परियोजना प्रबंधक की भूमिका
परियोजना प्रबंधक…
बिग आइडिया विकसित करें
परियोजना प्रबंधक का पहला काम बड़ा विचार विकसित करना है। यह हमेशा ऐसा नहीं रहा है। इतना समय पहले परियोजना प्रबंधकों से पूरी तरह से विचार नहीं किया गया था, शायद एक पूर्ण व्यापारिक मामला, और इसे एक परियोजना योजना में बदल दिया गया जिसे निष्पादित किया जा सकता था।
आज, प्रोजेक्ट मैनेजर की भूमिका कुछ हद तक विकसित हुई है, और आप परियोजना में पहले और पहले भी शामिल होने की संभावना है इससे पहले कि यह एक 'परियोजना' बन गया हो।
आप प्रोजेक्ट प्रायोजक के साथ परियोजना की प्रारंभिक तस्वीर बनाने के विचार को समझने के लिए काम करेंगे और यह काम करेंगे कि यह संभव है या नहीं।
टीम को एक साथ रखो
यदि आपका बड़ा विचार व्यवहार्य माना जाता है, तो आपका अगला कदम एक टीम को एक साथ रखना होगा जो इस विचार को वास्तविकता में बदलने पर काम कर सके। आपको कई लोगों की आवश्यकता होगी जो एक परियोजना टीम पर विभिन्न भूमिकाएं पूरी कर सकें।
आदर्श रूप से, आप प्रत्येक कार्यात्मक क्षेत्र में विषय विशेषज्ञों की तलाश में हैं, लेकिन आपको उपलब्धता को ध्यान में रखना होगा। परियोजना प्रबंधकों को हमेशा टीम में वे कर्मचारी नहीं मिल सकते हैं क्योंकि वे विशेषज्ञ अन्य परियोजनाओं में व्यस्त हैं। यदि आप उनके लिए उपलब्ध होने का इंतजार नहीं कर पा रहे हैं, तो आपको उपलब्ध लोगों के साथ काम करना होगा।
आपको हर समय टीम में शामिल हर किसी की आवश्यकता नहीं होगी। वकील या प्रेस अधिकारियों जैसे कुछ कार्यात्मक विशेषज्ञों को केवल प्रासंगिक बिंदुओं पर टीम में शामिल होने की आवश्यकता होगी। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट और रिसोर्स मैनेजमेंट के कौशल का एक हिस्सा यह सुनिश्चित कर रहा है कि आप उन्हें बताएं कि उनके कार्य आ रहे हैं और फिर उन्हें अपनी विशेषज्ञता की आवश्यकता के साथ ही परियोजना पर तेज़ी से लाने के लिए लाया जा रहा है।
क्या हो रहा है व्यवस्थित करना
परियोजना की शुरुआत और प्रारंभिक स्टार्ट-अप चरणों के दौरान, आप अपनी टीम के साथ काम करेंगे कि यह निर्धारित करने के लिए कि वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है। इसमें काम के लिए स्पष्ट परिभाषा स्थापित करना और यह सुनिश्चित करना शामिल है कि हर कोई उद्देश्यों को समझता है।
व्यापार मूल्य या लाभ के संदर्भ में यह सब कुछ phrasing करने लायक है: दूसरे शब्दों में, समझाओ कि आप इस नए काम के टुकड़े क्यों शुरू कर रहे हैं।
टीम लीड
अब आपने अपनी टीम को एक साथ रखा है, और आप सभी जानते हैं कि आपको एक साथ क्या हासिल करना है, यह प्रोजेक्ट मैनेजर का काम यह सुनिश्चित करने के लिए है कि सभी टीम इसे प्राप्त करने के लिए मिलकर काम करती हैं।
यह लगता है की तुलना में यह कठिन है! एक टीम का सफलतापूर्वक नेतृत्व करना मतलब है कि असहमति, संघर्ष, और संचार के शीर्ष पर होने की चुनौतियों का सामना करना। आपको अपनी टीम को एक महान काम करने के लिए प्रेरित करना है, भले ही समय कठिन हो। इसमें परियोजना पर काम करने वाले लोगों को कोचिंग, प्रशिक्षण, मार्गदर्शन और विकास भी शामिल है, भले ही वे सीधे आपके लिए काम न करें। यह एक ओवरहेड अक्सर परियोजनाओं पर भूल जाता है लेकिन याद रखें कि लोग बेहतर प्रदर्शन करते हैं अगर उन्हें लगता है कि उनका सम्मान किया जाता है और उनका सर्वश्रेष्ठ काम करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। यदि आप अपनी परियोजना को ऐसी जगह बना सकते हैं जहां लोग नए कौशल विकसित और विकसित कर सकें, तो लोग आपके साथ काम करना चाहेंगे।
टीम की अग्रणी टीम में सहयोग स्थापित करने और प्रबंधन करने में भी शामिल है। यह ऑनलाइन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स या आमने-सामने टीम मीटिंग्स या बीच में कुछ के माध्यम से हो सकता है। 'टीम' की भावना बनाने और निर्माण करने से परियोजना पर संघर्ष या मुश्किल समय होने पर आपके प्रोजेक्ट संसाधनों का सामना करने में मदद मिलेगी, जैसे अचानक समय सीमा समाप्त हो जाती है।
धन का प्रबंधन
परियोजनाओं के पैसे खर्च होते हैं, और एक परियोजना बजट को एक साथ रखने में सक्षम होने के लिए एक परियोजना प्रबंधक के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है। हालांकि, आपकी भूमिका वहां खत्म नहीं होती है। आपको आगे बढ़ने वाली परियोजना पर धन और नियंत्रण लागतों का प्रबंधन करने में सक्षम होना चाहिए।
आप इसे कर सकते हैं:
- उन अनुमानों का विकास करना जो सभी परियोजना कार्यों और संसाधनों को कवर करते हैं।
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि ये व्यापक और पूर्ण हैं, अपने विषय विशेषज्ञों के साथ काम करना।
- एक परियोजना बजट बनाने के लिए अपने अनुमानों का उपयोग करना।
- प्रोजेक्ट प्रायोजक को समझाने के लिए अपने बजट का उपयोग करना और इस बारे में स्पष्ट होना कि परियोजना कितनी लागत जा रही है।
फिर, पूरे प्रोजेक्ट में, आप सटीक लागत नियंत्रण के माध्यम से अपनी लागत का प्रबंधन कर सकते हैं। इसमें वास्तविक जीवन में आप जो अनुमान लगा रहे हैं, उसके अनुमान और परियोजना बजट में जो आप खर्च कर रहे हैं उसकी तुलना करना शामिल है। उम्मीद है कि वे बहुत दूर नहीं हैं, लेकिन यदि आप बहुत अधिक या गलत अनुमान खर्च करने की प्रवृत्ति देखते हैं, तो आप किसी भी किस्मत के साथ इसे ठीक करने के लिए पर्याप्त जल्दी होंगे। आप जो भी नोटिस कर सकते हैं उसे ठीक कर सकते हैं, इसलिए अच्छी लागत नियंत्रण महत्वपूर्ण है।
विशेषज्ञ युक्ति: अच्छी लागत नियंत्रण में केवल व्यय को ट्रैक करने से अधिक शामिल है। आपको परियोजना पर किए जा रहे कार्यों की निगरानी भी करनी होगी। यह पैसा और कार्य पूरा करने का संयोजन है जो आपको इस बात का एक दृश्य देता है कि परियोजना इसके माध्यम से परे खर्च कर रही है या नहीं।
निर्णय लेना
चलो एक बात सीधे प्राप्त करें: जबकि प्रोजेक्ट प्रायोजक विशाल निर्णयों के लिए है, आप परियोजना प्रबंधक हैं और परियोजना पर किए गए अधिकांश निर्णयों के लिए जिम्मेदार हैं। यहां तक कि बड़े लोग भी। यहां तक कि जब आप निर्णय नहीं ले रहे हैं, तब भी आप प्रायोजनकर्ता को क्या निर्णय लेना चाहिए, इसके बारे में एक सिफारिश देनी होगी, क्योंकि आपके पास सभी विवरण हैं और इस पर विचार करने में उम्र बिताई है, और उनके पास करने की क्षमता नहीं हो सकती है उस।
संलग्न शेयरधारकों
बहुत पहले नहीं, परियोजना प्रबंधन साहित्य ने 'हितधारक प्रबंधन' के बारे में बात की थी। आज यह माना जाता है कि आप एक हितधारक को 'प्रबंधित' नहीं कर सकते हैं। यह भद्दा और थोड़ा अपमानजनक है कि सुझाव देने के लिए, इसलिए हम उन्हें 'आकर्षक' करने के बारे में बात करते हैं।
व्यावहारिक रूप से, शामिल उपकरण बदल नहीं गए हैं - यह केवल उदारवादी और रवैया है जो अलग है। आप अभी भी इस बात पर साजिश करेंगे कि हितधारक परियोजना पर कौन हैं और क्या वे आपके द्वारा किए जा रहे कार्यों के संबंध में विशेष रूप से शक्तिशाली या प्रभावशाली हैं। एक संचार योजना का विकास और इसे अभ्यास में डाल दिया।
स्टेकहोल्डर सगाई का मतलब उन लोगों के साथ काम करना है जो परियोजना से प्रभावित हैं यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे आने वाले परिवर्तनों को समझें।
अगला पढ़ें: कठिन हितधारकों से निपटना (क्योंकि सभी के साथ काम करने में आसान नहीं है)।
परियोजना के उद्देश्यों को वितरित करें
आप इसे अपनी टीम की भागीदारी के साथ करेंगे, और यह अब तक का पूरा काम कर रहा है।
आपके द्वारा किए गए वादे पर प्रभावशाली ढंग से पहुंचने में सक्षम होने के नाते यह होना चाहिए कि यह क्या होना चाहिए। आपको महत्वपूर्ण सफलता कारकों और उपायों का उपयोग करने की आवश्यकता होगी जिनका आकलन करने के लिए उपयोग किया जाएगा कि आपने जो किया है, वह हासिल किया है या नहीं।
यह परियोजना के व्यावसायिक मामले या परियोजना दीक्षा दस्तावेज (या दोनों, विस्तार के विभिन्न स्तरों के लिए) में निर्धारित किया जाना चाहिए। इसलिए यह देखने के लिए अपेक्षाकृत सरल होना चाहिए कि ये उद्देश्य क्या हैं - यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप उन्हें वितरित कर रहे हैं, यह कम सरल है।
अच्छी योजना, मजबूत नेतृत्व और बड़ी तस्वीर के साथ-साथ विस्तार को देखने की क्षमता बहुत मददगार होगी।
लाइव करने के लिए हैंडओवर प्रबंधित करें
परियोजना के उद्देश्यों को प्रदान करना एक परियोजना प्रबंधक के रूप में आपकी भूमिका का अंत नहीं है। निष्पादन चरण के अंत में सबसे महत्वपूर्ण बात यह सुनिश्चित करना है कि आप उस टीम को स्पष्ट और पूर्ण सौदा प्रदान करें जो आगे बढ़ने वाली परियोजना का प्रबंधन करने जा रहे हैं।
एक अच्छा हैंडओवर का मतलब है कि आप एक कदम वापस ले सकते हैं। अब आप प्रोजेक्ट के बारे में 'जाने के लिए' व्यक्ति नहीं होंगे, और आप अपने अगले प्रोजेक्ट पर जाने में सक्षम होंगे क्योंकि यह जानकर कि व्यवसाय टीम जो आपने उन्हें दी है, उसे सर्वश्रेष्ठ बनाने में सक्षम है।
ज्ञान साझा करें
'सबक सीखा' यह है कि हम इस परियोजना के माध्यम से क्या सीखा था इसका वर्णन करते हैं जिसका उपयोग भविष्य में अन्य पहलों पर किया जा सकता है। प्रोजेक्ट मैनेजर को परियोजना के अंत में बैठक में सीखा एक सबक रखना चाहिए। यह टीम को संगठनात्मक ज्ञान को विकसित करने और बनाए रखने में मदद करता है। दूसरे शब्दों में, यह कंपनी को एक ही गलतियों को दोबारा बंद कर देता है।
तो यही वह दिन है जो प्रोजेक्ट मैनेजर करता है। आपकी वास्तविक टू डू सूची इस सूची से थोड़ा अलग दिखाई दे सकती है, लेकिन अनिवार्य रूप से वहां मौजूद सभी कार्य प्रोजेक्ट मैनेजर होने के इन तत्वों में योगदान देंगे। यह एक व्यापक और चुनौतीपूर्ण नौकरी है, लेकिन यह भी विविध और एक महान करियर विकल्प है!