कौन सी संरचना आपके लिए सबसे अच्छा काम करती है?
तीन आम संगठनात्मक संरचनाएं हैं, और परियोजना प्रबंधक उन सभी में काम करते हैं: कार्यात्मक, परियोजना, और मैट्रिक्स। चलो प्रत्येक के फायदे और नुकसान पर नज़र डालें ताकि आप जान सकें कि जब आप नई संरचना में शामिल होते हैं तो आप क्या कर रहे हैं।
कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना
एक कार्यात्मक संगठन संरचना में, परियोजना प्रबंधक और सभी संसाधन एक ही कंपनी प्रभाग में काम करते हैं, जैसे बिक्री और विपणन विभाग। आम तौर पर, कार्यात्मक प्रबंधक के पास प्रोजेक्ट मैनेजर की तुलना में अधिक अधिकार होता है।
लाभ
कार्यात्मक संरचना आपको एक परियोजना प्रबंधक के रूप में कम से कम शक्ति प्रदान करती है, लेकिन कई अन्य फायदे प्रदान करती है:
- यह छोटी टीमों और छोटी परियोजनाओं के लिए अच्छी तरह से काम करता है क्योंकि समारोह के सदस्यों के सदस्यों और अन्य संसाधनों पर पूर्ण नियंत्रण होता है।
- आप आसानी से विशेषज्ञों तक पहुंच सकते हैं क्योंकि वे एक ही कार्यात्मक क्षेत्र में हैं।
- परियोजना से संबंधित समस्याओं को हल करने के लिए सभी को एक साथ मिलना जल्दबाजी है।
- आप प्रोजेक्ट संचार उपकरण को सीमित कर सकते हैं जिन्हें आप उपयोग करने के लिए आवश्यक हैं क्योंकि टीम अपेक्षाकृत छोटी और सरल है।
- आप प्रायः उत्साही टीम के सदस्य प्राप्त करते हैं जो इस परियोजना पर काम करने के इच्छुक हैं क्योंकि यह उन्हें करियर के अवसर प्रदान करता है। परियोजना कार्य आपकी टीम को प्रेरित करने का एक शानदार तरीका हो सकता है।
- यदि आप प्रोजेक्ट को एक कार्यात्मक टीम को सौंप रहे हैं, तो यह उस कार्यशील टीम के रूप में होगा जो आप काम करते हैं, जो एक परियोजना को बंद करना आसान बना सकता है।
नुकसान
यद्यपि इस संरचना में बहुत सारे फायदे हैं, कुछ डाउनसाइड्स पर भी विचार करें:
- कार्य एक सिलो में होता है, जिसका अर्थ हो सकता है कि आपके पास अपने कार्यात्मक विभाजन के बाहर लोगों तक पहुंच नहीं है।
- प्रोजेक्ट टीम के लोग परियोजना पर उनके काम के मुकाबले अपने विभाग या टीम मैनेजर के प्रति अधिक वफादार हो सकते हैं, जो विवाद पैदा कर सकते हैं।
- एक बड़ी परियोजना प्रत्येक समारोह से एक कार्यात्मक परियोजना प्रबंधक के साथ समाप्त हो सकती है। इसके परिणामस्वरूप क्रैक के माध्यम से काम गिर सकता है यदि सभी परियोजना प्रबंधक सामंजस्यपूर्ण रूप से एक साथ काम नहीं करते हैं।
- कार्यात्मक कार्य अलग-अलग हो सकता है कि आपके पास कंपनी में व्यापक रूप से नेटवर्क करने का अवसर नहीं है। रणनीतिक फोकस बनाए रखना कठिन हो सकता है।
परियोजना संगठनात्मक संरचना
एक परियोजना संगठनात्मक संरचना में परियोजनाओं पर काम करने के लिए समर्पित टीमों को एक साथ रखा जाता है। परियोजना प्रबंधक के पास परियोजना टीम के सदस्यों के लिए लाइन प्रबंधन जिम्मेदारी है। इसके उदाहरणों में बड़े निर्माण निर्माण शामिल होंगे, लेकिन कॉर्पोरेट पहलों को भी समर्पित टीम की आवश्यकता होगी। प्रोजेक्ट मैनेजर पर अंतिम प्राधिकरण है, जो प्रोजेक्ट प्रायोजक और प्रोजेक्ट बोर्ड को रिपोर्ट करता है । टीम के व्यक्ति सीधे परियोजना प्रबंधक के लिए काम करते हैं।
लाभ
एक परियोजना संरचना का स्पष्ट लाभ यह है कि आपके पास टीम पर अधिक नियंत्रण है, लेकिन अन्य फायदे भी मौजूद हैं।
- टीमों की पहचान की मजबूत भावना हो सकती है। यह एक आसान टीम है जिसमें एक मजबूत टीम संस्कृति बनाने के लिए।
- पूरी टीम टीम के लक्ष्यों पर केंद्रित है, इसलिए परियोजना पर काम करने वाले लोगों के लिए दिन की नौकरी के साथ वफादारी का संघर्ष मौजूद है। उनका दिन का काम परियोजना है।
- संसाधन परियोजना को समर्पित हैं, इसलिए काम को निर्धारित करना बहुत आसान है। आपको पता चलेगा कि टीम के सदस्य कब उपलब्ध हैं और कोई जोखिम नहीं है कि उन्हें किसी अन्य प्रबंधक के लिए सामान्य-सामान्य काम करने के लिए छोटी सूचना पर खींचा जाएगा।
- इस संरचना में चलने वाली परियोजनाएं आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन कौशल के साथ-साथ अधिक तकनीकी नेतृत्व कौशल में सुधार के लिए महान वातावरण हैं।
नुकसान
परियोजना संरचना भीतर काम करने के लिए सबसे आसान है लेकिन अभी भी कुछ कमियां हैं।
- एक परियोजना को समर्पित एक टीम होने के नाते एक महंगी प्रतिबद्धता है। यह केवल बड़ी परियोजनाओं पर एक विकल्प है।
- यदि आप लोगों को अपनी कार्यात्मक नौकरियों से हटा देते हैं, तो उन्हें वापस जाना मुश्किल हो सकता है, खासकर यदि परियोजना लंबी है। परियोजना का काम बढ़ रहा है, और एक नई, चुनौतीपूर्ण परियोजना पर एक बहुआयामी माहौल में काम करने की अवधि के बाद आपने जो किया था, उस पर लौटने से कई लोगों के लिए एक आकर्षक संभावना नहीं है। जब आप एक परियोजना बंद करते हैं तो टीम के संक्रमण को प्रबंधित करना और भी महत्वपूर्ण हो जाता है।
- कभी-कभी किसी परियोजना को बंद करने का मतलब यह हो सकता है कि व्यवसाय चालू हो गया है और आपके लिए एक और भूमिका उपलब्ध नहीं है।
- अपनी प्रकृति से, समर्पित टीम केवल एक चीज पर काम करने के लिए संसाधनों को चूसती हैं। वे परियोजनाओं की संख्या को सीमित कर सकते हैं जो कंपनी किसी भी समय कर सकती है, खासकर जब विभिन्न परियोजनाओं को एक ही कौशल की आवश्यकता होती है।
- इस प्रकार की संरचना में परियोजना प्रबंधक अपनी टीमों के लिए लाइन प्रबंधन करते हैं, जिसका अर्थ है मानव संसाधन कार्यों पर समय और प्रयास करना जो आपको अन्य संरचनाओं में नहीं करना है। यदि आप लोगों के साथ काम करने के इस तत्व का आनंद लेते हैं, तो यह कारक एक फायदा हो सकता है।
मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचना
तीसरा विकल्प एक मैट्रिक्स संरचना है। संसाधनों को व्यापार-जैसी-सामान्य कार्य और परियोजना कार्य दोनों में साझा किया जाता है। इसका मतलब हो सकता है कि एक परियोजना प्रबंधक के साथ-साथ टीम मैनेजर को दो प्रबंधक या "बिंदीदार" जिम्मेदारी होनी चाहिए। कार्यात्मक प्रबंधन लाइन संरचना सामान्य रूप से पहले स्थान पर होती है, और प्रोजेक्ट मैनेजर बिंदीदार रेखा लेता है।
यह संरचना कार्यात्मक या विभाजन टीम मैनेजर और प्रोजेक्ट मैनेजर के बीच शक्ति और अधिकार को विभाजित करती है। आपको अपने वार्ता कौशल को अपनी पूरी शक्ति में उपयोग करने की आवश्यकता होगी!
लाभ
मैट्रिक्स संरचनाएं बहुत आम हैं क्योंकि वे प्रबंधकों को लचीला विकल्प बनाने की अनुमति देते हैं कि लोग अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं। आप अपने करियर के किसी बिंदु पर मैट्रिक्स पर्यावरण में काम करेंगे। इस संरचना के फायदे इस प्रकार हैं:
- संसाधनों का कुशलतापूर्वक उपयोग किया जाता है और आवश्यकतानुसार परियोजनाओं के बीच घूम सकता है।
- आप कई अलग-अलग चीजों पर काम कर सकते हैं, कभी-कभी समानांतर में-हालांकि इस बिंदु को भी नुकसान के रूप में तर्क दिया जा सकता है।
- टीम और व्यक्ति बहुत प्रतिक्रियाशील हो सकते हैं। यदि एक नई परियोजना के साथ आता है तो उसे प्राथमिकता लेनी पड़ती है, तो यह आसान है और कुछ और पर ध्यान केंद्रित करना आसान है। आप आसानी से एक परियोजना संरचना में ऐसा नहीं कर सकते हैं, जो अब विघटन और पुन: समूह करने में अधिक समय लेता है।
- संरचना के लिए आवश्यक है कि हर कोई एक ही परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र और पद्धति का उपयोग करे, इसलिए परियोजनाओं के बीच चलना आसान है। शब्दावली और प्रक्रियाएं आम होने पर लोग अपेक्षाकृत कम ऑनबोर्डिंग के साथ एक परियोजना टीम में शामिल हो सकते हैं।
नुकसान
सभी सेटअप के साथ, इस में भी इसके नुकसान हैं। यह एक सामान्य संरचना होने के बावजूद, कई आधुनिक कार्यस्थलों ने अधिभार की समस्याओं को तोड़ दिया है। यदि आपके पास अपने वर्कलोड की पूरी तरह से प्रबंधन और निगरानी करने के लिए सिस्टम नहीं हैं तो व्यक्तियों को बहुत कुछ करना आसान हो सकता है। अन्य नुकसान इस प्रकार हैं:
- परियोजनाओं के बीच संघर्ष आम है क्योंकि आप एक ही परियोजना के लिए एक ही संसाधन के लिए लड़ रहे हैं।
- अन्य प्रोजेक्ट ने सर्वोत्तम संसाधनों को रिंग-फेंक दिया हो सकता है- सही कौशल वाले सबसे उपयुक्त लोग-या उनके लाइन मैनेजर उन्हें परियोजना के काम के लिए उपलब्ध नहीं करा सकते हैं।
- व्यवसाय-सामान्य-सामान्य कार्यों और व्यक्तियों के लिए परियोजना कार्य के बीच कुछ संघर्ष हो सकता है, खासकर जब दोनों प्रबंधक उन्हें विभिन्न प्राथमिकताओं दे रहे हैं।
- संसाधनों के बारे में एक संघर्ष हो सकता है कि वे भविष्य के करियर के लिए क्या विकास पथ लेते हैं। यद्यपि आप जानते हैं कि आप प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में रहना चाहते हैं, लेकिन आपके पास अधिक वरिष्ठ कार्यात्मक भूमिका या अधिक परियोजना-उन्मुख भूमिका में प्रगति का विकल्प हो सकता है। लेकिन बहुत से करियर विकल्प होने की अच्छी बात है, भले ही यह कठिन निर्णय लेने के लिए करे।
एक संगठनात्मक संरचना जो सभी व्यवसायों के लिए पूरी तरह से काम करती है-हमेशा के लिए काम हमेशा परियोजनाओं के लिए काम नहीं करती है, और आपको उस माहौल में प्रबंधन करना होता है जिसमें आप काम करते हैं। इन संरचनाओं में से प्रत्येक में कुछ अनुभव प्राप्त करना एक अच्छा विचार है, ताकि आप उन्हें पहले से अनुभव कर सकें। यह आपको यह तय करने में मदद करेगा कि कौन सा वातावरण आपको सबसे अच्छा लगा और आपके कौशल और वरीयताओं को फिट करता है। फिर यदि आप अपने भावी नौकरी के माहौल का फैसला करने का मौका देते हैं तो आप एक सूचित विकल्प बना सकते हैं।
प्रत्येक परियोजना संगठनात्मक संरचना के पेशेवरों और विपक्ष को समझना आपको यह जानने का मौका देता है कि आपकी टीम का अधिक से अधिक लाभ उठाने के लिए अपना समय और प्रभाव कितना खर्च करना है और आपकी परियोजना को सफलतापूर्वक समाप्त करने में सहायता करें।