म्यूचुअल फंड एकाउंटिंग का अंतिम उत्पाद इन निवेश वाहनों का सटीक मूल्य निर्धारण है और धारकों को निवेश आय का सही असाइनमेंट है। म्यूचुअल फंड कंपनियों के मुख्य वित्तीय अधिकारी, नियंत्रक और संचालन प्रबंधकों के लिए ये प्रमुख चिंताएं हैं।
म्यूचुअल फंड लेखा के पहलू
इसमें विभिन्न प्रकार के बुनियादी कार्यों को शामिल किया गया है, जो इन-हाउस कर्मचारियों द्वारा किए जा सकते हैं या अन्य प्रदाताओं को आउटसोर्स किया जा सकता है, जैसे कि संरक्षक बैंक:
- दैनिक आधार पर अपने निवेश पोर्टफोलियो के मूल्य की गणना करना। नीचे शुद्ध संपत्ति मूल्य (एनएवी) की चर्चा देखें।
- लाभांश और ब्याज जैसे सभी आय की उम्मीद और रिकॉर्डिंग।
- निवेश पोर्टफोलियो में बांड और अन्य समान निश्चित आय प्रतिभूतियों पर उचित रूप से ब्याज अर्जित करना।
- बांड खरीद पर छूट या प्रीमियम को उचित रूप से संशोधित करना। नीचे विस्तृत स्पष्टीकरण देखें।
- पोर्टफोलियो निवेश की खरीद और बिक्री जैसे सभी प्रतिभूति लेनदेन रिकॉर्ड करना।
- सभी एहसास पूंजीगत लाभों को रिकॉर्ड करना, अल्पकालिक और दीर्घकालिक दोनों, जो कि फंड में प्रतिभूति लेनदेन से परिणामस्वरूप हैं।
- निवेशकों द्वारा शेयरों की खरीद और रिडेम्प्शन के कारण धन के सभी प्रवाह और बहिर्वाह रिकॉर्ड करना।
- फंड में प्रत्येक शेयरधारक द्वारा स्वामित्व वाले शेयरों के रिकॉर्ड बनाए रखना, और लेनदेन करना।
- फंड में शेयरधारकों को आय और पूंजीगत लाभ के ट्रैकिंग वितरण।
सर्वोत्तम म्यूचुअल फंड लेखा विभागों में, इन गतिविधियों को अत्यधिक स्वचालित किया जाएगा। हालांकि, कुछ मैन्युअल इनपुट, समीक्षा, और समायोजन अभी भी आवश्यक हो सकता है।
कुल संपत्ति का मूलय
अक्सर संक्षिप्त एनएवी, यह म्यूचुअल फंड के निवेश पोर्टफोलियो का कुल मूल्य बकाया शेयरों की संख्या से विभाजित होता है। मानक सम्मेलन प्रत्येक व्यापार दिवस के अंत में एनएवी की गणना करना है, जिसमें उसमें आयोजित सभी प्रतिभूतियों की समाप्ति कीमतों के आधार पर है। एनएवी ऊपर सूचीबद्ध अन्य गतिविधियों का भी खाता लेता है।
एक म्यूचुअल फंड के शेयरों को खरीदने या बेचने के आदेश दिन के बंद होने पर एनएवी पर निष्पादित किए जाते हैं यदि उन्हें बाजार के करीब आने से पहले प्राप्त किया जाता है। यदि नहीं, तो उन्हें अगले कारोबारी दिन के लिए बंद एनएवी पर निष्पादित किया जाता है।
बॉन्ड अमूर्तकरण
जब बांड को उनके मूल्य पर छूट या प्रीमियम पर खरीदा जाता है (यानी, मूल मूल्य से कम या उससे अधिक कीमत पर जो बॉन्ड परिपक्व होने पर इसे धारक रखने वाले निवेशक को वापस कर दिया जाएगा), खरीद मूल्य और समानता के बीच का अंतर बांड द्वारा उत्पन्न ब्याज आय के समायोजन के रूप में समय के साथ मूल्य दर्ज किया जाता है।
छूट पर खरीदे गए बांड पर मान्यता प्राप्त ब्याज आय वास्तविक ब्याज भुगतान से अधिक होगी।
प्रीमियम पर खरीदे गए बॉन्ड पर, यह कम होगा। शुद्ध प्रभाव यह है कि परिपक्वता के लिए आयोजित बांड की खरीद पर कोई छूट या प्रीमियम पूंजीगत लाभ या हानि के रूप में पहचाना नहीं जाएगा, बल्कि ब्याज आय में समायोजन के रूप में पहचाना जाएगा। बॉन्ड अमूर्तकरण की गणना म्यूचुअल फंड द्वारा दैनिक आधार पर की जाती है।
मामले का अध्ययन
यह संचालन परामर्श के क्षेत्र में सामने आने वाले कार्यों के एक प्रमुख उदाहरण भी है। एक अग्रणी संरक्षक बैंक ने म्यूचुअल फंड कंपनियों को म्यूचुअल फंड लेखा सेवा की पेशकश की जो पहले ही इसे प्रतिभूतियों की सुरक्षा के लिए उपयोग कर चुके हैं। म्यूचुअल फंड लेखांकन, इस संदर्भ में, मुख्य रूप से शुद्ध परिसंपत्ति मूल्य (एनएवी) की दैनिक गणना के साथ शामिल था। बैंक और इसके म्यूचुअल फंड क्लाइंट एनएवी गणनाओं की समयबद्धता और सटीकता से असंतुष्ट थे।
बैंक ने म्यूचुअल फंड एकाउंटिंग विभाग के भीतर प्रक्रियाओं का अध्ययन करने और इसे सुधारने के लिए बदलावों की सिफारिश करने के लिए बिग फोर पब्लिक एकाउंटिंग फर्म से सलाहकारों की एक टीम को शामिल किया। बिग फोर फर्म की परामर्श टीम ने कई दिनों बिताए कि कैसे म्यूचुअल फंड लेखा विभाग ने अपने कर्मचारियों को छायांकन करके अपने दैनिक कार्यों का प्रदर्शन किया। सलाहकारों ने कर्मचारियों और उनके प्रबंधकों से मुलाकात की, ताकि वे अपनी जिम्मेदारियों को कैसे देख सकें, साथ ही आकलन कर सकें कि वे म्यूचुअल फंड एकाउंटिंग फ़ील्ड के बारे में कितने जानकार थे।
परामर्श टीम ने विभाग में प्रक्रियाओं के विस्तृत फ्लोचार्ट विकसित किए और प्रबंधन के साथ इन पर चर्चा की, यह इंगित करते हुए कि कार्य प्रक्रियाओं में सुधार किया जा सकता है। सलाहकारों ने भी स्वचालन में सुधार का सुझाव दिया। बैंक प्रबंधन से अनुमोदन मिलने के बाद, सलाहकारों ने सॉफ़्टवेयर विक्रेताओं की खोज की जिनके पास बैंक की स्थिति के लिए उचित पैकेज थे। फिर उन्होंने एक ऐसे व्यक्ति की पहचान की जो बैंक की अनूठी स्थिति और ग्राहकों के मिश्रण के लिए आवश्यक विनिर्देशों को पूरा करने के लिए अपने मौजूदा सिस्टम को अनुकूलित करने के इच्छुक था।
इसके बाद, सलाहकारों ने इन विनिर्देशों को विस्तार से आकर्षित किया, और सॉफ़्टवेयर का व्यापक परीक्षण किया क्योंकि प्रत्येक मॉड्यूल पूरा हो गया था, यह सुनिश्चित करने के लिए कि गणना ठीक से की गई थी, और सिस्टम टिकाऊ और भरोसेमंद था। उपयोगकर्ता स्वीकृति परीक्षण चरण में कई महीने लगे और विस्तार पर अत्यधिक ध्यान देने की आवश्यकता थी।
जब सिस्टम को अंततः विनिर्देशों के लिए पूरा किया गया, तो परामर्श टीम ने अपनी स्थापना और कार्यान्वयन का निरीक्षण किया, और कर्मचारियों के प्रशिक्षण का नेतृत्व किया, जब तक बैंक आरामदायक नहीं था कि नई प्रक्रियाएं अच्छी तरह से काम कर रही थीं तब तक साइट पर शेष रहें। कुल मिलाकर, परियोजना प्रतिदिन बैंक में तीन सलाहकारों की एक टीम के साथ लगभग एक साल तक चली गई।