प्रोजेक्ट आगे बढ़ते रहें
हम कुछ बदलाव प्रबंधन टूल भी देखेंगे जिनका आप उपयोग कर सकते हैं और कैसे परियोजना स्कोप प्रबंधन खेल में आता है।
प्रक्रियाओं या औजारों के बारे में भी बात करने से पहले मैं बदलने के लिए आपके दृष्टिकोण पर चर्चा करना चाहता हूं।
परिवर्तन स्वीकार करें
परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के किसी भी बिंदु में परिवर्तन हो सकते हैं।
सिरदर्द से कम परियोजनाओं पर प्रबंधन को बदलने का सबसे आसान तरीका यह जानना है कि यह होने जा रहा है और इसके लिए योजना है।
परिवर्तन से निपटने के लिए रणनीतियों को होने से पहले सभी को अलग-अलग होने के साथ बोर्ड पर हर किसी को पाने का सबसे तेज़ तरीका है।
एक परिभाषित, संरचित परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया शुरू करने के लिए सबसे अच्छी जगह है। यदि कोई सुझाव देता है कि परियोजना वर्तमान में योजनाबद्ध है और परियोजना विफलता से बचने का एक अच्छा तरीका है, तो इस परियोजना को कुछ अलग करना चाहिए।
परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया
परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया इस तरह दिखती है:
- परिवर्तन के बारे में जानकारी प्राप्त करें
- परिवर्तन सहित आकलन का आकलन करें कि यह कितना काम करेगा
- इस बारे में एक सिफारिश तैयार करें कि आगे बढ़ने के लायक है या नहीं।
- फिर आपको परियोजना प्रायोजक से निर्णय मिलता है कि क्या आपको परिवर्तन शामिल करना चाहिए या नहीं।
आइए उन चरणों में से प्रत्येक को बदले में देखें।
परिवर्तन के बारे में जानकारी प्राप्त करें
आपको परियोजना को बदलने का अनुरोध प्राप्त होगा। आप सैकड़ों अलग-अलग तरीकों से जानकारी प्राप्त कर सकते हैं: एक बैठक में, ईमेल पर, फोन पर, गलियारे में जब आप शाम को कार्यालय से बाहर निकलते हैं। आदर्श रूप में, आपको एक परिवर्तन अनुरोध फ़ॉर्म पर जानकारी मिल जाएगी, लेकिन आपको पता होना चाहिए कि वास्तविक जीवन में कई महत्वपूर्ण हितधारकों का मानना है कि इस तरह के कागजी कार्य को पूरा करना परियोजना प्रबंधक का काम है। और आपकी कंपनी में, यह हो सकता है।
अनुरोध के सभी विवरणों को कैप्चर करने के लिए अपने प्रोजेक्ट चेंज अनुरोध टेम्पलेट (उस पर अधिक मिनट) का उपयोग करें, हालांकि अनौपचारिक रूप से वे आपके साथ आते हैं। फिर शुरुआतकर्ता के पीछे फॉर्म चलाएं ताकि आप जान सकें कि आपने सटीक रूप से प्रतिबिंबित किया है कि वे क्या चाहते हैं।
याद रखें कि काम करने के बारे में भी बदलाव हो सकते हैं। हमेशा यह न मानें कि काम करने के लिए परिवर्तन संबंधित हैं। प्रक्रिया इस बात पर ध्यान दिए बिना कि आप परियोजना के दायरे में वृद्धि या कमी कर रहे हैं या नहीं।
परिवर्तन आकलन ले लो
परिवर्तन अनुरोध को विस्तार से देखें। आप इस पर प्रभाव का आकलन करेंगे:
- अनुसूची
- प्रलेखन
- काम करने के लिए काम और काम अभी भी करना है
- बजट
- गुणवत्ता उपायों
- क्षेत्र
- संसाधनों की उपलब्धता।
उदाहरण के लिए, 5 दिनों में एक सॉफ्टवेयर परिवर्तन का अनुमान लगाया जा सकता है।
यह केवल शेड्यूल में 5 दिन नहीं जोड़ता क्योंकि यह एक और कार्य को दबाएगा और उस समय सीमा में स्थानांतरित करेगा जहां मुख्य संसाधन छुट्टी पर है। उस कार्य को भी स्थानांतरित करने की आवश्यकता होगी, इसलिए समग्र रूप से यह परिवर्तन शेड्यूल में 8 दिन जोड़ देगा। इसके लिए 5k डॉलर खर्च होंगे, और अतिरिक्त 8 दिन आपको आपूर्तिकर्ता अनुबंध के साथ दूसरे महीने में धक्का देंगे, इसलिए वहां पर विचार करने की लागत भी है। गुणवत्ता वही रहती है लेकिन नए बदलाव को शामिल करने के लिए दायरे में परिवर्तन होता है। सभी प्रासंगिक दस्तावेज को परियोजना योजना और प्रशिक्षण पुस्तिकाओं सहित अद्यतन करने की आवश्यकता होगी, जो पहले ही शुरू हो चुके हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, एक साधारण 5-दिन के परिवर्तन में व्यापक प्रभाव हो सकते हैं। यह तय करने से पहले इन सभी के बारे में जानना महत्वपूर्ण है कि परिवर्तन करना है या नहीं, क्योंकि पूर्ण तस्वीर परिणाम बदल सकती है।
एक सिफारिश तैयार करें और प्रस्तुत करें
अब आप परिवर्तन के पूर्ण प्रभाव को जानते हैं जिसके बारे में आप सिफारिश कर सकते हैं कि इसके साथ आगे बढ़ने के लायक है या नहीं।
कुछ मामलों में, यह नहीं होगा, क्योंकि माना गया लाभ लागत से कम होने जा रहा है। अन्य मामलों में, अतिरिक्त काम करने की लागत को ऑफ़सेट करने के लिए वहां पर्याप्त लाभ हो सकता है। अभी तक अन्य मामलों में आप पाएंगे कि परिवर्तन लागत पर नकारात्मक प्रभाव डालेगा लेकिन इसके बारे में आप कुछ भी नहीं कर सकते क्योंकि यह एक नियामक या अनुपालन मुद्दा है, या संगठनात्मक पुनर्गठन जैसे किसी अन्य आंतरिक कारण के लिए।
निर्णय प्राप्त करें
आपके प्राधिकरण सीमा के भीतर आने वाले छोटे बदलावों के लिए, आप इस निर्णय को स्वीकार कर सकते हैं कि परिवर्तन स्वीकार करना है या नहीं (टीम से सही इनपुट के साथ)। प्रोजेक्ट प्रायोजक या प्रोजेक्ट बोर्ड द्वारा किसी भी चीज को अनुमोदित किया जाना चाहिए।
वापस जाना याद रखें और किसी को बताएं कि क्या उनके परिवर्तन को खारिज कर दिया गया है। यदि आप कर सकते हैं तो आप अपने प्रोजेक्ट हितधारकों को परेशान करना चाहते हैं!
प्रबंधन उपकरण बदलें
इस प्रक्रिया को आसान और अधिक सुव्यवस्थित बनाने के लिए आप कई बदलाव प्रबंधन टूल का उपयोग कर सकते हैं। मैं अनुशंसा करता हूं:
- एक चेकलिस्ट या प्रक्रिया मानचित्र जो लोगों को आपके प्रोजेक्ट स्कोप में बदलाव बढ़ाने के लिए क्या करना है, वैसे ही चलता है।
- एक टेम्पलेट परिवर्तन अनुरोध फॉर्म। यह एक स्वचालित वर्कफ़्लो के माध्यम से ऑनलाइन हो सकता है।
चलो देखते हैं कि आगे एक परियोजना परिवर्तन अनुरोध में क्या होता है।
एक परियोजना परिवर्तन अनुरोध में क्या जाता है
परियोजना परिवर्तन अनुरोध फ़ॉर्म में शामिल होना चाहिए:
- परिवर्तन का अनुरोध करने वाले व्यक्ति का नाम ('अनुरोधकर्ता')।
- एक अद्वितीय पहचानकर्ता, एक परिवर्तन संख्या की तरह (आप इसे बाद में अपने आप जोड़ सकते हैं क्योंकि यह संभव नहीं है कि कोई भी व्यक्ति अनुरोध को उठाए और फॉर्म का उपयोग करके पता चलेगा कि उस बॉक्स में क्या रखा जाए)।
- प्रस्तावित परिवर्तन का विवरण, जितना विस्तार से वे प्रबंधित कर सकते हैं।
- परिवर्तन की श्रेणी। आदर्श रूप से, आप इस सेक्शन को प्रीपॉलेट करेंगे ताकि उन्हें केवल बॉक्स को चेक करना पड़े। यह ध्यान देने योग्य एक अच्छा स्थान है कि क्या नियम विनियमन या आंतरिक अनुपालन के साथ करना है, जैसे कि यह वास्तव में है (तो वास्तव में) आप बहुत सारी योजना और मूल्यांकन चरणों को बाईपास कर सकते हैं और बस इसके साथ आगे बढ़ सकते हैं।
- परिवर्तन का 'क्यों'। ऐसा करने के लिए औचित्य क्या है? अनुरोधकर्ता इसे क्यों चाहता है?
- समय, लागत, गुणवत्ता, दायरे सहित परियोजना के विभिन्न विभिन्न तत्वों में परिवर्तन का असर। उनके पास सभी विवरण नहीं हो सकते हैं ताकि रिक्त स्थान भरने के लिए परिवर्तन मूल्यांकन चरण के दौरान आपको उनके साथ काम करना पड़े। उन्हें जितना संभव हो उतना पूरा करना चाहिए। इस बिंदु पर आप जो न्यूनतम खोज रहे हैं, उनके लिए यह पुष्टि करना है कि क्या यह मौजूदा प्रोजेक्ट पैरामीटर को बढ़ाएगा, घटाएगा या बदल देगा।
परिवर्तन अनुरोध फ़ॉर्म के निचले हिस्से में आपके लिए भरने के लिए कुछ विवरण होंगे क्योंकि परिवर्तन की और चर्चा की गई है। आपके टेम्पलेट में निम्न स्थान भी शामिल होना चाहिए:
- निर्णय बदलें: स्वीकार करें, अस्वीकार करें या हटाएं
- निर्णय लेने वाले व्यक्ति का नाम (या समूह) प्लस जिस तारीख को निर्णय लिया गया था और कोई अतिरिक्त टिप्पणी।
अनुरोध करने वाले व्यक्ति को अभी तक परिणाम नहीं पता होगा - कोई भी नहीं करेगा - इसलिए ये बॉक्स खाली रहेंगे जब तक कि सही समूह आपकी सिफारिश पर चर्चा करने और निर्णय लेने के लिए पूरा नहीं हुआ हो।
परिवर्तन और परियोजना स्कोप प्रबंधन
प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन मुख्य तरीका है कि आप इस परियोजना में क्या नियंत्रण करते हैं और क्या नहीं है। जब आप प्रोजेक्ट स्कोप में कोई परिवर्तन प्राप्त करते हैं, तो आपको इस बारे में सोचना होगा कि यह समग्र रूप से परियोजना को कैसे प्रभावित करता है। आपकी परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया आपको ऐसा करने में मदद करती है, और इसे संदर्भ में सेट करने के लिए, प्रबंधन का प्रबंधन स्कोप के प्रबंधन का एक छोटा सा हिस्सा है।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बॉडी ऑफ नॉलेज (पीएमबीके® गाइड) के लिए गाइड के बारे में यहां बात करने लायक है - पांचवें संस्करण में परियोजना परिवर्तन प्रबंधन शामिल है क्योंकि यह उतना सहज नहीं है जितना आप सोच सकते हैं। पीएमबीके® गाइड में परियोजना स्कोप प्रबंधन अनुभाग में 'कंट्रोल स्कोप' नामक एक प्रक्रिया शामिल है और यह शुरू करने के लिए एक शानदार जगह है। हालांकि, परियोजनाओं पर परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया को एक अधिक एकीकृत तरीके से संभाला जाना चाहिए, और यह पाठ में दिखाई देता है। पीएमबीके® गाइड उपयोगकर्ताओं को निष्पादित एकीकृत नियंत्रण नियंत्रण प्रक्रिया का भी संदर्भ लेना चाहिए क्योंकि इससे पता चलता है कि सबकुछ एक साथ कैसे जुड़ता है।
पीएमपी बनने के प्रयोजनों के लिए आपको यह समझने की जरूरत है कि पीएमबीके® गाइड में परिवर्तन प्रबंधन कैसे शामिल है, जिस पर आप की जांच की जाएगी। हालांकि, आपको यह ध्यान में रखना चाहिए कि वास्तव में आपकी परियोजनाओं पर उपयोग की जाने वाली परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया को एकीकृत, अनुसरण करने में आसान और व्यावहारिक होना आवश्यक है।
परिवर्तन प्रक्रिया के माध्यम से आपकी टीम की मदद करने के 5 तरीके
आपकी प्रोजेक्ट टीम आपकी परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है, इसलिए जब आप अपनी परियोजना में बदलाव प्रबंधित कर रहे हों तो इससे उन्हें आगे बढ़ने में मदद मिलती है।
यहां 5 तरीके हैं जिनसे आप परियोजना परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया के संदर्भ में जल्दी से उनकी सहायता कर सकते हैं।
1. परिवर्तनों के बारे में बात करो। उन्हें बताएं कि परियोजनाओं पर परिवर्तन सामान्य है और उन्हें इसकी उम्मीद करनी चाहिए।
2. प्रक्रिया साझा करें। ऊपर हमने परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया के बारे में बात की है, लेकिन यह स्वाभाविक रूप से सभी के लिए नहीं आती है। आपकी टीम के सदस्यों को पता नहीं चलेगा कि क्या करना है और जब तक आप उन्हें नहीं बताते तब तक उनसे क्या अपेक्षा की जाती है। उनके साथ प्रक्रिया के माध्यम से जाने के लिए एक ब्रीफिंग सेट अप करें, और उन्हें बताएं कि इसमें उनकी भूमिका क्या होगी।
3. इसे आसान बनाओ। जब कोई प्रोजेक्ट स्कोप में बदलाव के माध्यम से जाता है तो यह काफी विचलित हो सकता है। कार्यक्रम गलत है, बजट अलग हो सकता है, आवश्यकताओं निश्चित रूप से अलग हैं। टीम को बिना किसी परेशानी को बदलना पड़ सकता है, खासतौर से एक बड़ा या एक जो एक निर्णय को उलट देता है जिसे उन्होंने पहले सोचा था कि पत्थर में सेट किया गया था (हाँ, वे घटित होते हैं)। प्रक्रिया को उनके लिए जितना आसान हो सके बनाएं।
4. मदद करने के लिए वहाँ रहो। काम करने का एक नया तरीका बिस्तर पर कुछ समय लगता है। अगर आपने पहले अनौपचारिक तरीके से परियोजना में बदलाव किया है (या बिल्कुल नहीं) तो औपचारिक प्रक्रिया में बदलाव में कुछ समय लग सकता है 'जिस तरह से हम यहां चीजें करते हैं '। टीम को बताएं कि अगर आप उनके पीछे कुछ चलाना चाहते हैं तो उनकी मदद करने के लिए वहां हैं।
5. नहीं कहने से डरो मत। सभी परिवर्तन समझदार प्रस्ताव नहीं हैं। अपनी टीम को यह बताने दें कि अगर वे इस बदलाव के बारे में दृढ़ता से महसूस करते हैं कि इस समय परियोजना के लिए सही बात नहीं है कि आप परिवर्तन अनुरोधकर्ता के साथ उस बातचीत में उनके साथ खड़े रहेंगे।
परिवर्तन को प्रभावी ढंग से प्रबंधित नहीं करना एक तरीका है जिससे आप अपनी परियोजना को हटा सकते हैं , इसलिए देखें। इस जानकारी के साथ सशस्त्र अब आप एक नियंत्रित तरीके से परियोजना परिवर्तन से निपटना शुरू कर सकते हैं।