कार्यकारी सहायक कौशल सूची और उदाहरण

by एलिसन डोयले

रेज़्यूमे, कवर लेटर्स और साक्षात्कार के लिए महत्वपूर्ण कौशल

कार्यकारी सहायक प्रशासनिक सहायकों या सचिवों के समान होते हैं कि वे सभी किसी और के काम का समर्थन करते हैं - आमतौर पर एक कार्यकारी - कार्यालय कर्तव्यों को संभालने या पर्यवेक्षण करके। अंतर यह है कि एक कार्यकारी सहायक विशेष रूप से शीर्ष कार्यकारी के लिए वरिष्ठ कार्यालय कर्मचारी सदस्य होता है। इसका मतलब है कि अन्य कार्यालय कर्मचारियों की निगरानी और प्रशिक्षण, और उन कार्यों से निपटना जो कंपनी की सफलता पर नाटकीय प्रभाव डाल सकते हैं।

हालांकि कई कंपनियां कार्यकारी सहायकों को कुछ प्रासंगिक कॉलेज coursework पूरा करने की उम्मीद है, कुछ को डिग्री की आवश्यकता है। व्यापक प्रासंगिक नौकरी अनुभव अधिक महत्वपूर्ण है, आदर्श रूप से कार्यकारी या प्रशासनिक सहायक के रूप में कई सालों।

कार्यकारी सहायक कर्तव्यों

कार्यकारी सहायक कर्तव्यों में एक प्रशासनिक सहायक के रूप में समान कर्तव्यों शामिल हैं: फोन कॉल करना और स्वीकार करना; कार्यकारी की ओर से ज्ञापन, ईमेल और पत्र भेजना; आगंतुकों को प्राप्त करना और शेड्यूलिंग को संभालना। लेकिन वे एक द्वारपाल के रूप में भी कार्य करते हैं, इस बारे में निर्णय लेते हैं कि कार्यकारी को किसके पास पहुंच मिलती है और कार्यकारी को कौन सी जानकारी प्राप्त होती है।

वे अक्सर अनुसंधान करते हैं और रिपोर्ट तैयार करते हैं जो कंपनी नीति को प्रभावित करते हैं। इन जिम्मेदारियों का मतलब है कि कार्यकारी सहायकों को अपने नियोक्ता के काम को अच्छी तरह से समझना चाहिए। नतीजतन, ये कर्मचारी कार्यकारी और शेष क्लर्किकल कर्मचारियों के बीच संपर्क के रूप में कार्य कर सकते हैं।

कौशल सूची का उपयोग कैसे करें

अपने कवर लेटर को लिखना सुनिश्चित करें और अपने संभावित नियोक्ता के कौशल को हाइलाइट करने के लिए फिर से शुरू करें। आप इन वांछित कौशल के बारे में एक विचार प्राप्त करने के लिए निम्न सूची का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन हमेशा नौकरी के विवरण को ध्यान से पढ़ना याद रखें, क्योंकि सभी कंपनियां कार्यकारी सहायक में एक ही चीज़ की तलाश नहीं करती हैं।

साथ ही, नौकरी और कौशल के प्रकार द्वारा सूचीबद्ध कौशल की हमारी संकलन देखें। अपने साक्षात्कार की तैयारी करते समय, विशिष्ट अवसरों के उदाहरण देने की योजना बनाएं, जिन्हें आपने अपने संभावित नियोक्ता के विभिन्न कौशल को शामिल किया है।

कार्यकारी सहायक कौशल के उदाहरण

निम्नलिखित सूची संपूर्ण नहीं है, और आवश्यक कौशल एक कंपनी से दूसरे में थोड़ा भिन्न हो सकता है, या एक ही कंपनी से दूसरे कार्यालय में भी भिन्न हो सकता है। फिर भी, सबसे महत्वपूर्ण और मांग किए जाने वाले कौशल में से अधिकांश संभावित कार्यकारी सहायक यहां होना चाहिए।

लिखित और मौखिक संचार कौशल
कार्यकारी सहायक भूमिका के बारे में सोचने का एक तरीका वास्तव में, संचार में एक विशेषज्ञ के रूप में है। नौकरी के एक महत्वपूर्ण हिस्से में कंपनी के लोगों के साथ संचार और समन्वय शामिल है, और कभी-कभी ग्राहकों के साथ भी, व्यवसाय के प्रकार के आधार पर। मौखिक रूप से और लिखित दोनों में पेशेवर, स्पष्ट, स्पष्ट और सटीक होने की क्षमता, निर्विवाद संचार कौशल के लिए आवश्यकताओं की सूची में सबसे ऊपर है ।

कंप्यूटर कौशल
कार्यकारी सहायकों को शब्द-प्रसंस्करण और स्प्रेडशीट कार्यक्रमों के साथ सरल प्रवीणता से अधिक की आवश्यकता होती है। आवश्यक कंप्यूटर-आधारित कौशल में ईमेल सिस्टम, फ़ाइल साझाकरण सिस्टम और कैलेंडर, साथ ही साथ सांख्यिकीय सॉफ्टवेयर, प्रकाशन सॉफ्टवेयर और डेटाबेस के साथ दक्षता स्थापित करने और बनाए रखने की क्षमता भी शामिल है।

अपने स्वयं के तकनीकी सहायता विशेषज्ञ होने के नाते हमेशा एक प्लस होता है, खासकर जब कार्यकारी सहायक अक्सर प्रिंटर को नए सॉफ्टवेयर का सुझाव देने के लिए सबकुछ करने की अपेक्षा करते हैं।

पारस्परिक कौशल
ग्राहकों के साथ बातचीत करने, अन्य प्रशासनिक कर्मचारियों को प्रशिक्षण देने और सीईओ और उच्च स्तरीय प्रबंधकों के साथ काम करने के लिए मजबूत पारस्परिक कौशल भी एक आवश्यकता है। चूंकि कार्यकारी सहायक अक्सर संवेदनशील कंपनी की जानकारी को संभालने के लिए महत्वपूर्ण हैं, न केवल उचित गोपनीयता बनाए रखने में सक्षम होना बल्कि व्यक्तिगत विवेक और अखंडता को सुझाते हुए हमेशा व्यवहार करना भी महत्वपूर्ण है। संक्षेप में, विश्वास को प्रेरित करना आवश्यक है।

समय प्रबंधन
एक कार्यकारी सहायक को न केवल अपने समय को अच्छी तरह से संभालने की आवश्यकता होती है बल्कि मालिक की भी आवश्यकता होती है। इसका मतलब है कि एक काम करने योग्य कार्यक्रम तैयार करने के लिए कई लोगों की जरूरतों और मांगों को समन्वयित करना और फिर हालात बदलते समय शॉर्ट नोटिस पर अक्सर उस शेड्यूल को बदलना।

नौकरी अच्छी तरह से यह सुनिश्चित करने में भी शामिल हो सकती है कि कार्यकारी विचलित होने के बिना शेड्यूल पर रहता है।

अनुसंधान कौशल
शोध स्वयं ही एक कौशल है, जिसके लिए कई खोज इंजनों के साथ-साथ सूचना संसाधनों की परिचितता की आवश्यकता होती है जो कंपनी के हित के विशेष क्षेत्रों में प्रासंगिक हैं। इन क्षमताओं के बिना, एक कार्यकारी सहायक कार्यकारी आवश्यकताओं की रिपोर्ट तैयार करने में सक्षम नहीं होगा।