साफ या गन्दा कोई फर्क नहीं पड़ता। प्रभावी करता है
यहां समस्या यह नहीं है कि आपका डेस्क गन्दा है। समस्या यह है कि महत्वपूर्ण चीजें खो जाती हैं। यह या तो नई सामग्री में दफन हो जाता है, या यह नई सामग्री में है लेकिन ध्यान नहीं दिया जाता है।
नतीजतन, आप उन चीज़ों पर बहुत अधिक समय बिताते हैं जो महत्वपूर्ण हैं जो कि महत्वपूर्ण हैं।
जब आपका मालिक जानना चाहता है कि वह उपराष्ट्रपति के लिए कितनी जल्दी हो सकती है, तो आप उसे बताना नहीं चाहते कि आपने उस रिपोर्ट को अनुरोध करने के लिए भेजा ज्ञापन ज्ञापन नहीं देखा है। न ही आपका मालिक यह सुनकर रोमांचित होगा कि नई उत्पाद लाइन के लिए लेआउट देर हो गया है क्योंकि आपने इसे अलग कर दिया है और यह कवर हो गया है और आप इसके बारे में भूल गए हैं।
कुछ लोग आपको बताएंगे कि इस समस्या को हल करने का सबसे अच्छा तरीका एक साफ डेस्क है। दूसरों का कहना है कि एक गड़बड़ ठीक है। कौन सही है न तो। और दोनों।
Cluttered डेस्क, Cluttered मन
बहुत समय पहले, एक लोकप्रिय अभिव्यक्ति थी 'एक अव्यवस्थित डेस्क एक अव्यवस्थित दिमाग का संकेत है।' उस अभिव्यक्ति ने पूरे उद्योग को जन्म दिया जो व्यापार अधिकारियों को उनके मानसिक कौशल के संकेत के रूप में अपने डेस्कटॉप को साफ करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया था।
इसमें कोई संदेह नहीं है कि आपने फिल्में देखी हैं जहां बॉस डाउनटाउन गगनचुंबी इमारत के ऊपर अपने कार्यालय में बैठता है।
वह बिना किसी दराज वाले ग्लास-टॉप डेस्क के पीछे बैठता है। एकमात्र सजावट महत्वपूर्ण दस्तावेजों और टेलीफोन या इंटरकॉम पर हस्ताक्षर करने के लिए प्रभावशाली पेन सेट हैं ताकि वह ऑर्डर दे सके।
दूसरी ओर...
बहुत से लोग डेस्कटॉप को कवर करने वाले कागज़ के ढेर के साथ कुछ भी गलत नहीं देखते हैं, यहां तक कि कुर्सी सीटों और ऑफिस फ्लोर पर भी फैलते हैं।
वे 'एक अव्यवस्थित डेस्क प्रतिभा का संकेत है' और 'एक गन्दा डेस्क केवल एक गंदे डेस्क का संकेत है' जैसे उद्धरण उद्धृत करते हैं।
हम सब किसी को जानते हैं जिसकी मेज उस तरह से है। आप नहीं देखते कि वे कैसे बता सकते हैं कि डेस्कटॉप धातु या लकड़ी है या नहीं। फिर भी, जब आप उन्हें किसी चीज़ के लिए पूछते हैं, तो वे एक ढेर, 2 या 3 चादरों के माध्यम से पत्ते पर जाते हैं, और जो आपने पूछा है उसे खींचें।
आपके लिए क्या काम करता है
दोनों पक्ष सही हैं। मुद्दा सही नहीं है। मुद्दा यह है कि आपको अधिक प्रभावी बना देगा। कुछ मौलिक दिशानिर्देश हैं जो दोनों दृष्टिकोणों पर लागू होते हैं, लेकिन कुंजी इस तरह से काम करना है जो आपको सबसे प्रभावी होने की अनुमति देती है। लगभग हर किसी को अपने डेस्क के ऊपर कुछ अव्यवस्था से छुटकारा पाना पड़ता है, लेकिन किसी भी समय आपके डेस्क पर एक से अधिक आइटम नहीं होने पर हम में से कई लोगों के लिए काम नहीं करेगा।
कई लोग एक ही समय में कई परियोजनाओं पर काम कर रहे हैं (या लगभग एक ही समय)। क्रिएटिव प्रकारों को उनके आस-पास प्रेरणा की आवश्यकता महसूस होती है। विस्तार उन्मुख व्यक्तियों को हाथ में संदर्भ सामग्री की मात्रा की आवश्यकता होती है। कुछ लोगों को लगता है कि काम के ढेर उन्हें व्यस्त दिखते हैं और इस प्रकार, उन्हें छंटनी के समय में सुरक्षित रखें। दूसरों को लगता है कि एक साफ डेस्क दिखाता है कि काम पूरा करने में वे कितने कुशल हैं।
आपके लिए क्या काम करता है यह करना महत्वपूर्ण है।
राक्षस को कैसे तबाह करें
चाहे आप बाँझ ग्लास डेस्कटॉप के लिए जा रहे हों, या बस अपने डेस्कटॉप के अराजकता के लिए थोड़ा और आदेश लेना चाहते हैं, कुछ मौलिक दिशानिर्देश हैं:
- वास्तव में सुधार करना चाहते हैं।
मैं वास्तव में गंभीर दृष्टिकोण की सिफारिश नहीं करता हूं जो कुछ करते हैं। दुर्भाग्य से, यह आपके लिए बहुत आसान होने का बहाना छोड़ देता है। आपके डेस्क को कम कड़वाहट और अधिक कुशल बनाने का यह प्रयास आपके लिए गंभीर प्रयास करने पर निर्भर करता है। - रखें, टॉस करें या स्थानांतरित करें।
तीन कंटेनर खोजें। सबसे छोटा "रखें" लेबल करें। सबसे बड़ा "टॉस" लेबल करें। "चाल" लेबल वाला एक और कंटेनर है। वास्तव में महत्वपूर्ण चीजें बाद में सॉर्ट करने के लिए आपके कंटेनर में जायेगी। कुछ भी जो आप घर लेना चाहते हैं या दे देना चाहते हैं "चाल" कंटेनर में जाता है। बाकी सब कुछ टॉस कंटेनर में जाता है। (आदर्श रूप से, आपका टॉस कंटेनर दो भाग होगा। एक हिस्सा का निपटान करने के लिए कचरा होगा। दूसरा पेपर उत्पाद होगा, जिसे पुनर्नवीनीकरण किया जा सकता है।)
- सबसे पुराने से शुरू करो।
आप उन्हें देखकर बता सकते हैं कि कौन सा ढेर सबसे पुराना है। आमतौर पर, यह आपकी कुर्सी से सबसे दूर है। इस ढेर से वस्तुओं को फेंकना सबसे आसान होगा। - केवल एक बार प्रत्येक टुकड़े का मूल्यांकन करें
ढेर में प्रत्येक आइटम को देखो। तय करें कि यह कौन सा कंटेनर जाएगा। आप बाद में इसे अपने डेस्क पर वापस सेट नहीं कर सकते हैं, आपको अभी फैसला करना होगा। सब कुछ तीन कंटेनरों में से एक में रखो। कोई अन्य विकल्प नहीं है। - खुद से यह पूछो ...
पहला सवाल यह है कि "क्या मेरे पास यह कहीं और है, या क्या मैं इसे किसी से प्राप्त कर सकता हूं?" अगर आपके पास अपने ईमेल में, या एक रिपोर्ट में, या उस व्यक्ति के डेस्क पर प्रतिलिपि है जिसने बाजार विश्लेषण तैयार किया है, तो आपको दूसरी प्रतिलिपि रखने की आवश्यकता नहीं है। इसे उछालें। फिर पूछें "मुझे इसकी आवश्यकता क्यों है?" अगर उत्तर ए है) इस पर कार्रवाई करने के लिए, बी) जब मुझे किसी से अधिक जानकारी मिलती है, तो सी इसके साथ कुछ करने के लिए, या सी) जैसा कि मैं अन्य काम करता हूं, इसे ढेर रखें। (आप अव्यवस्था से छुटकारा पाने के बाद आप उन तीन श्रेणियों से अपने ढेर को फिर से व्यवस्थित करेंगे, इसलिए उन्हें अलग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। यह बाद में समय बचाएगा।) यदि आपका उत्तर कुछ और था, तो उस आइटम को टॉस करें। - निर्दयी रहो। बहादुर बनो।
जैसे ही आप प्रत्येक ढेर के माध्यम से प्रगति करते हैं, जो अभी पहुंचने वाली चीजों के करीब और करीब आते हैं, अपने फैसलों में निर्दयी रहें। उद्देश्य के लिए समर्पित। यदि आपको वास्तव में इसकी आवश्यकता नहीं है, तो इसे टॉस करें। और बहादुर हो। किसी चीज़ पर लटकाओ क्योंकि कोई आपको किसी दिन इसके बारे में कुछ पूछ सकता है। अपने आप को बचाने के लिए कागज का किला न बनाएं।
समस्या का प्रबंधन करें
आपके डेस्कटॉप को बाँझ और पूरी तरह से कागज से रहित नहीं होना चाहिए, हालांकि यह मदद करता है अगर यह मदद करता है। आपका लक्ष्य अपने डेस्कटॉप को व्यवस्थित करना है ताकि यह आपकी दक्षता को अधिकतम कर सके। यदि इसका मतलब है कि अगले डेस्क के मुकाबले आपके डेस्क पर कुछ और ढेर हैं, तो यह ठीक है - बशर्ते आपके द्वारा रखी गई सभी चीजें आपको बढ़ी हुई दक्षता के अपने लक्ष्य को पूरा करने में मदद करें ।