और अन्य विशिष्ट जानकारी का वर्णन इस तरह से करता है जो आपकी कंपनी और / या उत्पादों के त्वरित हिट वाले उत्पादों के बारे में संवाददाता या संपादक को शिक्षित करता है। तथ्य पत्रों के लिए तथ्य पत्रों का उपयोग किया जा सकता है, नए कर्मचारियों , समाचार सम्मेलनों और अन्य क्षेत्रों के बारे में प्रेस किट जहां आप संपादक कुंजी तथ्य देना चाहते हैं कि वे शब्द के लिए शब्द का उपयोग करना चाहें।
7. कंपनी पृष्ठभूमि
एक कंपनी इतिहास पृष्ठ लिखना वर्तमान और भावी प्रेस किट के लिए मूल्यवान हो सकता है। यह पृष्ठभूमि आपकी कंपनी की शुरुआत का विवरण देती है; आप कहां से जा रहे हैं, जहां आप जा रहे हैं, और विस्तार और उत्पाद विकास के लिए आपकी योजनाएं। अपने इतिहास में हालिया उपलब्धियों और अन्य अच्छी खबरों के साथ इसे अपडेट करना सुनिश्चित करें।
8. कार्यकारी बायोस
चाहे वह एक नया सीईओ , एक नया पीआर कार्यकारी, या आपके निदेशक मंडल के एक नए सदस्य है, यह उन लोगों को सूचित करने का स्थान है।
कार्यकारी बायो, उच्च-रिज़ॉल्यूशन वाली छवियों के साथ, संपादक को कंपनी के पीछे लोगों के बारे में बहुत आवश्यक पृष्ठभूमि जानकारी देते हैं। कुछ प्रकाशन शब्द के लिए जैव शब्द मुद्रित करते हैं, इसलिए पहले व्यक्ति के दृष्टिकोण के बजाय तीसरे व्यक्ति के दृष्टिकोण में जैव लिखें। और, यह कहने के बिना चला जाता है, सुनिश्चित करें कि बायो सटीक और वर्तमान हैं। छोड़ने वाले लोगों पर संपर्क जानकारी शामिल करने के लिए शर्मनाक हो सकता है, या जाने दिया जा सकता है।
9. एक उद्धरण पत्रक और अकसर किये गए सवाल
किसी भी संपादक के लिए आपके प्रेस किट के बारे में अतिरिक्त प्रश्नों के लिए आपके मीडिया संपर्क की जानकारी बहुत आसान होनी चाहिए। लेकिन एक उद्धरण पत्र (आपकी कंपनी में लोगों से सीधे उद्धरणों की विशेषता) का उपयोग व्यस्त संपादकों को उद्धृत करने के लिए भी किया जा सकता है, जिन्हें किसी कंपनी के पीआर व्यक्ति को ट्रैक किए बिना उन्हें एक लेख पूरा करने की आवश्यकता होती है।
यह शीट आपके अधिकारियों, उत्पाद डेवलपर्स और यहां तक कि पीआर संपर्क से उद्धरण भी दे सकती है। उद्धरणों की एक शीट एक संपादक की सबसे स्पष्ट प्रश्नों का उत्तर दे सकती है, और इसे पेशेवर और सूचनात्मक प्रारूप में रखा जा सकता है। आप चाहते हैं कि प्रत्येक उद्धरण कागज पर अच्छा लगे, क्योंकि उस उद्धरण को प्रिंट में वर्बैटिम का सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाएगा।
10. एक फ्लैश ड्राइव पर हाय-रेस छवियां
क्या आपकी प्रेस किट से संबंधित छवियां हैं? यदि ऐसा है, तो सुनिश्चित करें कि वे उच्च-रिज़ॉल्यूशन वाली छवियां हैं, जो एक बहुत ही आसान मीडिया डिवाइस जैसे फ्लैश ड्राइव या सीडी / डीवीडी पर संग्रहीत हैं।
मीडिया को डाउनलोड करने के लिए आप अपनी वेबसाइट पर उच्च-रेज छवियों को भी शामिल कर सकते हैं। बस अपने प्रेस किट सामग्री में अपनी छवि गैलरी के सीधा लिंक शामिल करना सुनिश्चित करें।
11. सीडी, डीवीडी, फ्लैश ड्राइव, सॉफ्टवेयर, और वीडियो
जब आप बड़े पैमाने पर प्रेस किट बना रहे हों तो ये सामग्रियां महंगा हो सकती हैं। क्या उन्हें जरूरी है? हर बार नहीं। लेकिन वे कितने प्रभावी हैं इस पर निर्भर करते हैं कि आप किस कवरेज की तलाश में हैं।
यदि आप किसी बैंड के लिए एक प्रेस किट बना रहे हैं, तो एक डेमो सीडी या डाउनलोड करने योग्य संगीत के लिंक आपको एक प्रेस किट में अधिक माइलेज प्राप्त करने जा रहा है, जो इसे रिलीज़ करने की रिलीज की तुलना में है। यदि आप अपनी कंपनी के वीडियो गेम के लिए कवरेज प्राप्त करने का प्रयास कर रहे हैं, तो एक सीडी जिसमें आपके नए खिताब के कई डेमो संस्करण हैं, पांच प्रेस विज्ञप्ति से संपादक की रुचि प्राप्त करने का एक बेहतर तरीका है। यदि आपने अभी एक नई विनिर्माण सुविधा खोली है और आप अपनी सामग्री को संपादकों / पत्रकारों को एक दौरे के लिए यात्रा करने के लिए बहुत दूर भेज रहे हैं, तो एक डीवीडी सुविधा के वीडियो टूर की पेशकश कर सकती है। और, ज़ाहिर है, जैसे-जैसे प्रौद्योगिकी विकसित होती है, इसलिए आपकी प्रेस किट भी होनी चाहिए। आप एक क्यूआर कोड शामिल कर सकते हैं जो लोगों को एक अद्वितीय वेबसाइट पर भेजता है, केवल उनके लिए बनाए गए संदेश के साथ।