ओई कर्मचारी लाभ ईमेल संचार के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
प्रत्येक वर्ष, खुले नामांकन नियोक्ता को अपने कर्मचारियों को समूह लाभ प्रदान करने की अनुमति देता है, आमतौर पर लगभग 30 से 45 दिनों तक। इस महत्वपूर्ण खिड़की के दौरान, कर्मचारियों को उन कर्मचारियों के लाभों के बारे में सूचित किया जाना चाहिए जिनके लिए वे साइन अप कर सकते हैं, यह कब करना है, और कहां नामांकन करना है। दुर्भाग्यवश, कई मानव संसाधन दल कर्मचारियों को आवश्यक जानकारी संवाद करने के लिए संघर्ष करते हैं, इसलिए वे याद कर सकते हैं।
खुले नामांकन अवधि के दौरान कर्मचारियों को शिक्षित करने के लिए ईमेल एक शक्तिशाली संचार उपकरण हो सकता है, जब सही उपयोग किया जाता है। क्योंकि यह एक संचार उपकरण के रूप में व्यापक रूप से स्वीकार्य और सुलभ है, यह सभी कर्मचारियों तक पहुंचने का एक अच्छा तरीका हो सकता है। खुले नामांकन के दौरान लाभों को संप्रेषित करने के लिए 10 विशेषज्ञ युक्तियां जानें ताकि आपके कर्मचारी इस वर्ष आपके समूह लाभ प्रसाद का पूर्ण लाभ उठा सकें।
युक्ति # 1 - खुले नामांकन के पहले, दौरान, और बाद में लाभों को संवाद करने की योजना है
खुली नामांकन तिथि से पहले महीने, सक्रिय नामांकन के दौरान, नामांकन से पहले कर्मचारियों को प्रासंगिक जानकारी देने के लिए ठोस नामांकन करना और एक बार नामांकन लपेटना महत्वपूर्ण है। यह ईमेल की एक श्रृंखला हो सकती है जो नामांकन साइट और लाभ की जानकारी के लिंक के साथ कर्मचारियों को विशिष्ट कार्यवाही करने के लिए प्रोत्साहित करती है।
युक्ति # 2 - एक केंद्रीय लाभ संचार प्रतिनिधि असाइन करें
खुले नामांकन के दौरान उत्तरदायित्व महत्वपूर्ण है क्योंकि कर्मचारियों के पास इस समय अनगिनत प्रश्न होंगे।
कम से कम एक व्यक्ति को असाइन करना सुनिश्चित करें जो उन प्रश्नों और चिंताओं वाले कर्मचारियों के आने वाले ईमेल के संपर्क के बिंदु के रूप में कार्य करेगा। यह योजना विवरण, दरों और समय सीमा के साथ बेहद परिचित होना चाहिए।
युक्ति # 3 - लाभ से संबंधित जानकारी और विश्लेषण एकत्रित करने के लिए एक आंतरिक प्रणाली का उपयोग करें
क्या आपकी कंपनी सक्रिय रूप से साइन अप, आंशिक साइन अप और नामांकन प्रक्रिया के अन्य पहलुओं को ट्रैक करती है?
यदि नहीं, तो पूरे संगठन में नामांकन प्रबंधन के शीर्ष पर रहने के लिए एक आंतरिक प्रणाली सहायक हो सकती है। डेटा परिवर्तनों के लिए ईमेल अलर्ट सेट अप करने के लिए Outlook जैसे एक निःशुल्क ईमेल सर्वर का उपयोग करें।
युक्ति # 4 - कर्मचारियों के साथ साप्ताहिक स्पर्श बिंदुओं के लिए संदेश की एक श्रृंखला बनाएं
एचआर टीम और कर्मचारियों के बीच निरंतर विनिमय होने पर खुले नामांकन को आसान और अधिक उत्पादक बनाया जा सकता है। अपनी ईमेल संचार रणनीति के हिस्से के रूप में, उन संदेशों की एक श्रृंखला बनाएं जो स्वास्थ्य और कल्याण विषयों, लाभ कार्यक्रमों की सुविधाओं और अन्य संबंधित मामलों के बारे में बात करते हैं। साप्ताहिक टच पॉइंट ईमेल में सभी को भेजें।
युक्ति # 5 - प्रबंधकों को लाभ नामांकन प्रयासों का एक साप्ताहिक खाता दें
लाभ नामांकन प्रयासों के दौरान प्रबंधकों से पूर्ण खरीद-इन प्राप्त करना हमेशा अच्छी बात है। क्यूं कर? प्रबंधक आगामी योजना वर्ष के लिए अपने लाभ में दाखिला लेने में प्राथमिकता देने में कर्मचारियों की सहायता कर सकते हैं, और वे साझा कर सकते हैं कि कर्मचारियों के लक्ष्यों का समर्थन कैसे लाभ होता है। महत्वपूर्ण कार्यों और तिथियों के बराबर रखने के लिए ओई अवधि के दौरान प्रबंधकों के लिए एक केंद्रित ईमेल अभियान का उपयोग करें।
युक्ति # 6 - लाभ ईमेल मज़ेदार बनाएं
खुले नामांकन अवधि को तनावपूर्ण नहीं होना चाहिए। वास्तव में, यह थोड़ा मजा करने का अवसर हो सकता है।
उन ईमेल का विकास करें जिनमें कुछ मज़ेदार गेम शामिल हैं जैसे ट्रिविया प्रश्न, कंपनी के बारे में दिलचस्प तथ्यों, और नि: शुल्क स्वस्थ स्नैक देने के लिए।
युक्ति # 7 - ईमेल में सही व्याकरण और वर्तनी सुनिश्चित करें
किसी भी लाभ ईमेल भेजने से पहले, सुनिश्चित करें कि व्याकरण और वर्तनी अच्छी तरह से जांच की जाती है। यह सुनिश्चित कर सकता है कि कोई टाइपो पाठकों के लिए अपना रास्ता नहीं बनाते और ईमेल अच्छी समझ में आते हैं। टायपोज़ कर्मचारियों को भ्रमित कर सकते हैं और वे गैर-व्यावसायिक दिखते हैं।
युक्ति # 8 - एक मानक ईमेल टेम्पलेट का उपयोग करें और एचटीएमएल छोड़ दें
लाभ संचार के लिए ईमेल विकसित करते समय, विशेषज्ञों का कहना है कि मानक ईमेल टेम्पलेट के साथ रहना और इसे सरल रखना सर्वोत्तम है। Stray HTML कुछ ईमेल पढ़ने वाले कार्यक्रमों, विशेष रूप से मोबाइल उपकरणों पर हस्तक्षेप कर सकता है।
युक्ति # 9 - शक्तिशाली विषय पंक्तियां लिखें
ईमेल खोले जाने के बाद ही पढ़ा जाएगा।
और यह तब नहीं होगा जब विषय पंक्ति प्राप्तकर्ताओं को मजबूर नहीं करती है। ईमेल लिखते समय, एक ईमेल विषय पंक्ति बनाने पर ध्यान केंद्रित करें जो प्राप्तकर्ताओं को "तत्काल", "समय संवेदनशील" और "ध्यान" जैसे पावर शब्दों के साथ ईमेल खोलने के लिए साज़िश करेगा, इस लक्ष्य को पूरा करने में सहायता कर सकते हैं।
युक्ति # 10 - मौसमी ईमेल में कुल इनाम विवरण का उपयोग करें
कर्मचारियों को उनके कर्मचारी लाभों के पूर्ण मूल्य को समझने में सहायता के लिए, इस तिमाही के दौरान कम से कम एक बार कुल पुरस्कार विवरणों का उपयोग करें। इसे अलग-अलग ईमेल के लिए पीडीएफ के रूप में जोड़ा जा सकता है या कर्मचारियों की सुविधा पर कुल पुरस्कार विवरण चलाने के लिए ईमेल में हाइपरलिंक शामिल किया जा सकता है।